Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Managementvaardigheden Leidinggeven Voortgang controleren

Voortgang controleren

Pas op, daar komt de baas! Soms ontkom je er niet aan en moet je als baas controleren wat je medewerkers doen of hebben gedaan. Met voortgangscontrole kan je nagaan of jij en jouw medewerkers op de goede weg zijn. Door controle op een goede manier aan te pakken voorkom je dat je als leidinggevende overkomt als schoolmeester of politieagent.

Waarom moet je controleren?

De cyclus plannen, organiseren, leidinggeven en controleren is een terugkerend onderdeel in het werk van een leidinggevende of manager. Als leidinggevende zet je mensen aan het werk en houd je ze aan het werk. Om opdrachten te kunnen geven of taken te kunnen bepalen heb je doelen nodig.

Op basis van goed omschreven doelen kun je een plan opstellen. Daarna zet je je plan in werking door te organiseren: wie gaat wat doen? Wanneer je de taken eenmaal hebt toegewezen aan je medewerkers, wil je weten of je op de goede weg bent.

Zowel bij plannen als bij controleren kijk je naar wat er gebeurd is en wat je wilt bereiken: je vergelijkt behaalde resultaten met vastgestelde doelen.

Zo ben je in staat om bij te sturen en kun je jezelf en anderen behoeden voor onaangename verrassingen. Tussentijdse controle vergroot de kans op succes.

Wat en hoe kan je controleren?

Onderdeel van leidinggeven is dat je controleert en bijstuurt. Je gebruikt daarvoor zowel je eigen waarnemingen als die van anderen, maar ook bijvoorbeeld computersystemen. Je checkt hoeveel werk er af is, op welke manier medewerkers het werk doen en of zij zich goed ontwikkelen.

Planning en kwaliteit

Het kan daarbij gaan om kwaliteit of tijdigheid. Hoe verlopen de werkzaamheden van de medewerkers? Is de kwaliteit in orde? Voldoen producten aan de gestelde kwaliteitseisen? Zijn de ingeplande taken op tijd gereed? Leidinggevenden maken veel gebruik van managementinformatie: gegevens over processen en producten. Veel managementinformatie is afkomstig uit computersystemen. Andere managementinformatie wordt aangeleverd door medewerkers, die bijvoorbeeld iedere maandag een spreadsheet (rapportage) invullen met de belangrijkste resultaten van de afgelopen week.

Kwaliteitsgerichtheid

Je kunt ook controleren op de kwaliteitsgerichtheid van de betrokken medewerkers. Soms ligt de oorzaak van productieproblemen bij een gebrek aan kennis of vaardigheden van mensen. Je zult als leidinggevende dan aanvullende training moeten organiseren.

Regels en procedures

Je kunt gehanteerde werkwijzen toetsen aan afspraken, regels en procedures. In veel bedrijven wordt gewerkt aan de hand van kwaliteits-, veiligheids- of milieunormen. Niet alleen wat er gemaakt wordt telt mee, maar ook hoe het gemaakt wordt. Er bestaan bijvoorbeeld normen voor kwaliteit van processen (ISO9002) en normen voor veiligheid in de bouw (VCA).

Signalen opvangen

Naast je eigen waarneming zijn er nog vele andere signalen die je als leidinggevende kunt gebruiken om de voortgang van het werk te controleren. Je hoeft dus als leidinggevende niet alles zelf te controleren. Soms krijg je gevraagd en ongevraagd informatie van anderen over de voortgang van jouw afdeling, jouw proces of jouw medewerkers.

Denk aan:

Controleren heeft alleen zin als je daarna als manager of leidinggevende ook kunt ingrijpen door bij te sturen. Als geplande taken niet op tijd afkomen, moet je als manager bijvoorbeeld kunnen beslissen om meer mensen aan het werk te zetten.

Voortgang controleren bij je medewerkers

Als leidinggevende kun je op veel verschillende manieren controleren. Dat is ook meteen een valkuil van veel managers: je kunt niet alles controleren. Een negatief effect van te veel controle is bovendien dat je medewerkers geen enkele vrijheid meer ervaren in hun functioneren. Dat heeft een nadelige invloed op hun motivatie.

Je kunt de voortgang in het functioneren van medewerkers op verschillende manieren controleren.

Ingrijpen of bijsturen?

Als leidinggevende ben je niet in staat alles te zien en te volgen. Veel managementgoeroes vinden dan ook dat leidinggeven of managen te vergelijken is met jongleren: om alle ballen in de lucht te kunnen houden moet je het durven om ze los te laten.

Als leidinggevende controleer je bovendien niet alle details, maar beperk je je vaak tot hoofdzaken. Als processen anders verlopen dan jij wilt, kun je ervoor kiezen om in te grijpen. Soms is communiceren voldoende: je wijst iemand op de afwijking, het probleem of een afspraak. Wanneer het gaat om persoonlijk functioneren, kun je de feedbackregels toepassen. Ook al ben je leidinggevende, je dient je commentaar goed te verpakken. Daarmee vergroot je de kans dat de medewerker gemotiveerd aan de slag gaat met verbeteringen.

Talita van der Meer, bureauredacteur opleidingsinstituut, stuurt freelance auteurs aan:
"De auteurs die onze opleidingsmaterialen schrijven, moeten regelmatig hun eigen teksten aanpassen aan de laatste ontwikkelingen. Ik controleer hun nieuwe teksten altijd op spelfouten, maar de inhoud kan ik niet goed beoordelen. Ik vertrouw daarmee op de deskundigheid van de auteur. Soms loopt dat vertrouwen een deuk op. Dan zijn er cursisten die in een opleiding duidelijk maken dat een auteur bepaalde onderwerpen verkeerd heeft uitgewerkt. Dan denk ik: als ik het door een deskundige had laten nalezen, was dit niet gebeurd."

Ook met het oog op periodieke beoordelingen volg je de voortgang van je medewerkers. Het gaat dan niet alleen om wat ze doen en hoe ze het doen, maar ook om competenties en houding. Voor het maken van een beoordeling verzamel je veel informatie, waaronder je observaties over het functioneren.

Verbeterplan

Wanneer je de voortgang volgt en je komt - al dan niet samen met de medewerker - tot de conclusie dat verbetering of bijsturing noodzakelijk is, dan kun je een verbeterplan opstellen. In zo'n plan leg je vast:

Een verbeterplan werkt alleen als de medewerker akkoord gaat met de inhoud. Daarvoor is het belangrijk dat je haalbare en realistische doelen vastlegt.

Als uit de voortgangscontrole blijkt dat het functioneren problematisch blijft, kun je als leidinggevende je toevlucht zoeken tot andere mogelijkheden, zoals een disciplinair gesprek. Vaak kun je hierbij ondersteuning krijgen van je eigen leidinggevende of de afdeling personeelszaken.

In sollicitaties aantonen dat je de voortgang kunt controleren

Je solliciteert als bedrijfsleider bij een bankfiliaal. Eén van je taken is het controleren van de voortgang. Je denkt na wat ze hiermee kunnen bedoelen. Als bedrijfsleider ben je verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het filiaal. Naast de baliefuncties hoort daar ook een kantoor bij. Op het kantoor zitten bijvoorbeeld hypotheekadviseurs, enkele administratief medewerkers en twee IT-medewerkers. Naast de dagelijkse werkzaamheden van de bank, wordt er een nieuw informatiesysteem ingevoerd. Dat laatste weet je omdat je alvast telefonisch informatie hebt opgevraagd over de functie. Met voortgangscontrole, denk je, worden dus twee dingen bedoeld:

Nu je weet wat ze bedoelen, ga je bij jezelf na over hoe je je geschiktheid voor deze taak in de sollicitatie aantoont. Je hebt al eerder leiding gegeven aan projecten én aan een marketingafdeling van een bank. In het cv dat je opstelt voor deze functie, zorg je dat je ervaring met de controle van de voortgang helder naar voren komt.

Je hebt een eigen werkwijze voor voortgangscontrole ontwikkeld, die in je huidige baan erg goed werkt. Je legt daarin een groot deel van de verantwoordelijkheid voor de controle bij de medewerkers zélf. Met iedereen maak je afspraken over de uitvoering en de kwaliteit ervan. Iedere week vraag je of ze per taak een groen, oranje of rood signaal aan jou af willen geven (via een automatiseringssysteem). Bij een oranje of rood signaal ga je met de medewerker om de tafel om samen te kijken hoe deze de uitvoering kan verbeteren. Omdat deze werkwijze ervoor zorgt dat jij altijd goed op de hoogte bent van de voortgang en medewerkers zich gewaardeerd en verantwoordelijk voelen, denk je dat dit element in je sollicitatiebrief de interesse kan wekken van de werkgever.  

Andere voorbeelden

Voorbeelden van vragen over je vermogen de voortgang te bewaken tijdens het sollicitatiegesprek:

Auteur: Erik Bouwer

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/leidinggeven/voortgang-controleren Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: