Communicatiemanager

Als communicatiemanager breng je informatie zo duidelijk mogelijk over. Die informatie kan betrekking hebben op een bedrijf, een product of een dienst. Je kunt je bijvoorbeeld bezig houden met reclame, of je geheel richten op voorlichting.

Bert van der Wolf, communicatiemanager Belastingdienst:
"Bij de Belastingdienst gingen we over op een nieuw automatiseringssysteem. Die verandering had veel gevolgen. Veel medewerkers moesten hun werk op een andere manier gaan doen, wat voor veel onrust zorgde. Met mijn collega's heb ik voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd en een magazine gemaakt. Op die manier hebben we veel zorgen en vragen weggenomen."

Communicatiemanagers vind je op verschillende plaatsen en niveaus. De directeur communicatie van een groot bedrijf regelt alle interne en externe communicatie. Een medewerker communicatie levert bijvoorbeeld teksten voor een voorlichtingsbrochure. Andere namen voor dit soort functies zijn PR-functionaris, medewerker marketingcommunicatie, communicatiemedewerker, medewerker in- en externe betrekkingen of voorlichter.

Wat doet een communicatiemanager?

Communicatie is het uitwisselen van informatie. Als communicatiemanager bedenk je vooraf wat, hoe en wanneer je communiceert. Als communicatiemanager ben je dus steeds met verschillende vragen bezig. Welk medium moet ik als gemeente gebruiken om een openbare school te promoten? Welke vorm van communicatie is effectief als ik meer kinderen in het theater wil hebben? Hoe zorg ik er voor dat mijn klanten de polisvoorwaarden van hun autoverzekering goed begrijpen?

Hoofdtaken

1. Samenstellen, bedenken, schrijven, redigeren van communicatiemiddelen

Communicatiemanagers leveren ondersteuning en advies aan allerlei mensen en afdelingen binnen een organisatie. Bijvoorbeeld de directie, de afdeling personeelszaken of de collega's van marketing. In veel gevallen verzorg je letterlijk de communicatie: door het geven van presentaties of het afleveren van teksten voor bijvoorbeeld brieven.

2. Leidinggeven aan communicatiemedewerkers

Ervaren communicatiemanagers binnen grotere organisaties geven leiding aan een team van communicatiemedewerkers. Als manager begeleid je de mensen uit je team en geef je ze opdrachten op het gebied van communicatie. Jouw team krijgt bijvoorbeeld de taak om binnen een maand voor een nieuwe klant een voorlichtingsfolder te maken. Als manager volg je de voortgang, help je mee problemen op te lossen en motiveer je je mensen om goed werk af te leveren.

3. Communicatiebeleid opstellen

Als communicatiemanager is het je taak om voor de gehele organisatie vast te leggen hoe informatie wordt uitgewisseld. Dit kan betrekking hebben op de communicatie tussen medewerkers onderling (interne communicatie) of tussen organisatie en de omgeving (externe communicatie).

Je stelt bijvoorbeeld regels op voor onderwerpen als wie welke contacten onderhoudt en wie welke informatie naar buiten brengt. Soms houd je je ook bezig met het opzetten van nieuwsbrieven, personeelsbladen en -websites. Wanneer niet het verzorgen van de communicatie zelf, maar het ontwikkelen van communicatiebeleid het zwaartepunt vormt van je functie, ben je werkzaam als beleidsmedewerker.

4. Coördineren van communicatieactiviteiten

Je hebt als communicatiemanager contact met communicatiemedewerkers. Je zet opdrachten bij hen of bij externe bureaus uit. Je overlegt met bureaus over het doel van communicatie en bespreekt voorstellen. Je beslist over de stijl en de uitvoering, maar vaak ook over zaken als drukwerk en verspreiding. Ook onderhoud je contacten met verschillende partijen zoals de pers, belangenorganisaties, vakbonden of medewerkers.

Jorien van Tongeren, supervisor external affairs bij een bekend automerk:
"Laatst was er een serie bestelbusjes op de markt gekomen met een gevaarlijk mankement aan de stuurinrichting. In korte tijd moest ik beslissen wie daarover allemaal geïnformeerd moesten worden. Klanten, dealers, garagebedrijven: je moet ze allemaal tijdig en juist informeren. Zo'n race tegen de klok is wel topsport."

Waar werk je als communicatiemanager?

Op alle plaatsen in de samenleving waar waarde wordt gehecht aan effectieve en zorgvuldige communicatie. Dus bij bedrijven, overheden en instellingen. Je kunt je richten op externe communicatie en interne communicatie, of op beide facetten.

Wat is je plaats in de organisatie?

In grotere organisaties werk je op de afdeling communicatie of in- en externe betrekkingen. Je valt dan onder een directeur externe betrekkingen of een communicatiedirecteur. In kleinere bedrijven en instellingen werk je samen met medewerkers die voorlichting geven, die teksten schrijven of websites verzorgen of contacten onderhouden met drukkerijen. Je opdrachtgevers kunnen zijn: je baas en/of collega's van allerlei afdelingen.

Welke competenties moet je in huis hebben?

Als communicatiemanager moet je de volgende competenties bezitten:

Taalvaardigheid. je moet je thuis voelen in taal en communicatie
samenwerken: met bijvoorbeeld directie, managers, juristen, productmanagers
plannen en organiseren: goed kunnen bedenken hoe lang iets duurt
kennis van media en communicatietechnieken
analytisch inzicht: kunnen analyseren van vragen, vertalen van vragen naar concrete oplossingen

Hoe onderscheidt een topcommunicatiemanager zich van een gewone communicatiemanager?

Een communicatiemanager heeft meestal zijn sporen verdiend in het communicatievak. Dat betekent dat je minstens enkele jaren ervaring moet hebben in het organiseren of managen van communicatie voor een bedrijf of organisatie. Vrijwel altijd heb je door die ervaring leren omgaan met stress en met taken als het woord voeren, improviseren en afwegen.

Een dergelijke communicatiemanager heeft meestal de leiding over een team van communicatiemedewerkers en beschikt over een goed overzicht, kan goed prioriteiten stellen en delegeren. Zo'n topper is echter ook in staat om zelf de pers te woord te staan en kan bijvoorbeeld met gemak een live televisie-interview geven.

Hoe word je communicatiemanager?

Voor het vak communicatiemanager bestaan verschillende opleidingen. De meest algemene opleiding is de hbo-opleiding Communicatie. Daarnaast bieden verschillende hogescholen gespecialiseerde varianten aan, zoals de hbo-opleiding Communicatiemanagement en de hbo-opleiding Media, Informatie en Communicatie.

In deze opleidingen leer je over communicatietechnieken en hoe je deze commercieel en effectief in kunt zetten. Je krijgt inzicht in en kennis van de organisatie waarvoor je werkt en van haar interne en externe omgeving. Je leert denken en werken in termen van doelgroepen (bijvoorbeeld tweeverdieners), inzet van middelen (internet of een mailing?) en zakelijke belangen (kosten en opbrengsten). Je vergaart uitgebreide kennis van de toepassingen van de verschillende communicatietechnieken, zowel schriftelijk als mondeling en met behulp van oude, nieuwe en interactieve media.

Als je in sollicitaties aan wil tonen dat je geschikt bent, zorg ervoor dat je naast je opleiding en werkervaring, de gevraagde eigenschappen en vaardigheden in je sollicitatiebrief en -gesprek goed naar voren laat komen.

Esther Rensen, officer public affairs oliemaatschappij:
"Ons bedrijf wint olie in landen waar de politieke situatie soms gevaarlijk kan zijn. In één van onze Afrikaanse vestigingslanden brak bijna een burgeroorlog uit. In zo'n situatie is het voor ons van belang om zowel de pers hier als onze eigen mensen daar van goede en betrouwbare informatie te voorzien. Soms moeten we echt onder druk presteren. Op zo'n moment drukt die verantwoordelijkheid zwaar op mijn schouders."

Wat zijn je carrièremogelijkheden?

Als je een starter bent, zal je ervaring moeten opdoen met het snel en effectief vertalen van vragen uit je omgeving. "Hoe informeren we onze 1.500.000 leden over het feit dat de jaarlijkse contributie met 5 procent omhoog gaat?"

Je kunt je specialiseren in een bepaalde sector (overheid), een bepaalde branche (postorderbedrijven) of een bepaalde doelgroep (jongeren). Ook kan je je verder ontwikkelen in specifieke communicatietoepassingen: internet, reclame of educatieve televisie. Mogelijke functies zijn:

account executive/account manager bij een PR-bureau (je bent dan de vaste PR-functionaris voor één of enkele klanten)
junior communicatieadviseur bij een communicatiebureau
junior strateeg bij een reclamebureau
communicatiemanager bij een omroepvereniging
marketingmedewerker voor een landelijk dagblad

Voorbeeldloopbaan

Hans van der Traa, manager communicatie bij een verzekeraar:
"Lang geleden ben ik begonnen bij een horecagroothandel. Ik was daar commercieel medewerker binnendienst en hield me veel bezig met correspondentie. Sinds die eerste baan ben ik altijd met communicatie bezig geweest. Ik heb een aantal cursussen gedaan, waaronder PR- en voorlichting en kon toen als PR-medewerker bij een bank aan de slag. Nu, na tien jaar, ken ik het PR-vak van binnen en van buiten."

Welke beroepen lijken er op

Aanbevolen websites

In deze online cursus Planmatig communiceren krijg je een uitgebreide checklist waarmee je een communicatieplan kunt maken.

Op Adformatie kan je meer vinden over de commerciële kant van het communicatievak.
Op communicatiecoach vind je veel informatie over het werk van communicatieprofessionals.

Aanbevolen boeken

Waardenburg, M. Het communicatieplan: Opzet en uitvoering in 8 stappen. Kluwer, Den Haag. In dit boek vind je een leidraad voor het opzetten van een communicatieplan. Het geeft je inzicht in waar je aan moet denken als je communicatiebeleid moet opstellen.
Michels, W. Basisboek communicatie. Noordhoff Uitgevers, Groningen. Een populair boek dat een goede basis biedt om te leren over het communicatievak.
Osthoorn, A., Velden, J.H. van der. Elementaire communicatie. ThiemeMeulenhoff, Utrecht. Dit boek wordt veel gebruikt in hbo-opleidingen.

Auteur: Erik Bouwer