Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Communiceren Mondeling communiceren Gespreksmodellen Beoordelingsgesprek

Beoordelingsgesprek

Vaak is het einde van het jaar een goed moment om de balans op te maken. Beoordelingsgesprekken vinden dan ook veelal in het najaar plaats. Tijdens een beoordelingsgesprek wordt het functioneren van een werknemer besproken over een recente periode. Bijvoorbeeld van het afgelopen jaar. Niet alleen komt de kwantiteit van het afgeleverde werk aan de orde, maar ook de kwaliteit ervan en wordt het sociaal functioneren (onder andere de samenwerking met collega’s) besproken. Ook de vraag 'wel of geen salarisverhoging?', wordt beantwoord.

Of je nu als leidinggevende een beoordelingsgesprek moet voeren, of als werknemer wordt beoordeeld: in allebei de gevallen is het een belangrijk moment. Naar aanleiding van een beoordelingsgesprek kun je als werknemer bijvoorbeeld promotie maken. Als leidinggevende is het een goed moment om te kijken op welk punt je je personeel beter moet aansturen.

Een beoordelingsgesprek dient grofweg drie doelen:

Welke rollen kun je aannemen tijdens een beoordelingsgesprek?

Aan een beoordelingsgesprek nemen altijd twee partijen deel: een werknemer en zijn leidinggevende. Je functie bepaalt welke rol je tijdens een beoordeling inneemt. De verhoudingen tussen beide partijen zijn tijdens een beoordelingsgesprek ongelijkwaardig: er is sprake van eenrichtingsverkeer. Als leidinggevende spreek je een oordeel uit over de prestaties van een werknemer. Als werknemer kun je slechts kennisnemen van het oordeel en mag je op de uitspraak reageren.

Dit is ook het grote verschil met een functioneringsgesprek. Bij een functioneringsgesprek zijn de verhoudingen gelijkwaardig. Tijdens dit gesprek mag je ook als werknemer je visie geven op je functioneren en zoek je samen met je leidinggevende naar mogelijkheden om niet alleen je eigen functioneren te verbeteren, maar ook de onderlinge samenwerking. Waar tijdens een beoordelingsgesprek de meetbare prestaties in het verleden centraal staan, wordt in een functioneringsgesprek het verbeteren van het functioneren nu en in de toekomst besproken.  

Hoe bereid je je voor op een beoordelingsgesprek?

Een goede voorbereiding is een absolute must, ongeacht welke rol je aanneemt.

Als leidinggevende moet je:

Als werknemer moet je:

Hoe belangrijk is een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is voor jou als werknemer bepalend voor het verloop van je loopbaan; op basis van een dergelijk gesprek wordt bijvoorbeeld besloten of je wel of niet promotie maakt. Het verslag van een beoordelingsgesprek – waar het oordeel en de gemaakte afspraken in zijn opgetekend – is dan ook een belangrijk document. Lees het verslag altijd goed door alvorens je het ondertekent. Het verslag kan later namelijk in een ontslagprocedure worden gebruikt om aan te tonen dat je niet langer geschikt bent voor je functie. Ben je het oneens met de inhoud van het verslag, maak je bezwaren dan meteen bekend en onderbouw ze zo goed mogelijk. Het beste is om je bezwaren op schrift te zetten. Kom je er samen met je leidinggevende niet uit, schakel dan de personeelsadviseur in.

Uit welke onderdelen bestaat een beoordelingsgesprek?

Omdat een leidinggevende tijdens een beoordelingsgesprek de regie in handen heeft, is hieronder het verloop van een beoordeling vanuit dat standpunt beschreven. Voor een werknemer geldt dat hij zijn reactietijd zo goed mogelijk moet benutten: vraag door wanneer een oordeel niet duidelijk is, verzoek om concrete voorbeelden en vraag je leidinggevende een samenvatting te geven van ieder besproken agendapunt. Zo kun je controleren of je leidinggevende jouw reactie goed heeft begrepen.

1. Agenda
Nadat je als leidinggevende hebt aangekondigd een beoordelingsgesprek te willen voeren, stel je – liefst ruim van tevoren – een agenda op. Die agenda bevat de punten die je tijdens het gesprek wilt bespreken. De agenda vermeldt ook het hoofddoel van het gesprek en de duur en het tijdstip ervan. De medewerker in kwestie krijgt de agenda voor het gesprek ter inzage. Hij kan dan ook gespreksonderwerpen aandragen.

2. Opening
Je begint het gesprek met het opnoemen van de doelen. Dit kan bijvoorbeeld zijn, het nagaan of een medewerker in aanmerking komt voor promotie. Je legt uit hoe een oordeel tot stand komt: op welke criteria een oordeel is gebaseerd. Het meest ideale is wanneer de beoordelingscriteria vooraf bekend zijn gemaakt. Vervolgens neem je de agenda door. Indien de werknemer nog een gespreksonderwerp wil toevoegen, noteer je dit. Verder geef je aan hoe lang het gesprek zal duren.

3. Oordeel
Je kunt ervoor kiezen om een werknemer eerst zijn eigen visie te laten geven op zijn functioneren. De praktijk wijst echter uit dat het verstandig is om als leidinggevende zelf eerst het oordeel uit te spreken. Voor een werknemer is dit toch het belangrijkste onderdeel van het gesprek en hij zal zich hier volledig op focussen. Al het voorgaande dat aan bod komt zal hij hierdoor minder goed in zich opnemen.

Of je nu tot een positief of negatief oordeel komt, voor beide geldt dat de manier waarop je jouw feedback verwoordt van groot belang is; het bepaalt het verdere verloop van het gesprek.

4. Reactie
Na het geven van het oordeel is het nu aan de werknemer om hierop te reageren. Als leidinggevende moet je goed naar hem luisteren en de woorden van je werknemer af en toe samenvatten. Wanneer zijn mening onduidelijk is, moet je doorvragen. Het is belangrijk dat je oog hebt voor de emoties. Als leidinggevende moet je over empathie beschikken. Je moet begrijpen dat een negatieve beoordeling gevoelens van boosheid of verdriet teweeg kunnen brengen.

5. Afspraken
Sluit ieder besproken agendapunt af met een concrete afspraak. Welke actie wordt er ondernomen, door wie en binnen welke termijn?

6. Afronding
Sluit een beoordelingsgesprek altijd positief af, liefst met een welgemeend compliment. Spreek altijd je dank uit voor de inzet van de medewerker tijdens het gesprek. Vat samen wat is besproken, welke afspraken er zijn gemaakt en benadruk hoe jullie nu samen verder gaan. Laat nooit iemand boos of volledig overstuur de deur uitgaan. De motivatie om de zojuist gemaakte afspraken uit te voeren, is dan niet groot. Maak eventueel een afspraak voor een vervolggesprek.

Auteur: Janine Bruinooge

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/mondeling/modellen/beoordelingsgesprek Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: