Beoordelingsgesprek

Vaak is het einde van het jaar een goed moment om de balans op te maken en medewerkers te beoordelen. Beoordelingsgesprekken vinden dan ook veelal in het najaar plaats. Tijdens een beoordelingsgesprek wordt het functioneren van een werknemer besproken over een recente periode. Bijvoorbeeld van het afgelopen jaar. Niet alleen komt de kwantiteit van het afgeleverde werk aan de orde, maar ook de kwaliteit ervan en wordt het sociaal functioneren (onder andere de samenwerking met collega’s) besproken. Ook de vraag 'wel of geen salarisverhoging?', wordt beantwoord.

Of je nu als leidinggevende een beoordelingsgesprek moet voeren, of als werknemer wordt beoordeeld: in allebei de gevallen is het een belangrijk moment. Naar aanleiding van een beoordelingsgesprek kun je als werknemer bijvoorbeeld promotie maken. Als leidinggevende is het een goed moment om te kijken op welk punt je je personeel beter moet aansturen.

Een beoordelingsgesprek dient grofweg drie doelen:

Het verbeteren van het functioneren, de prestatie en de motivatie van de werknemer.
Het optimaal benutten van de capaciteiten van de werknemer.
Het formuleren van arbeidsvoorwaardelijke beslissingen, zoals bijvoorbeeld het krijgen van salarisverhoging.

Welke rollen kun je aannemen tijdens een beoordelingsgesprek?

Aan een beoordelingsgesprek nemen altijd twee partijen deel: een werknemer en zijn leidinggevende. Je functie bepaalt welke rol je tijdens een beoordeling inneemt. De verhoudingen tussen beide partijen zijn tijdens een beoordelingsgesprek ongelijkwaardig: er is sprake van eenrichtingsverkeer. Als leidinggevende spreek je een oordeel uit over de prestaties van een werknemer. Als werknemer kun je slechts kennisnemen van het oordeel en mag je op de uitspraak reageren.

Dit is ook het grote verschil met een functioneringsgesprek. Bij een functioneringsgesprek zijn de verhoudingen gelijkwaardig. Tijdens dit gesprek mag je ook als werknemer je visie geven op je functioneren en zoek je samen met je leidinggevende naar mogelijkheden om niet alleen je eigen functioneren te verbeteren, maar ook de onderlinge samenwerking. Waar tijdens een beoordelingsgesprek de meetbare prestaties in het verleden centraal staan, wordt in een functioneringsgesprek het verbeteren van het functioneren nu en in de toekomst besproken.

Hoe bereid je je voor op een beoordelingsgesprek?

Een goede voorbereiding is een absolute must, ongeacht welke rol je aanneemt.

Als leidinggevende moet je:

zoveel mogelijk informatie inwinnen over het functioneren van je medewerker. Denk aan geschreven rapporten, notulen van vergaderingen en eerdere beoordelingen. Je verzamelt feitenmateriaal waaruit het functioneren van je medewerker blijkt.
je verdiepen in de beoordelingscriteria. Lees de functieomschrijving van je werknemer en ga na welke competenties en taken daarbij horen. Bedenk in hoeverre je werknemer hieraan voldoet en zoek bewijs (onderbouwing) bij je bevindingen. Je kunt gebruikmaken van waarderingsschalen waarbij je bijvoorbeeld op een schaal van vijf punten aangeeft of iemand goed functioneert. Eén staat dan voor zeer beneden de maat en vijf voor uitmuntend.
het persoonlijk ontwikkelingsplan (pop) erbij pakken. Steeds meer bedrijven werken hiermee om de ontwikkeling van medewerkers te sturen en te volgen. Het persoonlijk ontwikkelingsplan bevat doelstellingen. In het beoordelingsgesprek geef je een oordeel over de resultaten en verbind je daar consequenties aan.
subjectiviteit zoveel mogelijk voorkomen. Ondanks dat een beoordeling gestaafd is op meetbare prestaties, beïnvloeden vooroordelen toch het oordeel. Als leidinggevende vorm je ook een beeld van je werknemer door je eigen waarnemingen. Om de invloed van je vooroordelen tot een minimum te beperken, kun je betrokkenen – klanten, collega’s, enzovoorts – van je werknemer raadplegen over diens functioneren.
tijdig en helder het doel van het beoordelingsgesprek formuleren en je werknemer hierover inlichten. Zo weet hij wat hem te wachten staat en wordt hij tijdens het gesprek niet verrast.

Als werknemer moet je:

de agenda goed doornemen. Bekijk de punten die je leidinggevende met je wilt bespreken. Bedenk welke onderwerpen jij graag nog aan bod ziet komen. Draag je suggesties aan je leidinggevende voor. Je leidinggevende is verplicht je ruim van tevoren de agenda toe te sturen. Trek dus op tijd aan de bel wanneer het gesprek nadert en je nog steeds geen agenda hebt ontvangen. Als werknemer heb je recht op een goede voorbereiding.
nadenken over je eigen functioneren. De agenda laat zien welke aspecten met betrekking tot jouw functioneren er besproken zullen worden. Ga van tevoren na hoe jij tegen jezelf als werknemer aankijkt: wat ging er de afgelopen tijd goed en waar bleek dat uit? Op welke punten ondervond je problemen en hoe kwam dit? Door zelfreflectie kun je gemakkelijker inhaken op de feedback die je straks ontvangt.
eerdere verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken lezen. Ga na in hoeverre je verbeteringen hebt doorgevoerd en wat onveranderd is gebleven, en vooral ook hoe het komt dat verbetering is uitgebleven.

Hoe belangrijk is een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek is voor jou als werknemer bepalend voor het verloop van je loopbaan; op basis van een dergelijk gesprek wordt bijvoorbeeld besloten of je wel of niet promotie maakt. Het verslag van een beoordelingsgesprek – waar het oordeel en de gemaakte afspraken in zijn opgetekend – is dan ook een belangrijk document. Lees het verslag altijd goed door alvorens je het ondertekent. Het verslag kan later namelijk in een ontslagprocedure worden gebruikt om aan te tonen dat je niet langer geschikt bent voor je functie. Ben je het oneens met de inhoud van het verslag, maak je bezwaren dan meteen bekend en onderbouw ze zo goed mogelijk. Het beste is om je bezwaren op schrift te zetten. Kom je er samen met je leidinggevende niet uit, schakel dan de personeelsadviseur in.

Uit welke onderdelen bestaat een beoordelingsgesprek?

Omdat een leidinggevende tijdens een beoordelingsgesprek de regie in handen heeft, is hieronder het verloop van een beoordeling vanuit dat standpunt beschreven. Voor een werknemer geldt dat hij zijn reactietijd zo goed mogelijk moet benutten: vraag door wanneer een oordeel niet duidelijk is, verzoek om concrete voorbeelden en vraag je leidinggevende een samenvatting te geven van ieder besproken agendapunt. Zo kun je controleren of je leidinggevende jouw reactie goed heeft begrepen.

1. Agenda
Nadat je als leidinggevende hebt aangekondigd een beoordelingsgesprek te willen voeren, stel je – liefst ruim van tevoren – een agenda op. Die agenda bevat de punten die je tijdens het gesprek wilt bespreken. De agenda vermeldt ook het hoofddoel van het gesprek en de duur en het tijdstip ervan. De medewerker in kwestie krijgt de agenda voor het gesprek ter inzage. Hij kan dan ook gespreksonderwerpen aandragen.

2. Opening
Je begint het gesprek met het opnoemen van de doelen. Dit kan bijvoorbeeld zijn, het nagaan of een medewerker in aanmerking komt voor promotie. Je legt uit hoe een oordeel tot stand komt: op welke criteria een oordeel is gebaseerd. Het meest ideale is wanneer de beoordelingscriteria vooraf bekend zijn gemaakt. Vervolgens neem je de agenda door. Indien de werknemer nog een gespreksonderwerp wil toevoegen, noteer je dit. Verder geef je aan hoe lang het gesprek zal duren.

3. Oordeel
Je kunt ervoor kiezen om een werknemer eerst zijn eigen visie te laten geven op zijn functioneren. De praktijk wijst echter uit dat het verstandig is om als leidinggevende zelf eerst het oordeel uit te spreken. Voor een werknemer is dit toch het belangrijkste onderdeel van het gesprek en hij zal zich hier volledig op focussen. Al het voorgaande dat aan bod komt zal hij hierdoor minder goed in zich opnemen.

Of je nu tot een positief of negatief oordeel komt, voor beide geldt dat de manier waarop je jouw feedback verwoordt van groot belang is; het bepaalt het verdere verloop van het gesprek.

Onderbouw je oordeel altijd met waarnemingen en feiten. Zo kun je concreet aangeven waarom je iemands functioneren op een bepaald punt goed of beneden de maat vindt. Een werknemer zal het oordeel daardoor sneller begrijpen en accepteren. Stel, je vertelt je werknemer dat hij een passieve houding aanneemt tijdens vergaderingen. Om dit te onderbouwen raadpleeg je de notulen van de afgelopen vijf vergaderingen. Die laten zien dat hij tijdens de vergaderingen geen enkele keer een idee heeft aangedragen of een opmerking heeft geplaatst.
Formuleer je oordeel altijd helder. Dus niet zinnen als: “Ik heb het gevoel dat jij niet lekker functioneert.” Of: “Het loopt niet helemaal lekker, hè.” Zeg meteen waar je op doelt en welk punt van iemands functioneren je nu bespreekt. Anders kom je onzeker over en ondermijn je je oordeel.
Voorkom dat je tijdens een beoordelingsgesprek persoonlijk wordt. “Pietersen, je bent een enorme sloddervos; je hele bureau is een puinhoop.” Een werknemer voelt zich dan gelijk aangevallen en zal in de verdediging schieten. Spreek altijd in de vorm van ‘jij doet’ en nooit ‘jij bent’.
Draai niet de volgorde van beurten in het gesprek om; dit schept verwarring. Wanneer je bijvoorbeeld eerst aan de werknemer vraagt wat hij vindt van zijn omgang met klanten, is de kans groot dat hij antwoordt met ‘best goed’ of, ‘wel redelijk’. Als jij vindt dat hij op dit punt niet goed functioneert – hij is onbeleefd – moet je nu dubbel je best doen om hem van jouw oordeel te overtuigen. Je hebt hem namelijk eerst de kans gegeven om het oneens te zijn met jouw stelling.

4. Reactie
Na het geven van het oordeel is het nu aan de werknemer om hierop te reageren. Als leidinggevende moet je goed naar hem luisteren en de woorden van je werknemer af en toe samenvatten. Wanneer zijn mening onduidelijk is, moet je doorvragen. Het is belangrijk dat je oog hebt voor de emoties. Als leidinggevende moet je over empathie beschikken. Je moet begrijpen dat een negatieve beoordeling gevoelens van boosheid of verdriet teweeg kunnen brengen.

5. Afspraken
Sluit ieder besproken agendapunt af met een concrete afspraak. Welke actie wordt er ondernomen, door wie en binnen welke termijn?

6. Afronding
Sluit een beoordelingsgesprek altijd positief af, liefst met een welgemeend compliment. Spreek altijd je dank uit voor de inzet van de medewerker tijdens het gesprek. Vat samen wat is besproken, welke afspraken er zijn gemaakt en benadruk hoe jullie nu samen verder gaan. Laat nooit iemand boos of volledig overstuur de deur uitgaan. De motivatie om de zojuist gemaakte afspraken uit te voeren, is dan niet groot. Maak eventueel een afspraak voor een vervolggesprek.

Auteur: Janine Bruinooge