Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Beroep Taal en communicatie Informatiebeheer Archivaris/Documentalist

Archivaris/Documentalist

Informatie speelt een belangrijke rol in je werk als archivaris of documentalist. Je bestudeert en beschrijft documenten en bergt ze vervolgens zo op dat ze voor anderen gemakkelijk terug te vinden zijn. Als documentalist houd je je meestal met actuele onderwerpen bezig: je selecteert bijvoorbeeld uit tijdschriften en rapporten artikelen die van belang zijn voor de organisatie waar je werkt. Als archivaris ben je veelal verantwoordelijk voor wat er vervolgens met die informatie gebeurt. Jij bepaalt welke documenten bewaard blijven en voor hoe lang. Jij zet een archief op en beheert dat.

DocumentalisteWat doet een archivaris/documentalist?

Als archivaris/documentalist heb je vijf hoofdtaken:

1. Selecteren van informatie

Als documentalist houd je bij, welke informatie van belang is voor de organisatie waar je werkt. Jij selecteert artikelen uit onder andere tijdschriften en rapporten en verspreidt die informatie onder de medewerkers. Een dergelijke selectieprocedure vindt ook in een archief plaats. Jij, de archivaris, bepaalt dan welke informatie bewaard blijft en welke wordt vernietigd. Jij stelt hier – in overleg met verschillende afdelingen – selectiecriteria voor op en bepaalt een bewaringstermijn.

2. Beschrijven van informatie

Voor het kunnen terugvinden van informatie is het belangrijk dat bronnen – zoals jaarverslagen en (oude) brieven – van een goede omschrijving zijn voorzien. Niemand gaat op goed geluk een reeks jaarverslagen doornemen in de hoop daarin de benodigde gegevens te vinden. Jij bestudeert documenten en omschrijft welke informatie deze bevatten. Hierdoor weten medewerkers of bepaalde informatie voorhanden is en waar ze die kunnen vinden.

Tamara Groot, archivaris bij de provincie Friesland:

"Het doorpluizen van oude documenten vind ik het mooie van dit vak; je komt daardoor bijzondere dingen te weten. Zo stuitte ik een keer op een negentiende eeuws proces-verbaal. Een vrouw had aangifte gedaan van de scheldkanonnade van haar buurvrouw. De hele ruzie was opgetekend in een West-Fries dialect, inclusief de scheldwoorden."

3. Opbergen van informatie

Eenmaal geselecteerd en beschreven, moet jij documenten – in welke vorm dan ook – op zo’n manier opbergen dat anderen ze gemakkelijk kunnen (terug)vinden. Een archief dat niemand kan raadplegen is immers van weinig nut. Jij bepaalt de indeling, zet een classificatiesysteem op. Je levert de benodigde gegevens voor een systeem waarmee medewerkers of externe bezoekers gemakkelijk de collectie kunnen doorzoeken.

4. Beheren van het archief/documentatiecentrum

Jij zorgt ervoor dat de collectie van het archief compleet blijft en dat de indeling behouden blijft. Documenten die na gebruik terugkomen, moeten weer op de juiste plaats worden opgeborgen. Gebeurt dat niet, dan kan informatie onvindbaar worden en dus verloren gaan. Jij houdt bewaartermijnen goed in de gaten.

5. Ontwikkelen van archiefbeleid

Informatiestromen in organisaties veranderen snel. Als archivaris/documentalist help je mee aan het ontwikkelen van een archiefbeleid: wat bijvoorbeeld te doen met de groeiende stroom digitale bestanden? Denk aan e-mails die belangrijke informatie kunnen bevatten. Wat sla je op en hoe doe je dat? Wat zijn de beste bewaarmethoden?

Rollen

Waar werk je als archivaris/documentalist?

Als archivaris of documentalist kun je op veel plekken terecht; in haast iedere organisatie moet informatie bewaard blijven. Zowel een bedrijf als de ING, de Koninklijke Bibliotheek als het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft behoefte aan archivarissen en documentalisten. Je toekomstige werkplek is mede afhankelijk van je persoonlijke interesses. Gaat je voorkeur uit naar oude documenten, dan zul je bijvoorbeeld eerder terechtkomen bij een gemeentearchief of een instelling als het Nationaal Archief. Je moet je dan wellicht meer verdiepen in zaken als paleografie – het kunnen lezen van oude geschriften. Ben je meer thuis in de financiële sector, dan is bijvoorbeeld een baan bij de documentatieafdeling van een bank geschikter voor jou.

Wat is je plaats in de organisatie?

Meestal werk je op een documentatie- of bibliotheekafdeling. Je werkt dan veelal samen met andere archivarissen en documentalisten. Je overlegt over selectiecriteria en bewaarmethoden. Over het algemeen werk je zeer zelfstandig.

Wie is je baas?

Je leidinggevende is meestal de manager van de documentatieafdeling. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan ook de directeur van een instelling je baas zijn.

Wat zijn de ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer?

Het digitaliseringsproces heeft grote gevolgen voor de informatiebeheerbranche. Steeds vaker zijn digitale bestanden belangrijke informatiebronnen. Werd voorheen een besluit in een brief vastgelegd, nu is een e-mail een gebruikelijke methode. Het bewaren van digitale bestanden vraagt om nieuwe archiveringstechnieken. Archivarissen en documentalisten staan voor de uitdaging om onze digitale geschiedenis goed vast te leggen, zodat ook die bewaard blijft.

Tamara Groot, archivaris bij de provincie Friesland:

"Het beroep van archivaris en documentalist staat bekend als stoffig. Het tegenovergestelde is echter waar; het is veelzijdig. Zo zijn er verschillende soorten archieven: dynamisch (archief van actuele bestanden), semi-statisch (archief van bestanden waarvan nog niet duidelijk is of ze bewaard moeten blijven) en statisch (archief van documenten die voor de eeuwigheid bewaard blijven). De uitdagingen in het beroep zijn ook enorm: hoe moet je omgaan met nieuwe soorten, veelal digitale, documenten? Er wordt momenteel veel onderzoek gedaan naar andere bewaarmethoden."

Welke competenties moet je in huis hebben?

1. Zorgvuldig en nauwkeurig kunnen werken

Informatie neemt in ieder bedrijf een belangrijke plaats in. Het is dus van groot belang dat informatie beschikbaar is en blijft. Een verkeerde omschrijving of een onjuiste code kan een document onvindbaar maken. Als archivaris of documentalist ga je dan ook secuur om met alle informatie: jij bent er verantwoordelijk voor dat ieder document op de juiste wijze wordt verwerkt. Je beschikt over een accurate werkhouding.

2. Overzicht kunnen bewaren

Idealiter krijg je documenten al enigszins gerangschikt aangeleverd. Dit is echter niet altijd het geval. Dozen vol brieven of verslagen kom je als archivaris ook tegen. Ook in zo’n warboel van informatie moet je het overzicht kunnen bewaren en door middel van een werkplan informatie kunnen ordenen.

Tamara Groot, archivaris bij de provincie Friesland:

"Ik heb eens een archief van een Fries instituut moeten opzetten waarbij geen enkele ordening was aangebracht in de documenten. Het is dan een kwestie van doos voor doos doorspitten en kijken wat je tegenkomt. Ik probeer zo snel mogelijk de organisatiestructuur van zo’n instituut in kaart te brengen en aan de hand daarvan maak ik een eerste indeling van het archief."

3. Informatie snel kunnen opnemen

Als archivaris of documentalist krijg je zoveel informatie aangereikt, dat het simpelweg onmogelijk is om alles te lezen. Je moet documenten als het ware kunnen scannen – weten waar belangrijke informatie staat en de informatie snel kunnen opnemen. Je moet immers bepalen wat er met het document moet gebeuren. Bewaren? En zo ja, waar dan?

4. Zowel verbaal als schriftelijk kunnen communiceren

Je moet bezoekers van het documentatiecentrum of archief wegwijs kunnen maken en helder kunnen uitleggen waar welke informatiebronnen staan. Documenten moet je zo kunnen beschrijven dat iedereen begrijpt welke informatie een document bevat.

5. Nieuwsgierig zijn

Als archivaris of documentalist kan vrijwel ieder onderwerp op je pad komen. Je vindt het leuk om je overal in te verdiepen. Alleen op die manier kun je informatiebronnen goed beschrijven en opbergen. Een brede interesse is dan ook een absolute must.

Wat onderscheidt een toparchivaris/-documentalist van een gewone archivaris/documentalist?

Een toparchivaris/-documentalist zet zijn collectie zo op dat iedereen – ook een onervaren archiefbezoeker – vrijwel zelfstandig informatie kan vinden. De beschrijvingen van documenten zijn helder en de zoekfunctie in de database eenvoudig. Een topper op het gebied van informatiebeheer weet hoe hij zoekmiddelen – van een kaartensysteem tot aan een internetsite – het beste kan inzetten om bezoekers wegwijs te maken.

Hoe word je archivaris/documentalist?

Om als archivaris aan de slag te gaan, is een diploma Archivistiek gewenst. De Hogeschool van Amsterdam biedt hiertoe de specialisatie Media & Informatie van de hbo-opleiding Media, Informatie en Communicatie aan met een aantal archivistische keuzevakken. Verder loop je stage bij een archief. Deze opleiding kun je zowel in voltijd- als in deeltijd doorlopen. Naast je bachelordiploma krijg je na afronding van de opleiding tevens een diploma Archivistiek B.

Met een goed diploma op zak kun je op pad om een vacature voor een documentalist of archivaris te vinden.

Als je in sollicitaties aan wil tonen dat je geschikt bent, zorg ervoor dat je naast je opleiding en werkervaring,  de gevraagde eigenschappen en vaardigheden in je sollicitatiebrief en -gesprek goed naar voren laat komen.  

Andere opleiding als basis?

Met een mbo-vooropleiding

Heb je een mbo-opleiding gedaan, bijvoorbeeld Informatiedienstverlening Bibliotheken (niveau 4), dan kun je bij openbare bibliotheken en informatie– en documentatiecentra van (overheids)instellingen aan de slag. Je werkt dan meestal als informatiemedewerker en helpt bezoekers bij hun zoektocht. Wil je als archivaris of documentalist gaan werken, dan moet je je onder andere verdiepen in archiefbeheer en -wetgeving en bewaarmethoden.

Wat zijn je carrièremogelijkheden?

Als archivaris of documentalist kun je doorgroeien naar een leidinggevende functie. Je bent dan hoofd van de afdeling documentatie en geeft leiding aan archivarissen en documentalisten. Heb je nog meer in je mars, dan kun je je opwerken naar een directiefunctie. Bijvoorbeeld directeur van een archief of bibliotheek.

Het stellen van doelen, het volgen van een cursus, of het ontwikkelen van een persoonlijk ontwikkelingsplan (pop), zijn goede manieren om promotie te maken.

Op verschillende plekken kun je zoeken naar een vacature voor een archivaris of documentalist.  

Welke beroepen lijken erop?

Aanbevolen websites

 Auteur: Janine Bruinooge en Marieke van Oosterhout

http://www.carrieretijger.nl/beroep/taal-communicatie/informatiebeheer/archivaris-documentalist Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: