Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Communiceren Mondeling communiceren Gespreksmodellen Delegeringsgesprek

Delegeringsgesprek

Als je delegeert, draag je een taak over aan een ander. Succesvol delegeren heeft alles te maken met goed communiceren. Als manager geef je een heldere instructie en check je regelmatig of de medewerker je goed begrijpt. Als medewerker zul je goed moeten luisteren en doorvragen, zodat je weet wat er van je verwacht wordt. Effectief delegeren gebeurt in een goed voorbereid delegeringsgesprek waarin alle relevante onderwerpen aan de orde komen.

Joanne Beentjes is adviseur bij een middelgroot adviesbureau: “Ik kreeg van een senior-adviseur de taak gedelegeerd om een plan van aanpak te schrijven. Ik had er meteen veel vragen bij. Maar hij wuifde die weg tijdens het delegeringsgesprek en zei: ´Als je de vrijheid niet aandurft…´ Ik heb de handschoen opgepakt en keihard gewerkt aan het bedenken en schrijven van een plan. Toen ik de conceptversie wilde bespreken, bleek hij ineens wél een duidelijke mening te hebben over het hoe en wat. Ook kwam er informatie boven tafel waar ik geen weet van had. Mijn werk diende om zijn denkproces te voeden. Dat zou niet eens zo erg zijn, als hij dat maar van tevoren verteld had. Ik was zwaar gedemotiveerd en heb de senior verzocht voortaan beter na te denken voordat hij een taak delegeert.”

Wat is een delegeringsgesprek?

In een delegeringsgesprek draag je werkzaamheden of taken met de bijbehorende bevoegdheden over aan een ander. Meestal is het de leidinggevende die aan een van zijn medewerkers delegeert. Delegeren is dan ook een van de belangrijkste managementvaardigheden. Maar het kan ook zijn dat je als ´gewone´ medewerker een taak delegeert aan een medewerker van het secretariaat of de helpdesk.

Wat is het doel van een delegeringsgesprek?

Een goed delegeringsgesprek heeft als doel:

Pien Ritt is Management Assistent bij Dunlop Slazenger Benelux: 
“Ik werk al zes jaar voor mijn baas en heb daardoor inmiddels aan een half woord genoeg. Mij hoef je niet voor te kauwen hoe ik mijn taken moet aanpakken. Dicteer dus geen brieven aan me, maar vertel wat je wilt en ik regel het voor je. Bij nieuwe taken stel ik natuurlijk wel prijs op meer informatie.”

Welke onderwerpen komen aan de orde?

De volgende onderwerpen horen thuis in een delegeringsgesprek:

TIP

Laat de medewerker na het ontvangen van de taak de afspraken op een rij zetten. De leidinggevende corrigeert, vult aan, verduidelijkt en bevestigt. Als je beiden met de omschrijving akkoord gaat, is dit een soort opdrachtbevestiging. Dat hoeft natuurlijk niet heel formeel, maar kan gewoon kort via de mail. Daar zijn beide partijen bij gebaat, want:

Hoe bereid je een delegeringsgesprek voor?

Het is belangrijk even goed na te denken vóór het gesprek. Sommige onderdelen vergen nou eenmaal wat denkwerk. 

Hoe plan je een delegeringsgesprek?

Timing is belangrijk, ook voor een delegeringsgesprek. Zorg dat je voldoende tijd en rust hebt voor het gesprek.

Wanneer plan je het?

Plan een delegeringsgesprek zorgvuldig, zeker als het de overdracht van een belangrijke taak betreft. Zorg dat jullie allebei rust hebben en de tijd ervoor kunnen nemen. Dus liever niet:

Hoe lang trek je ervoor uit?

Neem ruim de tijd, zeker als je dit soort gesprekken nog niet zo vaak hebt gevoerd. Schat van tevoren in  hoeveel tijd je nodig hebt om het delegeringsgesprek te voeren. Vervolgens vermenigvuldig je deze tijd met een factor twee. Het zou namelijk bijzonder jammer zijn als jij naar een vergadering moet voordat je alles hebt kunnen bespreken. Mocht je eerder klaar zijn, dan kun je waarschijnlijk ook andere dingen doen in die tijd. Toch?

Aanbevolen websites

Auteur: Mariëlle de Groot

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/mondeling/modellen/delegeringsgesprek Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: