Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Communiceren Schriftelijk communiceren Tekstmodellen hanteren Brief

Brief

Hoewel we steeds vaker informatie per e-mail uitwisselen, is de zakelijke brief nog altijd een veelgebruikt communicatiemiddel. De richtlijnen voor de brief zijn in de loop der tijd, onder andere door het gebruik van e-mail, veranderd. Zo is het taalgebruik persoonlijker en moderner geworden. Bij het schrijven van een zakelijke brief is het toch belangrijk een aantal punten in acht te nemen. Zowel op het gebied van lay-out als taalgebruik.

Wanneer stuur je een brief?

In principe kun je vaak de boodschap die je in een brief verwoordt, ook overbrengen per e-mail of per fax. Toch is een brief soms een betere keuze. Het is in eerste instantie een meer persoonlijke en vertrouwelijke manier van communiceren. Bovendien waardeert de lezer de moeite die je hebt genomen om een brief te schrijven en te versturen. Er bestaan verschillende typen zakenbrieven:

Hoe schrijf je een zakelijke brief?

De hoeveelheid informatie die tegenwoordig op ons afkomt is immens groot. Het is van belang je dit als brievenschrijver te realiseren; wil je dat de ontvanger jouw boodschap tot zich neemt, dan zul je die helder en concreet moeten verwoorden. Dit kun je doen door niet meteen te gaan schrijven maar je goed voor te bereiden. Dit doe je door:

Uit welke onderdelen moet je brief bestaan?

Afzender

Begin je zakelijke brief met het noemen van je eigen gegevens: het adres van je kantoor. Vaak hoef je dit niet zelf te noteren omdat veel bedrijven werken met voorgedrukt briefpapier. De contactinformatie staat er dan al op. Is dit niet het geval, dan begin je je brief als volgt:

A.M. Afzender
Straatnaam 25
1234 PC PLAATS

Communicatienummers

Na het adres volgt een witregel, waarna je je telefoon- en/of faxnummer vermeldt. Je e-mailadres mag ook niet ontbreken:

tel: 012 – 345 67 89
fax: 012 – 345 67 00
e-mail: afzender@intercom.nl

Geadresseerde

Hoe moeilijk kan het zijn om de adresgegevens juist te vermelden in een brief? Best lastig, gezien de vele regels waaraan dit briefonderdeel moet voldoen. Alleen al bij het vermelden van de titulatuur van de geadresseerde, gaan veel mensen de fout in. Daarom het volgende:

Een voorbeeld:

Ministerie van Economische Zaken
Hoofd afdeling Externe Betrekkingen
De heer drs. J.A. Jansen
Postbus 1234
5678 AB PLAATS


Briefgegevens

Briefgegevens helpen de ontvanger de brief te duiden. Ook kunnen beide partijen met behulp van deze gegevens de brief gemakkelijk administreren. Briefgegevens bestaan uit de volgende onderdelen:

Plaats, 21 april 2001

Uw kenmerk: AvD.12/560
Ons kenmerk: RJ/JR 95.023
Onderwerp: vergadering van maandag 21 mei 2005 

Aanhef

Brieftekst

Begin je brief nooit met 'Ik'. Dit geldt nog altijd als onbeleefd. Wees in je brief zo concreet mogelijk. Gebruik niet allerlei beleefdheidsvormen en wollig taalgebruik. Bijvoorbeeld: "Ten aanzien van dit onderwerp wil ik u graag mededelen dat..." Zorg dat de indeling overzichtelijk is: scheid alinea's van elkaar met witregels. Maak de alinea's niet te lang. Beperk je tot vijf, zes regels per alinea. 

Afsluiting

Een voorbeeld:

Hoogachtend,

(Handtekening)

A.M. Afzender
Directiesecretaris

Bijlagen

Wanneer je documenten met de brief wilt meesturen, moet je die in de brief vermelden. Iedere bijlage die je toevoegt, moet in de brief van een titel zijn voorzien. Stuur je dus een rapport mee, noem dan onder het kopje 'Bijlage' de titel van het rapport.

Kopieën

Soms stuur je bijvoorbeeld een collega een kopie van de brief. Dit vermeld je dan in je brief. Je kunt daarvoor het kopje 'Kopie' of de afkorting 'c.c.' gebruiken: "c.c. mr. A. Advocaat".

(De voorbeelden van de briefonderdelen zijn afkomstig uit Schrijfwijzer, Renkema, J., Sdu Uitgevers 2004 en Zakenbrieven, Van Dale, Van Dale Lexicografie, 2003.)

In welke valkuilen kun je als brievenschrijver trappen?

Aanbevolen websites

Geraadpleegde boeken

Auteur: Janine Bruinooge

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/schriftelijk/modellen/brief Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2014 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: