Bedankbrief

Het is in Nederland niet heel gebruikelijk, een bedankbrief sturen. Sommige mensen vinden het zelf slijmerig. Maar het staat buiten kijf dat een ontvanger meestal aangenaam verrast zal zijn als hij een bedankbrief ontvangt. Bij wat voor soort gelegenheden is het gepast een bedankbrief te schrijven? Hoe formuleer je zo'n bedankje?

Wanneer stuur je een bedankbrief?

Natuurlijk stuur je een bedankbrief niet zomaar. Een bedankbrief is alleen oprecht (en wordt ook alleen zo gevoeld) als datgene waarom je bedankt zo bijzonder is dat een bedankje op zijn plaats is. Zo niet, dan maakt een bedankbrief een onoprechte of onderdanige indruk.

Goede gelegenheden om een bedankbrief te sturen zijn:

als je een plezierige stage achter de rug hebt
als je een goede netwerktip hebt gekregen
als je onverwachts iets moois of iets aardigs hebt ontvangen
als iemand je op een buitengewone manier van dienst is geweest
als je een prettig verlopen sollicitatiegesprek hebt gehad

Vooral bij een sollicitatie is het niet heel gangbaar om een bedankbrief te sturen. Doe het niet te snel, maar alleen als je bijvoorbeeld al meer gesprekken achter de rug hebt, of echt een uitzonderlijk gesprek hebt gehad. Ook als je tot ver in een procedure bent gekomen, maar zelf de voorkeur geeft aan een aanbod bij een andere werkgever, kan het heel beleefd zijn om te bedanken voor alle moeite die de werkgever zich getroost heeft.

Een bedankje formuleren

Let bij het schrijven van een bedankbrief op de volgende punten:

Houd het kort.
Schrijf persoonlijk. Gebruik een 'ik-boodschap' om te laten weten wat jou zo heeft getroffen en beschrijf wat het jou heeft opgeleverd. Dat maakt het bedankje oprecht en voorkomt dat het slijmerig aandoet.
Formuleer niet onderdanig.
Vermijd doorzichtige bijbedoelingen (zoals uitgenodigd willen worden voor een vervolggesprek of het binnenhalen van een opdracht).
Zet geen vragen in de brief waarop de ontvanger weer zou moeten antwoorden. Jouw brief moet de ontvanger geen werk opleveren.
Voor een bedankbrief gelden dezelfde regels als voor elke andere zakelijke brief: hij moet foutloos, kort en bondig zijn en de juiste adresseringsgegevens bevatten.

Een voorbeeld van een slechte bedankbrief

Daantje heeft als verpleegkundige stage gelopen in een ziekenhuis. Ze wil het hoofd van de afdeling bedanken voor de prettige tijd die ze heeft gehad.

Geachte mevrouw Opzaal,
In het afgelopen kwartaal mocht ik bij u stage lopen. Ik kon er heel wat zaken die ik op school leerde in de praktijk brengen, zoals infusen aanleggen, bloed prikken en met patiënten contact hebben.
De stage zal me bij de rest van mijn opleiding helpen.
De collega’s hebben mij echt goed geholpen om nieuwe dingen te leren. Daar wil ik jullie echt voor danken.
Ik zou graag later nog eens terugkomen. Zouden we daar alvast een afspraak voor kunnen maken?
Nog eens vriendelijk dank en tot ziens,
Daantje

Wat maakt dat deze brief niet zo goed is?

Op sommige punten is hij te onderdanig, bijvoorbeeld door het gebruik van 'mocht' in de eerste zin. Ook de afsluiting is te veel van het goede.
Datgene waarvoor Daantje bedankt is niet exclusief en persoonlijk genoeg. Het is vanzelfsprekend dat je tijdens een verpleegkundestage leert infusen aan te leggen en bloed te prikken. Dat de stage haar zal helpen bij rest van de opleiding is precies de bedoeling van een stage en dat mensen haar geholpen hebben om dingen te leren is niet meer dan normaal. Uit de brief wordt niet duidelijk wat haar nu werkelijk zo getroffen heeft.
Daantje besluit haar brief met een vraag om uitgenodigd te worden voor een gesprek, waarschijnlijk met de bedoeling in het ziekenhuis een baan te vinden. Wat denk je, zal mevrouw Opzaal op dit verzoek ingaan?

Een goede bedankbrief

We hebben de brief van Daantje op deze punten verbeterd.

Geachte mevrouw Opzaal,
In het afgelopen kwartaal heb ik bij het Bergziekenhuis stage gelopen. Ik heb het als een fijne en leerzame tijd ervaren. Ik heb voor het eerst in praktijk kunnen brengen wat ik op school in theorie leerde. Ik heb de praktijk als een echte eye-opener ervaren en was geraakt door het goede contact dat de verpleegkundigen hadden met patiënten, ondanks alle drukke bezigheden. Ik weet nu wat ik zelf voor verpleegkundige wil worden.
Mijn directe collega's hebben ervoor gezorgd dat ik werkelijk geleerd heb wat goede patiëntenzorg betekent. De stagebegeleiding vond ik ook uitstekend. Ik ben u daar zeer dankbaar voor.
Ik heb het gevoel dat ik veel beter tegen de dagelijkse praktijk opgewassen ben als ik over een paar maanden als afgestudeerde een baan ga zoeken.
Met vriendelijke groet,
Daantje

Wat denk je, zou bij mevrouw Opzaal een lichtje gaan branden als Daantje na haar afstuderen bij het Bergziekenhuis solliciteert?

Bij twijfel

Vaak twijfelen mensen of ze een bedankbrief moeten sturen. Overdenk dan de volgende punten:

Doe het alleen als de situatie daar echt om vraagt, dus niet als je een middelmatig sollicitatiegesprek hebt gehad in een ronde waarbij veertig kandidaten waren uitgenodigd en alleen een sollicitatieformulier werd doorgenomen.
Ga bij jezelf na of je voornamelijk bijbedoelingen met je brief hebt of dat je oprecht blij bent met wat de andere partij voor je heeft gedaan. Schrijf alleen in het laatste geval een bedankbrief.
Stuur een mailtje in plaats van een brief als je een brief te formeel vindt.

Twijfel je of heb je ervaringen met het schrijven van een bedankbrief, meld het in het forum. Haak aan bij een discussie die al eerder is gevoerd over het schrijven van een bedankbrief.

Aanbevolen website

Uitgebreidere informatie over het sturen van een bedankbrief na een sollicitatiegesprek.

Auteur: Ysolde Bentvelsen