Facility manager

Als facility manager of facilitair manager regel je, simpel gezegd, het huishouden van een bedrijf. Je zorgt dat elk personeelslid alle diensten en middelen (faciliteiten) tot zijn beschikking heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Zo regel je perfecte catering, beveiliging en schoonmaak. Het is moeilijk af te bakenen waar je je wel en niet mee bezighoudt. Bijvoorbeeld: bij sommige bedrijven valt de IT-afdeling onder de facilitaire afdeling, bij andere niet.

Als facilitair manager ben je heel belangrijk voor de kostenbesparing van een organisatie. Het ziekteverzuim bijvoorbeeld kan worden geminimaliseerd door de werknemers een optimale werkomgeving te bieden. Dit is een voorbeeld van hoe je als facility manager meedenkt over hoe de facilitaire organisatie kan bijdragen aan het bedrijfsresultaat.

Werner Leenders is facility manager bij Wanadoo te Amsterdam: “Stel, iemand neemt ontslag omdat hij ontevreden is met zijn werk. Ik wil dan nooit horen dat facilitaire kwesties zoals herrie op de werkplek of een slechte bureaustoel de schuld krijgen daarvan.”

Wat doet een facility manager?

Vijf hoofdtaken

Het ondersteunen van elke werknemer

Elke persoon in de organisatie moet kunnen werken in een goed onderhouden kantoor, moet zonder problemen zijn auto kunnen parkeren, en ’s middags lekker kunnen lunchen. Soms geven werknemers zelf aan dat er iets beter kan. Er komt bijvoorbeeld het verzoek binnen om een nieuwe bureaustoel. Je beoordeelt dan de noodzaak daarvan. Bij een relatief eenvoudig verzoek als dit voorbeeld komt het misschien niet eens bij jou terecht, maar heeft de conciërge aan wie je leiding geeft zelf de mogelijkheid om het op te lossen.

Het inrichten van het gebouw

Je denkt na over hoe de bedrijfsruimtes efficiënter kunnen worden ingericht. Je adviseert over werkplekinrichting en interne verhuizingen. Stel dat de keuken verbouwd moet worden. Als facility manager heb je het bouwplan van het gebouw en kun je dus beoordelen of en hoe de verbouwingen gerealiseerd moeten worden. Of stel een afdeling wil uitbreiden. Je gaat dan op zoek naar een passende ruimte. Misschien moet er een pand gehuurd of gekocht worden. Je bent dan betrokken bij het hele traject dat dan in gang wordt gezet.

Het onderhouden van contacten met externe leveranciers

Een van de hoofdtaken is het onderhouden van het gebouw. Sommige onderhoudskwesties vallen onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder van het pand (als het een gehuurd pand is). Het is jouw taak om aan de bel te trekken als dat nodig is. Bij grote bedrijven worden veel aankopen centraal gedaan. Neem bijvoorbeeld de leasecontracten. Jij inventariseert de behoeftes en de financiële mogelijkheden. Op basis daarvan ga je bijvoorbeeld offertes aanvragen bij een paar kandidaat-leveranciers.

Leiding geven

Je bent hoofd van bijvoorbeeld de afdelingen beveiliging, catering, schoonmaak en wagenparkbeheer. Je verdeelt de rollen en taken in de teams. Je stuurt de teamleden aan en begeleidt ze. Ook voer je met hen beoordelings- en functioneringsgesprekken. Bij het leidinggeven lijkt je takenpakket op dat van elke manager. Dat wil zeggen, je maakt een planning, je organiseert, je geeft leiding en je controleert.

Strategisch meedenken

Facilitair managers mogen steeds meer meedenken over bedrijfsstrategische processen. Hoe kan de facilitaire organisatie optimaal bijdragen aan het realiseren van de bedrijfsdoelen? Hoe optimaliseer je interne facilitaire processen? Misschien is een reorganisatie gewenst. Steeds meer bedrijven richten een facilitair loket of facilitair coördinatiecentrum in. Dit houdt in dat alle klachten, wensen, informatie en storingen centraal binnenkomen. De facilitair manager is degene die het facilitair loket opzet of aanpassingen aanbrengt in de dienstverlening van een bestaande afdeling.

Rollen

• Makelaar: je bemiddelt tussen de organisatie en de verhuurder of verkoper. Je hebt te maken met het aanbestedingstraject waarbij overheidsbepalingen en koop- en/of huurcontracten komen kijken.
• Ondernemer: Je bouwt de afdeling zodanig op dat die in staat is die diensten te leveren waar de markt (lees: je organisatie) om vraagt. Je kruipt in de huid van de interne of externe klant en schat in waar deze behoefte aan heeft.
• Strateeg: Je ontwikkelt een toekomstvisie over de rol van de facilitaire afdeling binnen het bedrijf. Die baseer je mede op je kennis van interne en externe ontwikkelingen in het beroepsveld. Je maakt een plan en je analyseert de gevolgen van veranderingen. Bijvoorbeeld: wat zou een facilitair loket kunnen bijdragen aan de efficiëntie van de facilitaire organisatie?
• Organisator: De organisatie van evenementen wordt ook vaak aan de facilitaire organisatie overgelaten. Bijvoorbeeld een groot Sinterklaasfeest voor de kinderen van alle medewerkers.
• Oppasser: Hoewel je uiteraard niet zelf doorlopend aanwezig bent, moet je wel in noodgevallen bereikbaar zijn. Beveiliging bijvoorbeeld is een zaak van 24 uur per etmaal en bij noodgevallen word je uit je bed gebeld. Als de rioleringsdienst overuren maakt om een verstopping te verhelpen, ben jij niet degene die stipt om vijf uur naar huis gaat.
  

Werner Leenders, facility manager bij Wanadoo te Amsterdam over stress: "Als facility manager ben je soms met dertig dingen tegelijkertijd bezig. Ik voorkom stress op twee manieren: Ten eerste laat ik me niet ‘omkopen’. Ik maak geen uitzonderingen. Mensen komen met veel vragen, maar ik beloof alleen wat ik na kan komen. Ten tweede zorg ik dat ik de dingen bijhoud. Discipline is belangrijk. Als je de dingen laat versloffen, dan kunnen ze je na een jaar opvegen."

Waar werk je als facility manager?

Facility managers kunnen werken bij de facilitaire afdeling van bedrijven in allerlei sectoren. Een paar voorbeelden van het brede werkveld:

• Vastgoedbedrijven: facility management is erg belangrijk in de markt van het verhuren van kantoren. Zeker als er een groot aanbod is aan leegstaande kantoorruimte, heeft het best gefaciliteerde kantoor de meeste kans om verhuurd te worden.
• Bank- en verzekeringswezen: banken hebben veel filialen verspreid over het land en een grote bijbehorende facilitaire organisatie.
• De zorg: bij zorginstellingen zijn facilitaire taken meer dan bij andere organisaties verweven met de kern van de organisatie. Want typisch facilitaire taken als het leveren van goede bedden en goed eten zijn tevens de kernactiviteit van zorginstellingen.

Ook zijn er gespecialiseerde facility managementorganisaties die compleet gefaciliteerde gebouwen of kantoorunits verhuren. Als regiomanager ben je daar dan verantwoordelijk voor de gebouwen van een bepaalde regio.

Je kunt ook werken als medewerker van een groot facilitair bedrijf, bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf of een cateringbedrijf. In dat geval ben je verantwoordelijk voor meerdere gebouwen in een regio. Je controleert dan of dit goed gebeurt, of de afspraken worden nagekomen, etcetera.

Wat is je plaats in de organisatie?

De plaats van Facility Managers verschilt per organisatie. Meestal rapporteer je aan de directie. Voor wat betreft het contact met andere afdelingen: je bent de spin in het web. Iedereen heeft namelijk faciliteiten, diensten en producten nodig om zijn werk goed te kunnen uitvoeren.

Welke competenties moet je in huis hebben?

Kunnen plannen en organiseren

De facilitaire processen zijn meestal ondergeschikt aan de kernactiviteit van de organisatie. Als facilitair manager moet je in staat zijn om de verschillende facilitaire processen zodanig te plannen en organiseren dat het primaire proces hiervan geen hinder ondervindt. Daarbij komt dat je als facilitair manager steeds met veel dingen tegelijkertijd bezig bent. Hoofd- en bijzaken onderscheiden is essentieel.

Commercieel en financieel inzicht

Als facility manager zorg je voor een goede prijs/kwaliteitverhouding van de diensten die je levert. Zonder dat de kwaliteit er onder mag lijden, valt er door jou aan de kostenkant veel winst te pakken. Dus als onderhandelaar met leveranciers laat je je niet de kaas van het brood eten.

Opmerkzaamheid

Als facility manager loop je nooit te dromen. Elke wandeling door de gangen van het bedrijf is een mogelijkheid om nieuwe dingen op te merken. Is dat stopcontact kapot? Is die persoon een nieuwe medewerker of moet ik even de beveiliging inschakelen?

Discipline

Je bent vaak met twintig dingen tegelijk bezig: een interne verhuizing, gesprekken met leveranciers, afspraken met de conciërge, enzovoort. Alleen als je die dingen met discipline afhandelt, voorkom je dat de boel langzaam afglijdt.

Dienstbaarheid

Je moet het leuk vinden om andere mensen van dienst te zijn. Natuurlijk krijgt een goede facility manager vaak complimenten voor zijn werk. Maar het is ook een functie waarin je soms pas van mensen hoort als er een enkele keer iets niet goed is gegaan..

Wat onderscheidt een top-facility manager van een gewone?

Een uitstekende facility manager heeft een goed strategisch vermogen, waardoor hij kan inzien hoe het facilitaire proces optimaal kan ingericht worden om het primaire proces (de kernactiviteit van het bedrijf) te ondersteunen. Hij denkt mee en komt zelf met voorstellen om de facilitaire organisatie te verbeteren.

Hoe word je facility manager?

Je kunt in de functie rollen vanuit een meer specialistische functie en je daarna gaan verbreden. Relatief vaak zit er iemand met een financiële achtergrond op de positie van facility manager. Dat is niet vreemd, want de functie heeft ook te maken met de beheersing van de kosten. Je kunt er ook voor kiezen om de opleiding facility management te volgen. Dit is een brede basis van waaruit je kunt beginnen als (assistent-) facility manager. Als je de basisvaardigheden hebt geleerd kun je in sollicitaties aantonen dat je geschikt bent.

Voorbeeldloopbaan: Iwan Liem (1960) is Hoofd Facility Management van Corus Ijmuiden. Hij is een voorbeeld van een facility manager die met een technische achtergrond naar managementfuncties is doorgegroeid. Hij deed HTS-bouwkunde. Zijn eerste aanstelling was als medewerker van een bedrijfsbureau waar hij de interne verhuizingen en verbouwingen regelde bij een expeditiekantoor van de toenmalige PTT. Tijdens zijn volgende baan bij de Rijksluchtvaartdienst deed hij veel communicatieve vaardigheden op. Hij was daar onder andere intermediair tussen de dienst en een vereniging van huiseigenaren. In 1992 werd hij bij het Medisch Centrum Leeuwarden hoofd van het projectbureau Technische dienst. Dit hield onder andere in het adviseren over en leiden van bouwprojecten, maar ook het aantrekken van meer klanten voor het projectbureau. In de jaren die volgden heeft hij meerdere banen gehad, onder andere als project manager bij een groot bouwbedrijf en hoofd bedrijfsbureau bij een grote gemeente. Zijn laatste functie vóór zijn huidige aanstelling was account manager. Tijdens zijn carrière is hij zich blijven bijscholen met onder andere de posthbo-opleiding bedrijfskunde en de cursus NIMA A.

Imago van het beroep

Organisaties geven steeds meer prioriteit aan facilitair management. Zeker als goed personeel schaars is, kunnen werknemers worden gelokt met goede faciliteiten. Maar ook in slechtere tijden wordt goed advies over kostenbesparingen erg op prijs gesteld. De plaats van de facility manager in de organisatie wordt dan ook hoger. Brancheorganisaties zoals Facility Management Nederland (FMN) en International Facility Management Association (IFMA) werken mee aan het professionele imago van het beroep. De Engelstalige naamgeving helpt ook mee. De tijd dat de hbo-opleiding facility management nog toegepaste huishoudwetenschappen heette, is voorbij.

Trends in het beroep

• De facilitair manager krijgt meer en meer de rol van intermediair tussen de organisatie en het facilitaire proces. Hij wordt daarmee ook onderhandelaar. Kortom, met alleen inhoudelijke facilitaire kennis kom je er tegenwoordig niet meer.
• De verschillende facilitaire processen (gebouwbeheer, catering, etcetera) worden steeds vaker met een geïntegreerde softwaretool bijgehouden. De verschillende modules maken dan gebruik van een enkele database. Planon (www.planon-fm.com) is het bekendste softwarepakket.

Wat ga je verdienen?

Voor facility managers ligt het startsalaris rond de € 3.000 per maand, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Als facility manager met jarenlange ervaring en werkzaam bij een groot bedrijf kun je doorgroeien naar € 8.000 per maand.

Als je net van het hbo afkomt, moet je nog even geduld hebben voordat je dergelijke bedragen verdient. Je begint dan bijvoorbeeld als de assistent van een facilitair manager. Het gemiddelde startsalaris van afgestudeerden is ongeveer € 1.900 per maand (bron: Keuzegids Hoger Onderwijs 04/05).

Wat zijn je carrièremogelijkheden?

Facility managers groeien vaak vanuit technische assisterende functie door naar managementfuncties. Ze beginnen vaak als medewerker van een facilitaire organisatie en groeien dan door. Van specialist worden ze steeds meer generalist. Net zoals bij andere beroepen is er geen plafond. Ook multinationals hebben een facilitaire organisatie die bijvoorbeeld de huisstijl bepaalt van al hun filialen in een bepaald land. Elk filiaal heeft dezelfde vloerbedekking en hetzelfde meubilair: een taak van de facilitaire organisatie.

Welke beroepen lijken er op?

• Hoofd civiele/facilitaire dienst (synoniem)
• Account manager
• Hotelmanager

Aanbevolen websites

• De website van het blad Facility Management Magazine
• De Vereniging voor Facility Management Nederland

• The International Facility Management Association IFMA (Engels)

Aanbevolen boeken

FM innovation (Nota, M en van Duuren, J.). Dit Engelstalige boek bevat case-studies waarin theorie en praktijk worden verbonden.

Bronnen

• Het werving- en selectiebureau Facility P&O services, Werving en Selectie
• Met veel dank aan Iwan Liem en Werner Leenders, beiden facility manager

Auteur: Erik Weijers