Een succesvolle zoektocht naar de juiste kandidaat voor een vacature begint met een zorgvuldig opgestelde functieomschrijving. In een functieprofiel beschrijf je de inhoud van de functie en geef je de gewenste kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van de nieuwe werknemer aan.

Waarom is een functieprofiel nodig?

• Het geeft je houvast. Het opstellen van een functieprofiel dwingt je om na te denken over welke kennis, vaardigheden en eigenschappen de ideale kandidaat moet beschikken. Heb je dit in kaart gebracht, dan vormt het je kompas bij je zoektocht naar de meest geschikte werknemer. Zo voorkom je dat je richtingloos op zoek gaat.
• Basis voor de advertentietekst. Aan de hand van het functieprofiel stel je de vacaturetekst op die je in de krant, op de website van het bedrijf of op vacaturesites wilt plaatsen.
• Je kunt een functieprofiel tevens gebruiken als leidraad bij het sollicitatiegesprek en - na indiensttreding - bij een functionerings- of beoordelingsgesprek.

• Het bespaart je tijd en geld. Een geïnteresseerde in de vacature krijgt door een gedetailleerd functieprofiel een zo compleet mogelijk beeld en kan zo beoordelen of hij de persoon is naar wie jij op zoek bent.
• Bepaalt de salariëring. Aan de hand van een functieprofiel kun je bepalen in welke salarisschaal de functie valt. Het voorkomt te grote salarisverschillen tussen werknemers met ongeveer gelijke functies.

Wat staat er in een functieprofiel?

In een functieprofiel beschrijf je:

• de taken die bij de functie horen
• bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• de plaats van de functie binnen de organisatie
• het dienstverband (aantal uren, vast of tijdelijk contract)
• de arbeidsvoorwaarden
• de vereiste opleiding
• minimale werkervaring
• de benodigde competenties (kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten)
• persoonskenmerken en gewenste motivatie
• salarisschaal

Waar moet je op letten?

• Neem de tijd. Het is uitermate verleidelijk om snel iemand aan te nemen voor een vacature, zonder veel tijd en geld te besteden aan een goede formulering van de functie-eisen. Maar hoe zorgvuldiger je je eisen in kaart brengt, hoe groter de kans dat je de juiste werknemer vindt. Vage of onvolledige beschrijvingen kunnen de oorzaak zijn van een voortijdig vertrek van je kersverse werknemer, omdat de baan bij nader inzien toch niet overeenkomt met wat iemand zocht.
• Minimale en gewenste eisen. Afhankelijk van de schaarste op de arbeidsmarkt, zul je moeten bepalen aan welke eisen kandidaten minimaal moeten voldoen en welke eisen eigenlijk wenselijk zijn. Als kandidaten daaraan voldoen, is het een ‘pre’. Zo zullen kandidaten een gebrek aan opleiding kunnen compenseren met werkervaring. Door vast te houden aan de opleidingseis, kun je waardevolle kandidaten mislopen. Daarnaast is het nuttig te bedenken dat je voor kandidaten die niet aan (minimale) eisen voldoen, de werkplek eventueel kunt aanpassen. Dit geldt bijvoorbeeld voor mensen met een arbeidshandicap.
• Stel niet te hoge, maar ook niet te lage eisen. Stel je je eisen te hoog, dan zal een aantal werkzoekenden die de functie prima kunnen vervullen, niet bij je solliciteren. Daarnaast loop je het risico dat een nieuwe medewerker de functie te weinig uitdagend vindt en maar kort bij je blijft werken. Iemand met veel kennis en ervaring zal een eenvoudige functie namelijk al snel saai vinden. Stel je je eisen te laag, dan krijg je (te) veel reacties. Het behandelen van deze reacties kost je veel tijd en geld.
• Minder bekende functie. Als de functie minder bekend is bij werkzoekenden, is het zinvol een gedetailleerd functieprofiel te maken.
• Leer uit ervaringen met de vertrekkende werknemer. Als een vacature is ontstaan door het vertrek van de huidige werknemer, analyseer dan hoe deze functioneerde. Wat waren zijn sterke en zwakke punten? Richt je zoektocht op een kandidaat bij wie deze zwakke punten minder en de sterke punten beter naar voren komen.
• Houd rekening met de toekomst. Veel functies, bijvoorbeeld in de automatisering, veranderen snel. Probeer bij het opstellen van het profiel hierop te anticiperen. De bereidheid tot het volgen van een opleiding of om tijdelijk te werken in het buitenland zijn voorbeelden van dergelijke toekomstgerichte functie-eisen.
• Houd rekening met wetgeving. De Nederlandse verbiedt functie-eisen die geen verband hebben met de functie, zoals geslacht, seksuele geaardheid, ras en politieke gezindheid. Maar ook het stellen van een leeftijdseis is verboden. 

Auteur: Marieke van Oosterhout