Sollicitatiegesprek afnemen

Tijdens een sollicitatiegesprek probeer je erachter te komen of de sollicitant de juiste kandidaat is voor de functie. Een sollicitatiegesprek geeft niet alleen jou, maar ook de sollicitant de kans om elkaar beter te leren kennen. En net zoals jij van een sollicitant verwacht dat hij zich goed voorbereidt op het gesprek, mag hij dat ook van jou verwachten.

Een goede voorbereiding

Aantal gesprekspartners. Je kunt een sollicitatiegesprek alleen voeren, maar je kunt er ook iemand bij vragen. Vooral bij een specialistische functie kan het verstandig zijn om een gesprekspartner te kiezen die goed kan beoordelen of de sollicitant beschikt over de juiste vakkennis. Spreek van tevoren met elkaar af wie welke vragen stelt en wie waarop let.
Vragen formuleren. Bepaal van tevoren welke onderwerpen je met de sollicitanten wilt bespreken en welke vragen je daarvoor moet stellen. Stel een vragenlijst op en voer de gesprekken volgens deze lijst, zodat je na afloop de sollicitanten goed met elkaar kunt vergelijken.
Plannen en organiseren. Zorg dat je op tijd een rustige ruimte reserveert en voorkom hinderlijke storingen en onderbrekingen tijdens de gesprekken. Geef aan de receptie de namen van de sollicitanten door en de tijdstippen waarop hun gesprekken plaatsvinden. Plan de gesprekken niet te dicht op elkaar. Een gesprek kan altijd uitlopen, maar je hebt ook tijd nodig om aantekeningen uit te werken, naar het toilet te gaan of te overleggen met je gesprekspartner(s).

Het verloop van een sollicitatiegesprek

Doorgaans verloopt een sollicitatiegesprek als volgt:

Opening

Hoewel niet nodig, ervaren veel sollicitanten een sollicitatiegesprek als een examen. Het is daarom belangrijk dat je de sollicitant gastvrij ontvangt en eerst op zijn gemak stelt. Open het gesprek met een informele vraag, bijvoorbeeld of hij het bedrijf gemakkelijk kon vinden, of een opmerking over het mooie weer. Bied de sollicitant koffie of thee aan en vertel wat over jezelf en je functie. Voor de sollicitant is het prettig om te weten hoe het gesprek ongeveer zal verlopen. Vertel hem daarom hoe het gesprek is opgebouwd, wanneer hij de gelegenheid heeft om vragen te stellen en hoe lang het gesprek ongeveer zal duren.

Informatie over de organisatie en de functie

Na de opening geef je in het kort informatie over de organisatie. Daarna vertel je iets meer over de functie waarop de sollicitant solliciteert. Houd het kort en treed niet te veel in details.

Het jobinterview: vragen stellen aan de sollicitant

In het interview is het zaak de sollicitant uitgebreid aan het woord te laten om zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen, zodat je goed kunt bepalen of de kandidaat geschikt is voor de functie.

De STAR-methode is een prima manier om een goed beeld van de sollicitant te krijgen en uit te vinden hoe hij in bepaalde situaties handelt en taken aanpakt. Met deze methode stel je gedragsgerichte vragen over vaardigheden of competenties die blijken uit specifieke voorbeelden uit de werkervaring van de sollicitant.

STAR staat voor: Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Je vraagt achtereenvolgens:

Kun je een voorbeeld geven van een werksituatie waarin je met een bepaalde uitdaging geconfronteerd werd?
Wat waren jouw taken en verantwoordelijkheden in die situatie?
Welke actie heb jij ondernomen? Wat was jouw aanpak?
Wat was daarvan het resultaat?

Tot slot nodig je de sollicitant uit om te reflecteren op de werkervaring. Vraag wat hij ervan heeft geleerd en wat hij nu anders zou doen.

Met de STAR-methode krijg je concrete antwoorden, die zijn gebaseerd op feitelijk gedrag in het werkverleden van de sollicitant.

Je vindt zeer veel gedragsgerichte vragen in het artikel Voorbeelden van competentiegerichte vragen in het sollicitatiegesprek.

Een andere benadering is: situationele vragen stellen. Je schetst een fictieve situatie waarmee de sollicitant in de functie geconfronteerd kan worden. Je vraagt hoe hij in die situatie zou handelen. Daarmee richt je je op de potentiële toekomst van de kandidaat, in plaats van zijn werkverleden.

Om zoveel mogelijk over de sollicitant te weten te komen, is verder het volgende belangrijk:

Stel open vragen. Door open vragen te stellen ('Waarom heb je voor deze studie gekozen? Wat vond je leuk aan …?’) stimuleer je een sollicitant over zichzelf te vertellen.
Vraag door. Beantwoordt de sollicitant je vraag te kort of te oppervlakkig of is het antwoord je niet helemaal duidelijk, vraag dan door. Bijvoorbeeld met vragen als ‘Kun je daar een voorbeeld van geven?' of ‘Waarom was je het daar dan niet mee eens?' Het is niet erg als er af en toe een stilte valt. De sollicitant voelt zich dan vaak verplicht de stilte op te vullen en vervolgt zijn verhaal.

Vragen van de sollicitant

Wanneer je van mening bent dat je voldoende te weten bent gekomen over de sollicitant, geef je hem de gelegenheid om vragen te stellen.

Afsluiting

In de afsluiting informeer je de sollicitant over de volgende stappen in de sollicitatieprocedure. Op welke termijn hoort de sollicitant of hij door is naar de volgende ronde? Volgt er in dat geval alleen een gesprek of ook een assessment of psychologisch onderzoek? Vervolgens neem je afscheid van elkaar.

Natuurlijk kun je van deze gespreksvolgorde afwijken, maar houd bij ieder gesprek steeds hetzelfde stramien aan. Zo kun je kandidaten goed en eerlijk met elkaar vergelijken.

Wie gaat er door?

Na ieder gesprek is het zaak om de informatie die je hebt vergaard zo snel mogelijk te verwerken in een evaluatie- of beoordelingsformulier. Daarop noteer je bijvoorbeeld de sterke en zwakke punten van iedere kandidaat afzonderlijk en de mate van geschiktheid voor de functie. Nadat je alle sollicitanten hebt gesproken, kun je op basis van deze beoordelingsformulieren bepalen welke sollicitant doorgaat naar de volgende ronde en wie wordt afgewezen. Wacht niet te lang met het berichten van de sollicitanten. Als je iemand voor een volgend gesprek uitnodigt, geef dan aan wat de bedoeling van dit gesprek is. Dan kan de sollicitant zich ook goed op dit gesprek voorbereiden. In deze fase kun je referenties natrekken en de sollicitant vragen om een kopie van zijn diploma. Zegt de sollicitant dat hij deze kwijt is, dan kun je vragen om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister van DUO.

In het geval van een afwijzing volstaat in deze fase van de procedure een standaardbrief niet meer. Geef in de afwijzingsbrief aan waarom een kandidaat is afgevallen en geef aan dat hij hierover desgewenst contact kan opnemen. Houd er rekening mee dat kandidaten je kunnen bellen voor meer informatie over de afwijzing. Je kunt je argumentatie voor jezelf kort voorbereiden op papier. Een zorgvuldig onderbouwde afwijzing komt het imago van je organisatie ten goede.

Het volgende gesprek

Ben je er zeker van dat je de juiste kandidaat hebt gevonden, dan kun je in het tweede gesprek al verder praten over beloning, werktijden, vakanties en de andere arbeidsvoorwaarden. Maar meestal vindt het tweede gesprek plaats omdat:

je aanvullende informatie van de sollicitant wilt of je wilt dieper ingaan op bepaalde onderwerpen
je het eerste gesprek alleen hebt gevoerd en je van iemand anders uit het bedrijf een oordeel wilt
je wilt weten of de eerste indruk inderdaad klopt
je de directe collega’s de gelegenheid wilt geven om kennis te maken met een beperkt aantal kandidaten
je de kandidaat een aantal praktijksituaties wilt voorleggen of een proefopdracht wilt laten vervullen.

De definitieve keuze

Na een aantal gesprekken en eventueel een assessment en/of een psychologisch onderzoek maak je een keuze uit de overgebleven sollicitanten. Zet alle informatie en indrukken nog eens op een rij en vergelijk deze met elkaar. Je kunt hiervoor de volgende checklist gebruiken:

Wie voldoet het beste aan de selectie-eisen?
Wie past het best bij de organisatie en in het team?
Wie past wat betreft loopbaanontwikkeling het beste bij de organisatie en zal dus voor langere tijd kunnen blijven?
Wie past het beste binnen de financiële mogelijkheden?
In wie heb je het meeste vertrouwen op een prettige samenwerking?

Leg vervolgens de antwoorden naast elkaar en kijk welke sollicitant het beste scoort. De meest geschikte kandidaat nodig je uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek.

Het arbeidsvoorwaardengesprek

In het arbeidsvoorwaardengesprek komen doorgaans de volgende onderwerpen aan bod:

Je motivatie: je legt uit waarom je voor de kandidaat hebt gekozen en je vraagt een eerste reactie.
Je aanbod: contract voor bepaalde of onbepaalde tijd, proeftijd, arbeidstijden, beloning en eventuele persoonlijke arbeidsvoorwaarden. Geef een sollicitant altijd enige bedenktijd (een aantal dagen) om over het aanbod na te denken.
Praktische zaken: de eventuele datum van indiensttreding, de werkgeversverklaring, bankrekeningnummer en dergelijke. Eventueel bied je aan het eind van dit gesprek een schriftelijke arbeidsovereenkomst met bijlagen aan (in tweevoud) en vraag je de sollicitant een getekende kopie voor een bepaalde datum bij je in te leveren.

Auteur: Marieke van Oosterhout