Exitgesprek voeren

Een van je werknemers vertrekt. Omdat hij een andere baan heeft gevonden, met pensioen gaat of simpelweg omdat zijn tijdelijke dienstverband eindigt. In een exitgesprek - ook wel exitinterview – sta je stil bij het aanstaande vertrek van je werknemer. Het geeft je de mogelijkheid om waardevolle feedback te verzamelen, ongewenst (hoog) verloop in de nabije toekomst te voorkomen en om op een prettige manier uit elkaar te gaan, want wellicht zie je elkaar ooit weer eens terug.

Wat is een exitgesprek?

Een exitgesprek is het laatste formele gesprek dat je als bedrijf voert met een werknemer die op het punt staat te vertrekken. Het is verstandig elke medewerker hiervoor uit te nodigen, ongeacht zijn functie of het aantal dienstjaren. Wanneer iemand op staande voet wordt ontslagen, blijft een exitgesprek meestal achterwege. Je kunt een medewerker overigens niet verplichten om op je uitnodiging in te gaan.

Het belangrijkste doel van een exitgesprek is te achterhalen waarom iemand afscheid neemt, daarvan te leren en te zien wat er beter kan. Niet uitgekomen verwachtingen met betrekking tot de loopbaan, niet of onvoldoende kunnen toepassen van kennis of een te hoge werkdruk kunnen voor medewerkers redenen zijn om hun heil ergens anders te zoeken. Met de informatie die je krijgt kun je eventuele pijnpunten aanpakken en onnodig verloop in de toekomst voorkomen. Wanneer iemand met pensioen gaat, is de reden van vertrek natuurlijk duidelijk en zal de insteek van het gesprek meer gericht zijn op de ervaringen van de werknemer.

Een andere reden om een exitgesprek te houden is om een goede relatie tussen jou en de werknemer te behouden of te herstellen. Een werknemer die met een goed gevoel afscheid neemt, zal zich tegenover anderen positief uitlaten over zijn ex-werkgever en dat is de beste reclame die je kunt hebben. 

Bij voorkeur ligt de uitvoering van het exitgesprek in handen van een personeelsfunctionaris, omdat deze doorgaans meer betrouwbare informatie uit het eindgesprek zal halen dan wanneer je als direct leidinggevende het gesprek voert. Niet zelden ben je namelijk zelf (mede)oorzaak van het vertrek van je medewerker, maar de meeste werknemers zullen dit niet recht in je gezicht durven zeggen. Is het ontbreken van een afdeling P&O dan een reden om van het exitgesprek af te zien? Zeker niet, ook als leidinggevende kun je het gesprek aangaan, mits je het zorgvuldig aanpakt en het gesprek open aangaat.

Opbouw exitgesprek

Plannen

Een kwartier voor de afscheidsborrel je werknemer nog even bij je roepen voor een ‘exitje’, is niet professioneel. Zodra je weet per wanneer je medewerker uit dienst treedt, is het verstandig een datum en tijdstip te prikken voor het exitinterview. De laatste week voor het vertrek is het beste moment, want dan is je medewerker nog actief betrokken bij het bedrijf, kan hij vrijuit praten - het afscheid is immers nabij - en eventuele kritiek op collega’s zal de werksfeer niet meer nadelig beïnvloeden. Veel mensen weten niet wat een exitgesprek inhoudt. Het is dus verstandig om van tevoren duidelijk te maken waarover het gesprek gaat, wat het doel is, hoe lang het duurt, wat er met de besproken informatie gebeurt en waar en hoe lang dit wordt bewaard.

Voorbereiden

Een goed exitgeprek staat of valt met een goede voorbereiding. Verdiep je in de loopbaan van de medewerker. Op welke afdelingen heeft hij gewerkt, welke functies heeft hij vervuld, met wie heeft hij samengewerkt? Eventueel kun je een vragenlijst maken en de medewerker deze ter voorbereiding op het gesprek in laten vullen.

Voeren

Voor een goed exitgesprek maak je tijd vrij. Een uur is vrij normaal. Zoek een rustige plek op waar je ongestoord en vrijuit kunt praten. Je medewerker zal niet het achterste van zijn tong laten zien als hij merkt dat zijn collega’s met één oor meeluisteren. Stel de werknemer op zijn gemak zodat hij onbevangen en in sfeer van vertrouwen zijn verhaal kan doen. Open het gesprek en vertel in het kort wat het doel van het gesprek is en welke onderwerpen je wilt bespreken. Focus ook op de positieve aspecten van een exitgesprek. Vaak ontdek je zo welke zaken belangrijk en motiverend zijn voor de 'blijvers'.

Tijdens het gesprek staan de volgende drie vragen centraal:

• Hoe heeft de medewerker zijn tijd bij de organisatie ervaren?
• Welke zaken kunnen verbeterd worden?
• Wat is de reden van vertrek?
  

‘Hoe heb je je dienstverband bij ons ervaren?’, is een behoorlijk open vraag. Stel je deze vraag aan een medewerker, dan kan het antwoord alle kanten opgaan. Je kunt de antwoorden sturen door je vragen op te delen in vier subcategorieën:

• arbeidsinhoud
• arbeidsomstandigheden
• arbeidsverhoudingen
• arbeidsvoorwaarden

Voorbeelden van vragen die je kunt stellen over de arbeidsinhoud:

• Hoe vond je je werkzaamheden?
• Waren je taken te gemakkelijk of te moeilijk? Hoe kwam dit?
• Waren je taken stressvol?
• Hoe gevarieerd vond je je werkzaamheden?
• Welke verandering of verbetering zou je toejuichen?
  

Voorbeelden van vragen die je kunt stellen over de arbeidsomstandigheden:

• Hoe was je werkomgeving voor wat betreft:
• Verlichting
• Geluid/lawaai
• Temperatuur

• Welke verandering of verbetering zou je toejuichen?

Voorbeelden van vragen die je kunt stellen over de arbeidsverhoudingen:

• Hoe was je relatie met je collega’s?
• Hoe was de samenwerking met andere afdelingen?
• Welke verandering of verbetering zou je toejuichen?

Voorbeelden van vragen die je kunt stellen over de arbeidsvoorwaarden:

• Wat vond je van je primaire arbeidsvoorwaarden?
• Wat vond je van je secundaire arbeidsvoorwaarden?
• Wat vond je van je werktijden?
• Wat vond je van je loopbaanperspectieven binnen de organisatie?
• Welke verandering of verbetering zou je toejuichen?
  

Heb je genoeg informatie verzameld, dan kun je ingaan op de reden(en) voor vertrek. Vraag waarom de werknemer heeft besloten de organisatie te verlaten. Probeer je medewerker nooit over te halen om te blijven, de kans dat hij terugkomt op zijn besluit is nihil. Weet je de reden al, dan kun je je vraag beginnen met: 'Je hebt aangegeven dat je vertrekt omdat je een baan bij bedrijf X hebt aanvaard. Kun je toelichten waarom je hebt gekozen voor die baan bij dat bedrijf?' Het is de kunst om de ware reden voor het vertrek te achterhalen. ‘Ik was toe aan een nieuwe uitdaging,' is meestal de eerste reactie. Maar niemand gaat zomaar op zoek naar een nieuwe baan. Luister actief en vraag door als zaken je niet helder zijn, maar schiet niet in de verdediging en ga niet in discussie. Zorg ervoor dat de sfeer van het gesprek positief blijft of op zijn minst neutraal en je prettig afscheid van elkaar neemt. Vat het gesprek aan het einde nog even kort samen. Bedank de medewerker ten slotte voor zijn (jarenlange) inzet en het openhartige gesprek. Wens hem of haar oprecht succes en hopelijk tot ziens.

Evalueren

Feedback ontvangen is één, er iets mee doen is een tweede. Evalueer de punten die tijdens het gesprek naar voren zijn gekomen en zet ze zo nodig om naar acties of aandachtspunten. Is de reden van vertrek een aanleiding om de bedrijfscultuur nog eens goed onder de loep te nemen of de secundaire arbeidsvoorwaarden te veranderen? Welke positieve punten van je organisatie zijn naar voren gekomen en hoe kun je deze nog meer versterken en profileren?

En last, but not least: de informatie die je in een exitgesprek verkrijgt mag je nooit meenemen in de functie- en beoordelingsgesprekken van andere medewerkers.

Auteur: Marieke van Oosterhout