Gespreksvaardigheden

Soms moet je vragen stellen, een andere keer confronterend zijn en op een volgend moment zeg je juist helemaal niets maar luister je slechts. Een gesprek voeren, welk model je ook volgt, vergt al deze vaardigheden. De meeste kun je oefenen. Dus, ook wie van nature geen makkelijke prater is, kan uitgroeien tot een zelfverzekerde gesprekspartner.

Luisteren

Luisteren bestaat uit: belangstelling tonen, iemand de ruimte geven zijn verhaal te doen, laten merken dat je luistert, vragen stellen en feedback geven.

Feedback geven

Feedback is een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander. Feedback is onmisbaar als je met anderen samenwerkt. Je moet zo nu en dan kunnen zeggen dat het werk van de ander niet in orde is, of juist heel erg goed is. Je stuurt elkaar bij door commentaar te geven. Wie feedback geeft, kan ook feedback terug verwachten. Dat is soms onprettig, maar je leert ermee leven, als iedereen zich aan de regels houdt.

Feedback ontvangen

Feedback kun je zien als een kado. Je kunt het aannemen, uitpakken en er je voordeel mee doen. Of je neemt het aan, bedankt de gever en legt het vervolgens in een kast om er nooit meer naar om te kijken. Je kunt feedback het beste zien als een kans om iets te leren. Hoe? Door goed te luisteren, toelichting te vragen en vervolgens te bedenken wat je ermee gaat doen.

Feedback vragen

Heb je twijfels over hoe je functioneert? Of zou je wel wat nieuws willen leren, maar je weet niet precies wat? Dan kan het heel nuttig zijn om feedback te vragen aan je leidinggevende of aan je collega's. Daar is soms wat moed voor nodig.

Vragen stellen

Luisteren is de belangrijkste gespreksvaardigheid, maar meteen daarna komt vragen stellen. Met de juiste vraag komt alles boven tafel wat je wilt weten.

Discussiëren

Discussiëren doe je als je een verschil van mening hebt. Met alleen roepen: ´Ik vind dat we minder moeten vergaderen!´, krijg je geen gelijk. Je moet je mening met argumenten kunnen onderbouwen. Of je gebruikt tegenargumenten om het standpunt van de ander onderuit te halen. Als je een hbo-opleiding volgt, zul je regelmatig moeten discussiëren in projectgroepen.

Communiceren via een 'ik-boodschap'

Als je iemand wilt wijzen op iets wat jou hindert in zijn of haar gedrag, doe je er goed aan je aanmerkingen te verpakken in een 'ik-boodschap'. Je formuleert wat jíj wilt en waaraan jij behoefte hebt. Het voorkomt dat de ander je opmerking opvat als een beschuldiging.

Je gespreksvaardigheden aantonen in een sollicitatie

Je solliciteert naar een functie als aankomend trainer bedrijfsopleidingen. Ze vragen naar iemand met excellente gespreksvaardigheden. Je vraagt je af wat ze daarmee bedoelen. Als trainer moet je niet alleen voor groepen kunnen staan, maar ook trainingen verkopen aan klanten en praten over doelstellingen van een training voor een bepaald bedrijf. Ook moet je met individuele deelnemers intake-gesprekken houden, waarin je samen met de kandidaat bepaalt of een training past bij zijn leervragen en niveau.

In je werk als P&O-adviseur heb je wel voorbeelden, maar als coach van een dames volleybalteam moet je écht al je gespreksvaardigheden inzetten. De ene keer heb je een slechtnieuwsgesprek met een van de speelsters omdat je haar inzet onvoldoende vindt. Een andere keer moet je alles op alles zetten om jouw team in die belangrijke finale vanaf de zijlijn te motiveren. Laatst zat je zelfs met de commercieel directeur van een groot bedrijf aan tafel, en heb je een groot sponsorcontract binnengehaald.

Dit zet je in je sollicitatiebrief en heb je achter de hand voor je sollicitatiegesprek. Je laat je gespreksvaardigheiden tijdens het gesprek natuurlijk ook zíen.

Andere voorbeelden

• Journalist: Bij iedere persoon moet ik een ander palet aan gespreksvaardigheden inzetten. Als ik een politicus interview leg ik hem vaak het vuur aan de schenen, om achter de waarheid te komen. Dat doe ik door te discussiëren en hem met eerdere uitspraken te confronteren. Maar laatst maakte ik een persoonlijk portret van een schrijfster, dan luister ik en motiveer haar om verder te vertellen.
• Maatschappelijk werker:  Sommige cliënten zijn erg verlegen, anderen zijn juist in de problemen gekomen hun overmoedigheid. In de manier waarop ik de gesprekken voer, houd ik daar rekening mee. Vaak zeggen mensen met hun lichaam iets anders dan ze mij in woorden proberen duidelijk te maken. Daar geef ik ze dan feedback over.
• Verkoper: Ik sluit me in een verkoopgesprek aan bij de interesses van mijn klant, daarvoor moet ik goed naar ze luisteren. Dat is vaak niet genoeg om de verkoop te bezegelen. Bij sommige klanten werkt het goed wat druk op ze te zetten, bij anderen ben ik meteen het contact kwijt als ik dat doe. Ik let daarvoor op hun lichaamshouding, hun stem en gezichtsuitdrukking. Daaruit haal ik de informatie over welke tactiek ik het beste in kan zetten.

Voorbeelden van vragen over gesprekvaardigheden tijdens het sollicitatiegesprek:

• Heb je onlangs diepgaande gesprekken met medewerkers gevoerd? Welke? Hoe heb je die gesprekken voorbereid? Wat verliep er goed in de gesprekken en wat kon beter?
• Hoe vind je dat dit gesprek verloopt? Wat vind je goed en wat zou jij anders doen als jij aan de andere kant van de tafel zat?
  

Auteur: Mariëlle de Groot