Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Managementvaardigheden Personeel werven en selecteren Introductiebeleid opstellen

Introductiebeleid opstellen

Na een lange werving- en selectieprocedure is bij Administratiekantoor ‘Alles op een rij’ de kogel door de kerk: Tessa wordt de nieuwe medewerker financiële administratie. Fris en fruitig meldt ze zich op haar eerste werkdag bij de receptie. Maar helaas, de receptioniste is niet op de hoogte van haar komst. Ze belt met de leidinggevende van Tessa, maar die heeft een vergadering buiten de deur en is pas in de middag op kantoor. Tessa krijgt een bezoekersbadge en na een lange zoektocht vindt ze eindelijk haar afdeling. Haar collega heet haar welkom en wijst Tessa haar nieuwe werkplek. Op het bureau staan tientallen dozen. “We hebben nog geen tijd gehad om ze weg te werken,” luidt het commentaar. Het laatste restje enthousiasme dat Tessa nog had, verdwijnt als sneeuw voor de zon …

Organisaties sparen vaak kosten noch moeite om de juiste man of vrouw voor een openstaande vacature te vinden: dure advertenties in vakbladen, stands op carrièrebeurzen en vele sollicitatiegesprekken en overleggen. Het kan niet op. Wanneer het schaap met de vijf poten eindelijk is gevonden en zijn of haar handtekening onder het contract heeft gezet, is de buit binnen. Of toch niet? De eerste honderd dagen bij een nieuwe werkgever bepalen of iemand een band met de organisatie krijgt of toch vertrekt. Het is aan jou als nieuwe werkgever om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen en te voorkomen dat je een nieuwe werving- en selectieprocedure kunt starten. 

Wat zijn de voordelen van een goede introductie?

Als organisatie ben je wettelijk niet verplicht om een goed introductiebeleid te voeren, maar het is wel raadzaam. Uit onderzoek is gebleken dat een rampzalig verlopen eerste werkdag in één op de 25 gevallen de belangrijkste reden is om te vertrekken. Door een ondeugdelijk introductiebeleid zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker zich teveel aan zijn lot voelt overgelaten. De een kan hier beter mee omgaan dan de ander, maar wanneer de nieuwe medewerker snel weer vertrekt, kost dat tijd én geld. Een goed introductiebeleid is een investering in mens en organisatie en verdient zichzelf dubbel en dwars terug, want:

Hoe zorg je voor een goed introductiebeleid?

Een goed introductiebeleid heb je niet in een middagje in elkaar gedraaid; het houdt meer in dan het regelen van een werkplek en een instructie voor de werkzaamheden. Een goede introductie is afgestemd op de organisatie en de functie die de medewerker gaat uitvoeren. Iemand die lopendebandwerk verricht heeft een ander inwerkprogramma nodig dan een projectmanager. De eerste zal een meer vastomlijnd en meer begeleid programma nodig hebben dan de tweede. Maar dit wil niet zeggen dat je een zelfstandige hoogopgeleide medewerker aan zijn lot kunt overlaten. Hoe assertief en zelfstandig iemand ook is, elke nieuwe medewerker heeft behoefte aan begeleiding, steun en een klankbord.

Het volgende stappenplan geeft je handvatten om een gedegen introductiebeleid op te zetten.

Stap 1: Bepaal wie het introductiebeleid gaat opstellen

Bij grote organisaties ligt de verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van een introductiebeleid in de meeste gevallen bij de afdeling P&O. Bij kleinere organisaties neemt de directeur dit meestal op zich. Belangrijk is dat degene die de procedure opstelt bekend is met het bedrijf, zowel met de werkzaamheden als met de bedrijfscultuur. 

Stap 2: Bepaal de doelstellingen van je introductiebeleid

Wat is het belangrijkste doel van de introductie? Je kunt hierbij denken aan de nieuwe medewerker:

Bepaal je hoofddoelen en zet ze in volgorde van belangrijkheid. Werk de hoofddoelen vervolgens uit. Een voorbeeld. Als je hoofddoel ‘Op de hoogte brengen van de veiligheidsvoorschriften’ is, kunnen de volgende onderwerpen aan bod komen:

Stap 3: Bepaal het programma voor de eerste werkdag

Ongeacht functie en ervaring voelen de meeste nieuwe medewerkers zich op hun eerste werkdag in meer of mindere mate gespannen en vragen ze zich af:

De allereerste werkdag bepaalt voor een belangrijk deel hoe de nieuwe werknemer jou als kersverse broodheer ervaart. Door deze dag goed voor te bereiden, voelt de nieuwe werknemer zich welkom en gewenst en kan hij snel aan de slag in zijn nieuwe functie. De eerste werkdag zal dus vooral in het teken moeten staan van welkom heten,  kennismaken en inwerken. Kortom, een stevige basis leggen voor een goede relatie. Bedenk hoe je dit wilt vormgeven en maak een scenario voor de dag.

Plan de eerste werkdag zo concreet mogelijk. Wie leidt de nieuweling rond? Aan wie wordt hij de eerste dag voorgesteld? Zijn er veiligheidsprocedures waarvan hij op de hoogte moet worden gesteld? Wie wordt zijn mentor? Welke taken kan hij op zich nemen? Vergeet in dit scenario niet op te nemen wat er voor deze eerste werkdag geregeld moet zijn, zoals een computeraccount, een werkplek, een laptop, een badge en andere triviale zaken. Voorkom dat je de nieuwe medewerker overlaadt met bergen informatie. Hij zal het toch niet allemaal in zich op kunnen nemen. Spreidt het liever uit over een aantal dagen en biedt echt belangrijke informatie ook op papier aan, zodat hij het op een later moment nog eens rustig kan doornemen.

Stap 4: Bepaal het programma voor na de eerste werkdag

Na de eerste werkdag begint de nieuwe medewerker aan het proces van wennen, leren en verder kennismaken. Kennismaken met de organisatiecultuur, de geldende waarden en normen, collega’s en klanten. Gedurende dit proces bouw je steeds meer een band met hem op, ondersteun je hem bij vragen en stuur je hem bij wanneer dit nodig is. Moet de werknemer met ingewikkelde programma’s of geavanceerde apparaten werken, zorg ervoor dat hij in de eerste werkweek een passende training krijgt of door een ervaren collega wordt opgeleid. Daarmee voorkom je dat hij te lang aanmoddert of onnodig vaak hulp nodig heeft. 

Stap 5: Evalueer

Informeer na de eerste werkdag, de eerste werkweek en de eerste werkmaand bij de nieuwe werknemer hoe het met hem gaat. Vraag of er problemen zijn waarmee je hem kunt helpen. Evalueer of het introductieprogramma toereikend is en of het versneld of vertraagd moet worden.  

Aanbevolen boeken

Auteur: Marieke van Oosterhout

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/personeel-werven/introductiebeleid Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: