Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Beroep Economie en management Beleid/ondersteunend Office manager/directiesecretaresse

Office manager/directiesecretaresse

Hoewel managers en andere professionals graag met alle eer strijken, is er een leger van mensen dat er achter de schermen voor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Directiesecretaresses (M/V) of managementassistenten zijn de steun en toeverlaat van een manager, directeur (M/V) of directieteam. De office manager zorgt ervoor dat alles op het kantoor aanwezig is en als een zonnetje loopt. Daarnaast geeft zij leiding aan het secretariaat.

DirectiesecretaresseWat zijn de verschillen tussen de office manager en de directiesecretaresse?

Hoewel de functies erg op elkaar lijken - de namen worden ook door elkaar gebruikt - zijn er ook verschillen.
De directiesecretaresse verzorgt de ondersteuning van een directeur of directie.

Een office manager geeft leiding aan een secretariaat. Dat kan een directiesecretariaat zijn, of een afdelingssecretariaat. Vaak is zij meewerkend voorman, wat betekent dat ook zij een aantal secretariële werkzaamheden voor haar rekening neemt. Dat zijn vaak de complexere klussen.

Diana van Tholen is office manager op de financiële afdeling van een verzekeringsmaatschappij. "Het leukst aan mijn werk vind ik dat het zo afwisselend is. Niet alleen de taken, maar juist ook de diversiteit aan mensen. Je hebt met iedereen te maken. Op alle niveaus en binnen én buiten je eigen afdeling en organisatie. Bovendien weet je eigenlijk alles wat er speelt, tot op het hoogste niveau aan toe."

In vergelijking met de directiesecretaresse is de ondersteuning van een office manager minder exclusief voor één of enkele personen. Ze ondersteunt dus niet altijd een directie. Bovendien geeft zij zelf ook leiding aan een team van ondersteuners. Het is overigens niet uitgesloten dat ook een directiesecretaresse leiding geeft, namelijk aan een directiesecretariaat. De functiebenaming kent dus veel grijze gebieden.

Wat doen office managers en directiesecretaresses?

Directiesecretaresse/managementassistent

De directiesecretaresse is de steun en toeverlaat van de directeur of directie. Ze regelt zijn (of haar: voor de leesbaarheid van de tekst wordt hiervoor 'zijn' gebruikt) afspraken, verzorgt zijn correspondentie en ondersteunt hem bij de planning van zijn werk. Zij kan een strenge portier zijn die bepaalt wie wel en niet bij de directeur naar binnen mag en zo heeft ze veel invloed binnen de organisatie. Omdat iedere directeur andere wensen heeft voor ondersteuning, kunnen de taken variëren. Eén ding is duidelijk: zonder een sterke directiesecretaresse bakt menig directeur er weinig van. Samen vormen zij een sterk team. 

Daniëlle Opduin is directiesecretaresse bij een ICT-consultancybureau. "Ik werk direct voor de directeur en we kunnen het uitstekend met elkaar vinden. Ik ben een van de weinige mensen die hem kan aanspreken op zijn gedrag – soms is hij bijvoorbeeld wel nukkig. Onze werkrelatie is gebaseerd op vertrouwen. Omdat ik zie wat voor verantwoordelijkheden hij op z'n bord heeft, kan ik erg veel van hem hebben. Gelukkig hij dus ook van mij. Wij zijn echt een team en werken samen op basis van gelijkwaardigheid. Dat is belangrijk. Het is fijn dat hij mijn bijdrage ziet en me serieus neemt."

Taken

  1. Regelt afspraken en plant mede het werk.
  2. Bereidt vergaderingen voor en notuleert deze.
  3. Verzorgt de zakelijke correspondentie.
  4. Voert contacten met andere afdelingen.
  5. Zorgt voor een archief.

1. Regelt afspraken en plant mede het werk

Je beheert de agenda van een directeur of de directie. Dat is geen gemakkelijke taak. Het aantal aanvragen voor afspraken is meestal groter dan de tijd die de directeur of de directie heeft. Je moet dus goed op de hoogte zijn van de prioriteiten, zodat je goed kunt inschatten of het wel of niet belangrijk is. En je zegt zonder enige vorm van schaamte afspraken ook weer af als er zich iets belangrijkers voordoet.

Omdat je de afspraken van de directeur bijhoudt, weet je ook precies wanneer hij bijvoorbeeld een presentatie moet houden. Daar houd je rekening mee bij het maken van afspraken. Voordat de directeur een belangrijke presentatie voor de Raad van Commissarissen moet houden, plan je niet zijn agenda helemaal vol met afspraken. Daarnaast zorg je ervoor dat alles wat hij van anderen nodig heeft, op tijd binnen is.

2. Bereidt vergaderingen voor en notuleert deze

Wanneer is de vergadering tussen die drie drukbezette mensen, waar gaan ze het over hebben, welke stukken moet iedereen vooraf lezen en wie levert dat aan? De directiesecretaresse regelt de hele logistiek van vergaderingen. Een tijdrovende bezigheid, want in het Nederlandse bedrijfsleven en bij de overheid wordt nogal wat ´afvergaderd´. De afspraken die op directieniveau in de vergaderingen worden gemaakt, zijn bepalend voor de hele organisatie. Een directiesecretaresse maakt de verslagen van het directieoverleg en houdt de gemaakte afspraken bij. Om een verslag goed te kunnen maken, is het belangrijk dat je weet wat er speelt in het bedrijf. Zo plaats je alles in de juiste context. Goed notuleren is echt een kunst apart.

Carrièretijgerin3. Verzorgt de zakelijke correspondentie

De correspondentie van de directeur of de directie gaat via jou. Vaak moet je het met een aantal zinnen van de directeur doen. Jij maakt daar keurige, leesbare en correcte brieven van. Soms moet dat ook in andere talen, vaak in het Engels. Vaak handelen directiesecretaresses een belangrijk deel van de correspondentie ook zelfstandig af.

4. Voert contacten met andere afdelingen

De inbreng van de directie is ontzettend belangrijk binnen een bedrijf, en andersom. Zonder de input van andere afdelingen weet de directeur niet wat hij moet zeggen. Jij coördineert deze stroom aan communicatie en informatie. Je hebt veel contacten binnen de organisatie en weet iedereen te vinden die je nodig hebt.

5. Zorgt voor een archief

Brieven, belangrijke documenten en contracten worden door jou zowel op papier als digitaal goed georganiseerd opgeborgen. Je kunt het dus altijd weer terugvinden, je baas trouwens ook. Dit is geen sinecure: bij een beetje directeur gaan enorme stapels documenten en brieven voorbij. Jij zorgt daarom voor een overzichtelijk documentatiesysteem.

En wat zijn de taken van een office manager?

Vaak heeft een office manager ook taken die overeen komen met de directiesecretaresse. Daarnaast heb je als office manager vaak de volgende taken:

  1. Je beheert personele zaken.
  2. Je regelt facilitaire zaken, doet de inkoop van kantoorartikelen en beheert de budgetten daarvoor.
  3. Je geeft leiding aan het secretariaat.

1. Beheert personele zaken

Je houdt een deel van de personeelsadministratie bij. Ook zit je bijvoorbeeld bij het overleg met de bedrijfsarts en ben je voor jouw afdeling (en de afdeling of afdelingen waar jij het secretariaat voor runt) het aanspreekpunt voor de P&O-adviseurs.

2. Regelt facilitaire zaken, doet de inkoop van kantoorartikelen en beheert de budgetten daarvoor

Ook voor de inrichting van het kantoor en de inkoop van kantoorartikelen moeten ze bij jou zijn. Je houdt de voorraden bij, bestelt nieuw materiaal en regelt de aankoop van bijvoorbeeld het nieuwe kopieerapparaat. In grotere organisaties doe je zaken met de facility manager, die de inkoop voor de gehele organisatie doet. Ook verhuizingen organiseer en regel je.

Voorbeeld: de verhuizing
Het verhuizen van een kantoor is vaak een lastig project. Als office manager doe je de planning van de verhuizing, regel je zaken met de facilitaire afdeling, zorg je dat medewerkers op tijd hun spullen gepakt hebben en regel je bijvoorbeeld de verhuizing van de telefoonlijnen. Op de dag van de verhuizing houd je alles in de gaten. Je opereert als een soort crisismanager en rent van brandje naar brandje.

Bij het aankopen van nieuwe kantoorartikelen en het runnen van een kantoor hoort een budget. Jij beheert een aantal budgetten van jouw organisatie of afdeling, bijvoorbeeld voor de inkoop van kantoorbenodigdheden. Wat onder andere wil zeggen dat je ervoor zorgt dat er ook aan het eind van het jaar geld is voor papier en het uitvoeren van reparaties. Ook bijvoorbeeld het jaarlijkse afdelingsuitje wordt door jou gemanaged en afgestemd op het beschikbare budget.

3. Geeft leiding aan het secretariaat

Als office manager geef je leiding aan het secretariaat, je hebt dus managementtaken. Dat betekent dat je zorgt voor:

Rollen

Diana van Tholen is office manager bij een verzekeringsmaatschappij: "Je moet heel erg handig zijn voor deze baan. Als bijvoorbeeld het kopieerapparaat het niet doet, komen de mensen toch bij mij. Ook met vragen over de automatisering ben ik het eerste aanspreekpunt."

Regelaar/Manusje-van-alles

Jij regelt het wel! Als office manager zorg je ervoor dat alles om te werken aanwezig is, bent de schakel tussen verschillende afdelingen, zorgt dat er verhuisd wordt en dat zieke medewerkers, jarige en nieuwe medewerkers een bloemetje krijgen. Eigenlijk pak je alles aan wat op je pad komt. Als directiesecretaresse krijg je met alles te maken waar je directeur mee te maken heeft. Je biedt ondersteuning op maat. Dat kan ook – in noodgevallen – het aanzetten van een knoop zijn, net voor hij een belangrijke vergadering instapt. Goede office managers en directiesecretaresses hebben dus vele talenten.

Manager

Als office manager geef je leiding aan een team van secretaresses. Je zorgt voor een gemotiveerd team, stelt in overleg de doelen vast, voert functioneringsgesprekken met medewerkers en verdeelt het werk.

Als directiesecretaresse stuur je ook vaak anderen aan, uit naam van de directeur of directie. Je hebt dan geen formele leidinggevende positie, maar zorgt er wel voor dat het werk gebeurt en dat het goed gebeurt.

Spin-in-het-web

Je hebt goede contacten binnen de organisatie en daaromheen. Je bent een netwerker pur sang en weet bij iedereen op welke knoppen je moet drukken om de dingen gedaan te krijgen.

Procesbewaker

Jij zorgt ervoor dat alles loopt zoals het moet lopen. Daarvoor heb je een aantal procedures opgesteld en processen ingericht. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken. Waarmee kunnen mensen bij het secretariaat terecht? Wie kan bij het secretariaat terecht: iedereen, of alleen het management van de afdeling? Hoe komen de verschillende onderdelen van een rapport bij elkaar, waar de directie mee naar buiten moet? Wanneer zijn de pieken in het werk, en hoe vang jij of vangt jouw afdeling deze op? Kortom, alles wat nodig is voor een tip top ondersteuning wordt door jou georganiseerd en gestroomlijnd.

Gastvrouw (M/V)

Mensen die een afspraak hebben met de directie worden door jou gastvrij ontvangen. Of: je zorgt ervoor dat anderen dat doen. Professionaliteit en vriendelijkheid zijn de standaard. Je bent je er terdege van bewust dat jij en/of je afdeling een visitekaartje zijn voor het bedrijf.

Waar werk je als directiesecretaresse of office manager?

Als office manager werk je natuurlijk op kantoor. En dan wel op een kantoor waar de kwaliteit van de ondersteuning als belangrijk wordt gezien. Je kunt zowel op een groot kantoor werken, dan ben je office manager van een grotere afdeling, of een klein kantoor, dan ben je office manager van het hele bedrijf. Directiesecretaresses vind je in vrijwel iedere organisatie. Haar plek is natuurlijk bij de directie.

Wat is je plaats in de organisatie?

Een office manager is een onderdeel van de ondersteuning. Je geeft leiding aan het secretariaat of bent daar onderdeel van. Je werkt bijvoorbeeld samen met de facilitair manager en de P&O-adviseurs. De directiesecretaresse ondersteunt de directie of de directeur; daardoor heb je met het gehele bedrijf te maken.

Pien Ritt, Management Assistent bij Dunlop Slazenger Benelux:
 “Ik ben de secretaresse van drie managers. Wat ik niet accepteer is dat taken in het voorbij lopen worden gedelegeerd. Dan zeg ik: 'Nee, wacht even totdat ik op mijn plek zit.' Daar ligt mijn boekje en daar liggen mijn mappen. Dan schrijf ik het op. Ik maak het geel als het haast heeft en zorg dat ik het aan het eind van de dag weer weg kan strepen.”

Wie is je baas?

Office manager en directiesecretaresse vallen meestal onder de directeur. Soms maakt de office manager zelfs deel uit van het management team.

Wat zijn de ontwikkelingen in het beroep?

Medewerkers binnen organisaties worden mobieler, werken thuis of zijn onderweg naar zakelijke relaties. Daarom wordt het belang van goed office management steeds groter en komen er dus ook steeds meer hbo-opgeleide office managers. Ook directiesecretaresses zijn steeds hoger opgeleid. Door internationalisering worden de talen binnen het beroep steeds belangrijker, vooral het Engels. Het zal dan ook niet verbazen dat er een hbo-opleiding is voor directiesecretaresses.

Welke competenties heb je nodig?

Natuurlijk kun je foutloos Nederlands en Engels schrijven en kun je in jouw archieven alles probleemloos terugvinden. Buiten de eisen die aan iedere secretariaatsmedewerker worden gesteld, worden er voor de functies directiesecretaresse en office manager meer competenties gevraagd.

Probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn

Als ondersteuner los je problemen op. Je ziet knelpunten van te voren, wacht niet af en neemt meteen maatregelen. Je durft beslissingen te nemen: besluitvaardigheid is je tweede natuur.

Daniëlle: “Ik raak er niet gestrest van als dingen misgaan. Ik vind het vooral leuk om ervoor te zorgen dat het allemaal weer goed komt. Dan voel ik me echt als een vis in het water.”

Klantgericht zijn

Je levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk van anderen. Daar ben je je steeds van bewust. Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld, je doet graag wat voor een ander en kunt mensen vriendelijk te woord staan. Je klanten zijn in jouw geval vooral je collega´s en je baas. Klantgericht zijn is goed kijken en luisteren naar wat de ander nodig heeft. Daar maak je dan duidelijke afspraken over. Zo zijn de verwachtingen over wat je doet helder.

Assertief zijn

Een té klantvriendelijke office manager of directiesecretaresse is ook weer niet goed. Assertiviteit betekent dat je ook duidelijke grenzen stelt en deze helder en resoluut communiceert. Hiermee voorkom je dat je een speelbal wordt van je omgeving. Als office manager die leiding geeft aan het secretariaat, zul je af en toe je medewerkers moeten beschermen tegen onredelijke eisen van anderen.

Diana: "De druk op mijn afdeling, het secretariaat, kan ontzettend hoog zijn. Wij zitten aan het eind van het proces, dat wil zeggen dat wij vaak dingen moeten afmaken. Soms wordt er onvoldoende rekening mee gehouden dat wij ook een planning én grenzen hebben. Met ongelukkige secretaresses aan de ene kant en boze professionals aan de andere kant is het belangrijk dat ik nuchter blijf en mijn hoofd koel houd. Vaak kun je met wat humor de boel wel wat opklaren. Daarnaast blijf ik erop hameren bij de collega's dat ze ons op tijd moeten informeren over wat er aan werk komt. Dan kunnen we daar rekening mee houden."

Integer zijn

Met name als directiesecretaresse krijg je te maken met veel vertrouwelijke informatie. Niet alleen over het reilen en zeilen van je baas - uiterst waardevol in de interne kantoorpolitiek - maar ook bijvoorbeeld zeer concurrentiegevoelige informatie of informatie over ingrijpende plannen die nog geheim moeten blijven. Je begrijpt, van jou wordt verwacht dat je dit allemaal onder de pet houdt. De positie van je baas en het bedrijf zijn in hoge mate afhankelijk van jouw integriteit.

Kunnen improviseren/flexibel zijn

Als alles anders loopt dan verwacht, dan komt al je improvisatietalent goed van pas. Je bent super flexibel: afspraken die uitlopen, problemen met de verhuizing: jij pakt het op, zet alle zeilen bij en zorgt dat alles weer op zijn pootjes terecht komt.

Accuraat zijn

Als directiesecretaresse zal het je niet gebeuren dat de directeur niet op een afspraak verschijnt. Of dat de afspraken in het directieoverleg verkeerd worden opgeschreven. Zorgvuldigheid of accuratesse zijn zeer belangrijke eigenschappen voor zowel de office manager als de directiesecretaresse.

Snel kunnen schakelen

Je bent super stressbestendig en alert. Je hebt vaak veel dingen tegelijkertijd op je bord liggen, dus je schakelt moeiteloos over van de ene klus naar de andere, bijvoorbeeld als er iets belangrijkers voorbij komt.

Kritisch zijn

Als directiesecretaresse ben je vaak de schakel tussen je baas en de buitenwereld. Directeuren zijn mateloos populair, binnen het bedrijf en daarbuiten. Jij scheidt het kaf van het koren, alleen wat echt belangrijk is komt bij jouw baas terecht. Daar komt jouw kritisch denkvermogen, samen met je kennis van zaken en assertiviteit natuurlijk mooi tot zijn recht.

Harry Kamps is telemarketeer voor een business-to-businessbedrijf. "Directeuren zijn een belangrijke doelgroep voor ons. Zij zijn tenslotte degenen die de beslissingen nemen. Een factor om rekening mee te houden bij het bellen, zijn de secretaresses. Soms heb je mazzel en word je zonder al te veel gezeur doorverbonden. Vaak is het lastig en kom je er niet doorheen. Het zijn soms net waakhonden. Ze prikken door je verhaal heen en bedanken je vriendelijk voor de moeite. Da´s jammer, want dan kan ik mijn verkoopverhaal niet kwijt."

Wat onderscheidt een top office manager van een gewone?

Een top office manager is de spil van de organisatie. Zij kan met heel verschillende types mensen door een deur en weet alles wat er speelt. Bovenal is ze in staat de lastige brug tussen aan de ene kant de professionals met hun eisen en aan de andere kant de ondersteuning (het secretariaat) te slaan. Verwachtingen zijn helder, de organisatie loopt op rolletjes. Ze is van alle markten thuis, weet over alles wat en kan dus overal induiken. ICT, kantoorautomatisering, leidinggeven, kantoorinrichting, alles wat van belang is voor een modern kantoor pakt ze op. Daarnaast is ze een bevlogen en inspirerende manager met een duidelijke visie op de rol en de plaats van de ondersteuning in de organisatie.

Een gewone office manager staat maar in één wereld: die van de managers óf die van de ondersteuning. 

En wat onderscheidt een top directiesecretaresse van een gewone?

Een top directiesecretaresse heeft overal haar lijntjes. Ze is echt de spil in de organisatie en een persoon om rekening mee te houden. Ze weet namelijk alles wat er speelt. Ze is een zeer sterke persoonlijkheid: eigenlijk managet ze vaak meer haar baas dan andersom. Dat geeft niets, want zij weet wat ze waard is en kan rustig een ander het voetlicht gunnen.

Hoe word je office manager, directiesecretaresse of management-assistent?

De meeste office managers en directiesecretaresses zijn doorgegroeid vanuit een secretariële functie en hebben zich met cursussen het vak eigen gemaakt.

Office manager

Tegenwoordig is er ook een hbo-opleiding office management. Deze heb je niet altijd nodig om een leuke baan als officemanager te vinden. Maar het is eigenlijk wel aan te raden. Het office management wordt steeds complexer. Kritisch kunnen denken en de organisatie als geheel begrijpen zijn belangrijke aspecten van het werk. Dat is wat je leert in een hbo-opleiding. De verwachting is dan ook dat office management op hbo-niveau steeds gewoner zal worden. Het is overigens niet ongebruikelijk dat, bijvoorbeeld bij een universiteit of adviesbureau, de office manager een academische opleiding heeft.

Directiesecretaresse/managementassistent

Om je werk als directiesecretaresse of managementassistent goed uit te kunnen uitvoeren, moet je heel veel kunnen en begrijpen. Je moet de organisatie kunnen doorgronden en goed zijn in talen. Enig juridisch inzicht en verstand van leidinggeven zijn daarnaast handig. Op mbo-4-niveau wordt de opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent aangeboden.

Andere trajecten

Er zijn ook andere mogelijkheden om het vak in te rollen. Dit varieert van korte cursussen tot langere opleidingen. Vaak zijn er mogelijkheden om door te groeien vanuit een functie als secretaresse. Je moet wel een heel erg goede secretaresse zijn en veel in je mars hebben, wil je directiesecretaresse of office manager kunnen worden. Om je kennis bij de tijd te houden zul je ook cursussen en trainingen moeten volgen. 

Voorbeeldloopbaan
Na haar administratieve mbo-opleiding ging Suzanne aan de slag als secretaresse bij een klein transportbedrijf. Daar werkte ze vier jaar lang met veel plezier. Ze groeide in haar baan en nam steeds meer verantwoordelijkheid. Dat kan in een klein bedrijf. Ze deed wel wat cursussen, vooral op het gebied van Office (Excel en Word). Toen ze 22 was maakte ze een overstap naar een bank. “Ik was uitontwikkeld daar. Had behoefte aan nieuwe uitdagingen." Ze koos voor een bank omdat die haar meer mogelijkheden voor ontwikkeling bood. Ze werkte als secretaresse bij een bankfiliaal bij haar in het dorp. "Het was wel even wennen, een bank heeft een heel andere cultuur. Maar juist zo´n zakelijke professionele omgeving paste goed bij me. Toen ik de mogelijkheid kreeg om naast mijn werk een opleiding hbo office management te doen, greep ik die kans aan. Nog voor ik de opleiding had afgerond, werd ik gevraagd leiding te geven aan het secretariaat. Dat was een zware tijd. Het leidinggeven was duidelijk iets wat ik moest leren en ik had ook nog die opleiding erbij… Ik moest een hele nieuwe werkrelatie opbouwen met mijn collega´s. Toch ben ik blij dat ik het gedaan heb. Mijn baan geeft altijd weer nieuwe uitdagingen. Onlangs hebben we een grote reorganisatie gehad, daar ben ik volop bij betrokken geweest."

Wat zijn je carrièremogelijkheden?

Voor een office manager of directiesecretaresse op hbo-niveau zijn er verschillende doorgroeimogelijkheden.

Welke beroepen lijken erop?

Aanbevolen websites

Aanbevolen boeken

Het boek is met de nodige humor geschreven en beschrijft de taal, de schriftelijke communicatie en de omgangsvormen in het bedrijfsleven. Het bevat veel hilarische anekdotes en tips voor communicatie en de organisatie van je eigen werk.

Omdat office managers en directiesecretaresses met veel verschillende mensen te maken hebben en leiding geven aan anderen, zijn coachingsvaardigheden behoorlijk handig. Dit boek helpt je deze te ontwikkelen.

Auteur: Mariëlle de Groot

http://www.carrieretijger.nl/beroep/economie-management/beleid-ondersteunend/office-manager Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: