Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Professionele vaardigheden Visie ontwikkelen Afdelingsvisie ontwikkelen

Afdelingsvisie ontwikkelen

Als de organisatie als geheel een visie heeft, verandert er nog weinig. Afdelingen binnen de organisatie moeten hun steentje bijdragen om de visie te kunnen realiseren. Daarvoor worden afdelingsvisies ontwikkeld, een beeld van waar de afdeling staat over (bijvoorbeeld) vijf jaar. Die visie wordt vertaald in een jaarplan.

Wat is een afdelingsvisie?

Een afdelingsvisie is een beeld op langere termijn (bijvoorbeeld vijf jaar) waarheen de afdeling zich moet ontwikkelen, om de organisatievisie te kunnen realiseren.

Met de organisatievisie in het achterhoofd, moet de afdelingsvisie het volgende helder maken:

Hoe ontwikkel je een afdelingsvisie?

Een afdelingsvisie wordt meestal met een groep opgesteld tijdens een werkconferentie. Als de afdeling niet zo groot is, kan het hele team erbij betrokken worden. Vaak is er een externe begeleider bij die het proces van het komen tot een visie begeleidt.

Doorgaans zijn er verschillende stappen in het ontwikkelen van een afdelingsvisie:

  1. informatie verzamelen
  2. informatie verwerken
  3. brainstormen of discussiëren over de visie
  4. een visie formuleren

Arjan Buitendijk deed mee aan de visiebijeenkomst van zijn afdeling: ‘We begonnen met een overdosis aan informatie. Ik dacht nog: hoe komen we ooit op een creatief spoor? Aan het begin van de middag veranderde de sfeer, het werd spannend. Toen kwamen we op de echte fundamentele discussies over onze toekomst.’

1. Informatie verzamelen

Denk aan beleidsstukken over het bedrijf, de organisatievisie, stukken van afdelingen waar jouw afdeling veel mee samenwerkt, et cetera. Kijk ook naar stukken over de ontwikkelingen in de markt en in het vakgebied van de afdeling.
Praat ook eens met de directie en met managers van andere afdelingen over hoe zij de toekomst van de afdeling zien. Zorg dat alle aanwezigen op tijd de beschikbare informatie hebben. Geef ze eventueel vooraf een opdracht mee. (zie hieronder)

2. Informatie verwerken

Neem afstand van de waan van de dag en kijk naar de langeretermijnontwikkeling. Welke beelden roept de informatie op over de toekomst. Wat zijn je dromen en wensen? Ook het ontwikkelen van een afdelingsvisie is een creatief proces!
Maak een lijst van de voor de afdeling relevante punten en ontwikkelingen. Dat kan ook iedereen individueel doen, als voorbereiding op de visiebijeenkomst. Je kunt bijvoorbeeld mensen vragen de informatie en de relevante punten verwerken in een SWOT-analyse van de afdeling.

3. Brainstormen/discussiëren over de visie

Stel in samenwerking met de begeleider van de dag een programma (of enkele dagdelen) op waar jullie met (een deel van) het team de visie gaan bepalen.

Dit is overigens maar één van de mogelijkheden. Er zijn veel manieren om zo´n dag in te vullen. Zoek een manier die past bij het team.

4. Visie formuleren

Hopelijk zijn uit de brainstorm een aantal gemeenschappelijke ideeën gekomen. Nu is het kiezen naar de juiste woorden die de lading dekken. Dat hoeft nog niet makkelijk te zijn, maar als het team het eens is over de uitgangspunten moet het lukken.

Als dat niet zo is, kunnen er drie dingen gedaan worden.

1. zoeken naar een compromis

2. de leidinggevende kan een beslissing nemen 

3. het team kan nog een keer bijeenkomen

Alle drie de oplossingen hebben hun voor- en nadelen. Een compromis levert meestal niet de meest inspirerende visie op. Dat is vaak van alles wat: per definitie niet een scherp beeld. Als er voor gekozen wordt de leidinggevende te laten besluiten, zullen anderen zich er minder aan committeren. Een volgende afspraak kost tijd, maar je hebt wel de mogelijkheid om een aantal zaken te laten bezinken en wellicht nog een aantal opties verder uit te zoeken.

Tips voor het houden van een visiebijeenkomst:

De visie stap voor stap realiseren

Als je eenmaal een visie hebt geformuleerd, dan is het belangrijk er voor te zorgen dat deze levend blijft. Dat wil zeggen: niet in de la verdwijnt zodat we weer over gaan tot de orde van de dag.

Mooie uitspraak van de medewerkers van een P&O-afdeling, die ieder jaar gezamenlijk aan de visie ging werken. `We dronken een glas, we deden een plas. En alles bleef zoals het was.`

Houd de visie levend

Hoewel alle aanwezigen op de bijeenkomst de verplichting hebben met de visie aan de slag te gaan, berust deze taak vooral bij de manager van de afdeling. Als hij afwijkt van de visie, of deze te weinig aan de orde stelt, is iedereen het na een maand weer vergeten en gaat men weer over tot de orde van de dag. Begin daar meteen na de bijeenkomst mee.

Vertaal de visie naar een jaarplan met doelstellingen

Als de visie is opgesteld is en het duidelijk is waar de afdeling na bijvoorbeeld vijf jaar wil staan, volgt een vertaling naar het nu: wat gaan we dit jaar doen om de visie te bereiken?

Sommige bedrijven hebben een format (een vaste hoofdstukindeling) voor de afdelingsplannen. Ieder hoofdstuk heeft dan een onderwerp (zie hieronder) en bevat in ieder geval:

Onderwerpen in het jaarplan. Bijvoorbeeld:
Klanten
: Wie zijn de klanten (intern en/of extern)? Wat gaat jullie visie het aankomende jaar voor hen betekenen? Wat is de SMART doelstelling daarbij? Wat is de stand van zaken nu op deze doelstelling
Management/leiderschap: wat gaat het management doen om de visie te realiseren? Wat betekent dat voor de manier van leidinggeven?
Medewerkers: Wat wordt er het aankomende jaar van de medewerkers verwacht? Welke competenties zijn daarbij belangrijk? Hoe staat het daar nu mee? Wat wordt ondernomen om die competenties te ontwikkelen?
Producten: Wat betekent de visie voor de producten of diensten van de afdeling? Wat zijn de SMART- doelstellingen daarbij?
Processen: Met de processen wordt bedoeld de manier waarop de producten tot stand komen. Hoe verandert dat het aankomende jaar als gevolg van de visie?
Informatie: Welke informatie hebben we nodig om onze visie te realiseren?

Vertaal het jaarplan naar individuele taken en doelstellingen

Maak de rol van het management in het realiseren van de visie duidelijk aan de medewerkers. Plan wanneer nodig opleidingen en trainingen om die rol waar te kunnen maken en de benodigde competenties te ontwikkelen.

Geef medewerkers voldoende verantwoordelijkheden en bevoegdheden om zelfstandig invulling te geven aan de gedeelde visie. De som van de individuele taken en projecten moet natuurlijk overeenkomen met wat er in het jaarplan staat.

Stel een trainings- en opleidingsplan op

Ook een trainings- en opleidingsplan moet volgen uit de visie en het jaarplan. Het gaat hier niet alleen over kennis en vaardigheden, maar ook over het gedrag en de cultuur die bij de visie horen.

Stel Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (POP's) op

Iedere medewerker heeft een persoonlijk ontwikkelingsplan. Dat is een afgeleide van de visie én de persoonlijke visie van de medewerker. Het bevat ontwikkelingsdoelstellingen en de wijze waarop (coaching, regelmatig gesprek met de leidinggevende, trainingen, opleidingen et cetera)

Laat de visie terugkomen in functionerings- en beoordelingsgesprekken

De bijdrage aan de visie, de taakafspraken, individuele doelstellingen en persoonlijke ontwikkelingsplannen bespreekt het management met de medewerkers in functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Kijk aan het eind van het jaar wat er bereikt is

Aan het eind van het jaar maakt de manager/de afdeling de balans op: hebben we ons plan bereikt? En: heeft het ons verder gebracht in het realiseren van de visie? Klopt onze visie nog of moeten we die bijstellen? Vanuit deze pas op de plaats kun je opnieuw beginnen met het vooruitkijken (moet de visie worden aangepast?) en dit vertalen in acties en doelstellingen.

Aanbevolen websites

Aanbevolen boeken

Waartoe dient een visie eigenlijk? Hoe bepaal je een goede visie en hoe draag je deze visie uit zodat deze medewerkers motiveert ernaar te handelen? Deze vragen staan centraal in dit boek.

Het boek is geschreven in de vorm van een novelle. Het vertelt hoe een visie tot stand komt. Zo komt aan de orde wat de kenmerken van een goede visie zijn en hoe het proces om tot een visie te komen, moet verlopen. Zodat niet alleen de directie maar ook de medewerkers zich in de visie herkennen.

Auteur: Mariëlle de Groot

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/professionele-vaardigheden/visie-ontwikkelen/afdeling Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: