Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Beroep Economie en management Commercieel Inkoper

Inkoper

Als inkoper zoek en bestel je producten, diensten of grondstoffen voor je bedrijf of organisatie. De inkoop is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Je vindt inkopers dan ook in vrijwel alle sectoren en branches van de maatschappij. Van kledingboetiek tot ziekenhuis.

Boyd van der Storm, inkoper bij een bedrijf dat kinderspeeltoestellen verkoopt:

“Aan het einde van het seizoen worden de inkoopcijfers gepresenteerd. Altijd weer spannend en als het goed is gegaan, geeft me dat natuurlijk een kick.”

Wat doet een inkoper?

1. Het bepalen van het inkoopbeleid

Je ontwikkelt plannen over de inkoop voor je organisatie of bedrijf. Daarbij ga je bijvoorbeeld na of er nieuwe producten op de markt gekomen zijn die interessant zijn voor het bedrijf. Of hoe je meer kostenreducerende maatregelen kan invoeren in je huidige inkoopbeleid.
Verder houd je rekening met wisselende omstandigheden (dalende verkoopcijfers bijvoorbeeld) en pas je daar je inkoopbeleid op aan. Je verricht ook de budgettering van de verschillende inkopen. Je adviseert het management over de inkoopstrategieën die volgens jou de beste resultaten zullen opleveren. Bijvoorbeeld over het wel of niet gebruik maken van een agent (tussenpersoon) in China voor een bepaalde opdracht, omdat dat goedkoper is.

2. Zoeken naar producten, diensten en leveranciers

Een deel van je werk bestaat uit het zoeken naar producten, goederen of diensten op de markt. Soms bezoek je daarvoor beurzen of reis je naar het buitenland om (nieuwe) trends op te sporen. Het wordt daarnaast steeds populairder om via internet (e-sourcing) producten en diensten te zoeken en te bestellen.Verder houd je de marktontwikkelingen (concurrentie en prijsverhogingen!) scherp in de gaten. Je wordt daarvan ook op de hoogte gehouden via bijvoorbeeld folders en andere info die bedrijven je toesturen. Ook krijg je regelmatig telefoontjes van verkopers die je een aanbieding willen doen.

3. Beoordelen van leveranciers en offertes

Heb je een geschikt product of dienst gevonden, dan ga je onderhandelen met de verschillende aanbieders. Daarbij is vooral de prijs-kwaliteitverhouding voor jou van belang. Vervolgens sluit je een contract met de leverancier die je bedrijf in alle opzichten het meeste te bieden heeft. 

4. Het inkoopproces begeleiden

Als inkoper ben je verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces. Voordat je daadwerkelijk iets gaat inkopen, zal je soms eerst wat meer zekerheid willen krijgen over het product of de dienst van je keuze. Je kunt dan bijvoorbeeld eerst een marktonderzoek of risicoanalyse uit laten voeren. Heb je eenmaal een inkoopcontract afgesloten, dan zie je vervolgens toe op de naleving en werking van het contract. Je houdt dus de voortgang van de bestelling in de gaten en of de levering naar wens verloopt. Wanneer er zich problemen voordoen, neem je maatregelen. Je spreekt bijvoorbeeld de leverancier erop aan, legt hem boetes op of laat het contract aanpassen.

5. Administratie bijhouden

Je administreert je verschillende inkoopactiviteiten door dossiers bij te houden. Daarbij moet je denken aan gedetailleerde informatie over bijvoorbeeld leveranciers, voorraden, de producten of diensten zelf, en de samenstelling of eigenschappen van deze producten of diensten. Zo kun je alles (prijzen, afmetingen, grondstoffen, leveringsvoorwaarden) gemakkelijk terugvinden en vergelijken.

6. Informatie verzamelen en verstrekken aan de betrokken partijen

Je verzamelt informatie voor het opstellen van onder andere tussentijdse rapporten en het inkoop jaarverslag. In dat laatste presenteer je aan het management en andere betrokkenen de inkoopprestaties van dat jaar. Deze zijn belangrijk, want goede inkoopresultaten verhogen de winst van je bedrijf aanzienlijk. Ook veranderingen in het inkoopbeleid, zoals een hogere capaciteit of nieuwe regelgevingen, rapporteer je. De externe communicatie over het inkoopbeleid naar leveranciers en het publiek toe behoort eveneens tot je takenpakket. 

Rollen

Waar werk je als inkoper?

Inkopers zijn werkzaam voor fabrikanten, winkel(keten)s of groothandelbedrijven. Maar ook de overheid, zorginstellingen, ingenieursbureaus en afvalverwerkingsbedrijven hebben inkopers in dienst. Soms bestaat je werk puur uit het inkopen van diensten op het gebied van facilitaire zaken, zoals energielevering, beveiliging, onderhoud en schoonmaak. Maar ook het contracteren van consultants of een nieuwe voorraad plakband bestellen voor de administratieafdeling kan daar bij horen. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf of de organisatie, heeft men wel of niet een aparte functie voor de inkoopactiviteiten gereserveerd. Is dat niet zo, dan horen bovenstaande taken bijvoorbeeld bij het werk van de facilitair manager. In dat geval is het niet nodig een inkoper hiervoor in dienst te nemen.

Wat is je plaats in de organisatie?

Collega’s of medewerkers

Inkopers zijn zoals gezegd werkzaam in allerlei soorten bedrijven en organisaties. Daardoor is de werkomgeving ook zeer wisselend. Meestal heb je als inkoper te maken met (een deel van) de onderstaande collega’s:

Wie is je baas?

Wie je baas is, hangt heel erg af van het soort bedrijf waar je voor werkt en de functie die je bekleedt. Vaak is dat de inkoopmanager of het hoofd Inkoop.

Welke competenties moet je in huis hebben?

1. Cijfermatig inzicht

Een belangrijk deel van je werk is het bepalen van de voorraden die al in huis zijn, en het vaststellen van de hoeveelheden producten, diensten en goederen die je moet bestellen. Je vergelijkt de prijzen van verschillende aanbieders. Je bepaalt de inkoopcapaciteit, verricht de budgettering en meet de inkoopprestaties. Bij al deze activiteiten gebruik je je cijfermatig inzicht.

2. Scherp kunnen onderhandelen

Je probeert altijd de gunstigste prijs bij je inkopen te bedingen. Daarom moet je goed kunnen onderhandelen met (mogelijke) verkopers of je huidige leveranciers. Een resultaatgerichte en besluitvaardige houding is hierbij essentieel. Aan de andere kant zullen er geen werkbare afspraken tot stand komen als je niet goed kunt luisteren naar de andere partij. Je zult gevoel voor tact en inlevingsvermogen op moeten brengen. Ook is je houding tegenover je leverancier integer. Je bent aan het afstemmen met hem. Dat is iets anders dan uitzuigen!

3. Snel kunnen schakelen

Een inkoper moet veel zaken tegelijk kunnen regelen en coördineren. Hij adviseert en rapporteert aan zijn leidinggevenden, peilt de inkoopprestaties, stroopt de markt af, houdt contact met leveranciers. Dit soort taken wisselen elkaar voortdurend af. Ook als er een kink in de kabel komt, bijvoorbeeld een vertraagde levering van een bestelling, moet hij hier snel een oplossing voor verzinnen. Probleemloos en snel kunnen schakelen van de ene taak naar de andere, zit een inkoper dan ook in het bloed. Je tijd goed plannen en het kunnen omgaan met stress, horen ook bij deze vaardigheid.

“Bij het inkoopproces horen allerlei kleine en grote taken. Maar dat trekt me nu juist aan: heel veel dingen tegelijk doen en ervoor zorgen dat het organisatorisch ook nog allemaal klopt.”

4. Commercieel inzicht

Je richt je inkoopbeleid zo in dat je de hoogst mogelijke inkoopprestaties kan behalen. Je analyseert deze voortdurend en bedenkt nieuwe initiatieven om ze te verhogen. Daarvoor heb je zeker commercieel inzicht nodig en een neus voor trends en ontwikkelingen op de markt. Als de resultaten tegenvallen, neem je maatregelen om deze zo snel mogelijk te verbeteren.

5. Samenwerken

Je werkt samen met zowel je eigen team als de andere afdelingen binnen je bedrijf. Je kunt anderen goed overtuigen en bent een ster in netwerken. Dat komt ook van pas in het contact met je leveranciers. Je bent aan de ene kant assertief, aan de andere kant kun je je ook aan hun wensen aanpassen. Je bouwt met hen een vertrouwensband op; zij zijn je beste adviseurs. Zij weten immers alles van hun eigen producten of diensten af!

“Mijn zakenrelaties beschouw ik als een soort partners, niet als puur leveranciers. Daarom zie ik het onderhandelen ook meer als een samenwerking. Iedereen moet geld verdienen. Ik denk niet dat het zin heeft om je leverancier uit te knijpen tot bodemprijzen. Je beoogde resultaat moet je natuurlijk voor ogen houden, maar je moet geen irreële dingen gaan vragen.”

Wat onderscheidt een topinkoper van een gewone inkoper?

Een topinkoper is in staat om nieuwe trends en producten op te pikken die een succes gaan worden. Je hebt daarvoor inzicht in de markt nodig. Je houdt je ogen goed open voor interessante aanbiedingen die op je pad komen. Ook ga je zelf actief op zoek door bijvoorbeeld veel beurzen in binnen- of buitenland te bezoeken. Of je snuffelt in winkels rond en kijkt wat er verkocht wordt. Zo doe je allerlei ideeën op.

Bovendien ken je je eigen bedrijf als geen ander. Je overlegt op duidelijke wijze met je collega’s en andere afdelingen binnen je bedrijf. Je maakt eveneens heldere afspraken met je leveranciers. Zo voorkom je dat er achteraf misverstanden ontstaan over verkeerde bestellingen en dergelijke. Het gaat bij het inkopen vaak om grote bedragen, dus nauwkeurigheid is erg belangrijk.

Belangrijk voor deze baan is ook dat je absoluut geen chaoot bent, want je hebt veel verschillende taken op een dag. Het ene moment ben je bezig een dossier aan te leggen van een nieuw product dat je op het oog hebt, het andere moment hangt er een verkoper aan de lijn en krijg je een belangrijke fax van je agent uit de VS. Daardoor laat je je dus niet gek maken: je werkt geordend en je weet prioriteiten te stellen in je werkplanning.

Hoe word je inkoper?

Hbo-opleidingen

De volgende hbo-opleidingen vormen een goede basis om een baan te vinden als inkoper:

Verder kun je – afhankelijk – van je achtergrond en werkervaring ook via cursussen en trainingen van particuliere opleidingsinstituten instromen in een inkoopfunctie. Als je in sollicitaties aan wil tonen dat je geschikt bent, zorg ervoor dat je de eigenschappen en vaardigheden die bij een inkoper horen benadrukt.

Met een mbo-vooropleiding

Je kunt met een administratieve mbo-opleiding ook aan de slag gaan als inkoper, al is dat vaak op een lager niveau. Een goede ingang is de vakopleiding Medewerker Inkoop. Je kunt hiermee binnen je bedrijf doorgroeien naar een hogere functie. Vaak wil je werkgever dan ook dat je de opleiding NEVI MIL (Medewerker Inkoop & Logistiek) gaat volgen. Met dit diploma kun je weer doorstromen naar NEVI 1 (zie opleiding tot inkoper), en zo stukje bij beetje klimmen binnen je bedrijf.

Wat zijn je carrièremogelijkheden?

Afhankelijk van je vooropleiding en ervaring, zal je meestal beginnen in een team met meerdere (assistent-)inkopers die ongeveer dezelfde taken hebben. Je bent dan verantwoordelijk voor een bepaald gedeelte van het inkoopproces. Voor een inkoopfunctie op hbo-niveau wordt overigens behalve een gerichte hbo-opleiding een flinke portie werkervaring gevraagd. Dus je begint laag, maar zo kun je stapje voor stapje doorgroeien naar een positie met meer verantwoordelijkheden, zoals senior inkoper. Deze bepaalt het inkoopbeleid voor een groot deel zelf. Een leidinggevende positie zoals hoofd Inkoop kan dan de volgende stap zijn. Je stuurt hierbij een team inkopers aan, of in het geval van grote organisaties zelfs een aantal afdelingen. 

Welke beroepen lijken erop?

Ellen Janssen, reisinkoper bij Vrij Uit:

"Je komt via dit werk veel mensen tegen – ook Nederlanders – die bijvoorbeeld in het buitenland hun droomvakantiebestemming gaan realiseren. En dat met succes en overgave doen. Dat zijn mooie en boeiende contacten; ze geven mijn baan een extra dimensie.

Verder is het voor mij vooral het grote vrijheidsgevoel en de afwisseling dat me trekt in dit werk. Je doet steeds weer iets anders. Dat compenseert eigenlijk de slechte betaling, want voor het geld moet je het niet doen. Inkoper in de reiswereld is een slecht betaald vak."

Aanbevolen website

Auteur: Vera van Dijk

http://www.carrieretijger.nl/beroep/economie-management/commercieel/inkoper Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: