Stagiaires begeleiden

Studenten die een mbo- of hbo-opleiding volgen, moeten gedurende hun opleiding één of meerdere keren stage lopen. In het universitair onderwijs is een stage niet verplicht; studenten kunnen hier zelf voor kiezen. Tijdens een stage leert een student in de praktijk zijn kennis en vaardigheden toe te passen en uit te breiden. Sommige stagiaires hebben al werkervaring en oriënteren zich door middel van stages op een andere baan. Als organisatie investeer je in dat leerproces. Tegelijkertijd wil je natuurlijk ook dat een stagiair rendement oplevert. Om voor beide partijen een stage tot een succes te maken, is een goede voorbereiding, een doelgericht plan en een adequate begeleiding absoluut noodzakelijk. Hoe haal je als werkgever zoveel mogelijk uit een stagiair?

Soorten stages

Snuffel- of oriëntatiestage

Snuffel- of oriëntatiestages vinden in het eerste of tweede jaar van een opleiding plaats en duren maximaal negen weken. Ze hebben een oriënterend karakter met als doel de stagiair een globaal beeld te geven van het vak waarin hij na zijn afstuderen terecht kan komen. De student werkt een korte tijd mee en leert hierdoor wat het bedrijf doet en wat een normale werkweek inhoudt. Als begeleider bestaat je taak vooral uit uitleg geven over de organisatie en de werkzaamheden en het geven van korte, concrete opdrachten.

Werkervaringsstage

Werkervaringsstages vinden in het tweede of derde jaar plaats en nemen veelal het gehele jaar in beslag. Bij deze stage gaat het erom dat de stagiair ‘vlieguren’ maakt in het beroep waarvoor hij aan het studeren is. Doorgaans staat tijdens deze stage meewerken en het toepassen van de opgedane theoretische kennis centraal. Richt de stage zich vooral op het doen van een onderzoek binnen het bedrijf, dan spreek je van een onderzoeksstage.

Afstudeerstage

In het vierde jaar van de opleiding voert een student zelfstandig een opdracht of onderzoek uit bij een organisatie. Hierbij is het de bedoeling dat de student laat zien wat hij tijdens zijn studie geleerd heeft en dit kan toepassen in de praktijk. Over de opdracht of het onderzoek schrijft hij een scriptie. De stageperiode varieert van zes weken tot een jaar.

Redenen om een stagiair aan te nemen

Stagiairs brengen nieuwe kennis en een frisse blik mee.
Stagiairs kun je een opdracht uit laten voeren waar je zelf geen tijd voor of verstand van hebt.
Stagiairs nemen is een goede manier van personeelswerving: meer dan twintig procent van de stagiairs treedt in dienst bij hun stagebedrijf.

Goede voorbereiding

Zet voor jezelf op een rijtje wat jij van een stagiair verwacht en wat je hem te bieden hebt. Tussen studenten onderling zijn er grote verschillen in kennisniveau, werkervaring en -houding. Zoek je bijvoorbeeld voor je nieuwste social media-campagne een assertieve student Commerciële Economie met een hands-on mentaliteit of geef je de voorkeur aan een wat meer bedachtzame student Communicatie met een vlotte pen?

Ook met een stagiair moet je een sollicitatiegesprek houden. Zo weten jullie allebei wat voor vlees je in de kuip hebt, wat jullie van elkaar verwachten en voorkom je dat zowel jij als de stagiair gedurende de stageperiode voor nare verrassingen komen te staan. Vooral bij een werkervaring- of afstudeerstage is het raadzaam een stagecontract op te stellen. Heb je als organisatie geen standaard stageovereenkomst, dan kun je dit aan de onderwijsinstelling vragen. De voorwaarden waaraan een stagecontract moet voldoen zijn per school en soms zelfs per opleiding verschillend.

In een dergelijk contract komen veelal de volgende zaken voor:

Naam en adres van de stagiair, stagebedrijf en opleiding
Duur van de stageperiode en het aantal te werken uren per week. Let op: zes maanden is iets anders dan 24 weken. Spreek dus een duidelijke begin- en einddatum af.
Eventuele stagevergoeding
Onkosten- en reiskostenvergoeding
Aansprakelijkheid
Aantal vakantiedagen
Regeling bij ziekte of ongelukken op het werk
Naam en functie van de stagebegeleider
Aantal studiepunten

In het stageplan leg je vervolgens de werkzaamheden en de leerdoelen van de stagiair vast. In een dergelijk plan staan de volgende zaken:

Omschrijving van de stageplek.
Een formulering van de stageopdracht. Wat zijn de taken van de stagiair(e) en wat zijn de leerdoelen?
De begeleiding die het bedrijf geeft. Wie, wanneer en hoe intensief?
De begeleiding die de opleiding geeft gedurende de stage en de afronding daarvan. Wie, wanneer en hoe intensief?
Een plan van aanpak. Hierin wordt vermeld op welke termijn er tussentijdse en einddocumenten opgeleverd dienen te worden en aan welke eisen die moeten voldoen.

Heb je een contract opgesteld, dan moet het vervolgens ondertekend worden door de organisatie, de stagebegeleider vanuit de onderwijsinstelling en de stagiair zelf.

Kosten

Veel organisaties maken de denkfout dat een stagiair een goedkope kracht is, omdat ze alleen rekening houden met een eventuele stagevergoeding. Hoewel een vergoeding niet verplicht is, is het wel gebruikelijk (vooral bij langdurende stages). Het is ook een blijk van waardering, wat zeker ten goede komt aan de werkrelatie. Afhankelijke van de branche varieert het van een onkostenvergoeding van € 100 voor een student op mbo-niveau, een hbo'er kost € 200 à € 300 en een academicus € 250 à € 350 per maand.

Naast de stagevergoeding moet je ook rekening houden met andere kosten, zoals het werkgeversdeel van de sociale premies en belastingen en de kosten van het werving- en selectieproces. Hierbij kun je denken aan het schrijven en publiceren van de vacaturetekst, sollicitatiebrieven selecteren en sollicitatiegesprekken voeren. Verder zul je de nodige uren besteden aan de begeleiding van je stagiair. Die tijd moet je ook meenemen om een compleet overzicht te krijgen van de kosten die een stagiair met zich meebrengt.

Welke competenties zijn belangrijk voor een stagebegeleider?

Een goede stagebegeleider heeft zelfkennis en zelfinzicht en durft zijn eigen handelen onder de loep te nemen. Het begeleiden van jonge mensen in een belangrijke fase van hun leven is een mooie en verantwoordelijke taak, maar kan behoorlijk confronterend zijn omdat je gedwongen wordt je eigen werkprocessen onder ogen te zien. Je kunt er achter komen dat de wijze waarop je iets doet veel sneller en efficiënter kan. Ook kan de begeleiding heel vermoeiend en soms zelfs erg lastig zijn. Zeker als een stagiair niet gemotiveerd is of er de kantjes vanaf loopt. Wil je een stagiair goed kunnen begeleiden, dan heb je bij voorkeur de volgende competenties in huis:

Je stagiair begeleiden

Het contract is getekend en de stagiair kan aan de slag. De introductie van een stagiair verschilt niet zoveel van die van een gewone werknemer: je stelt de nieuweling voor aan zijn collega’s, doet een rondje door het pand, wijst de nieuwe werkplek aan en staat stil bij de geldende regels, richtlijnen en procedures. Neem ook nog eens goed het doel van de stage door en maak concrete afspraken over vaste overlegmomenten waarin je samen de voortgang van de stage bespreekt. In het begin is het verstandig dit zeker één keer in de week te doen. Dit zal je stagiair zeker waarderen; het geeft structuur en zorgt voor zekerheid. Laat het gesprek ook doorgaan als er eigenlijk niks te bespreken valt, want zo geef je een stagiair het gevoel dat hij belangrijk voor je is. Gebruik zo’n gesprek om feedback te geven en stel vragen, zoals:

Hoe pakje die opdracht aan?
Welke prioriteiten stel je?
Wat ging er goed?
Wat kan er beter?
Wat heb je hiervan geleerd?

Verwachtingen

Realiseer je te allen tijde dat een stagiair geen gewone werknemer is. Uiteraard doe je je best om hem zo veel mogelijk werkervaring op te doen, maar je kunt van een stagiair niet verwachten dat hij dezelfde bijdrage levert als een reguliere werknemer. Hij is er in de eerste plaats om te leren en daar hoort ook bij dat je hem begeleidt bij zijn leerproces en dat hij fouten mag maken.

Zeker in het begin van een stage zal de begeleiding tijd kosten. Reken op een uur of drie in de week. Maar je zult zien dat als je in het begin veel tijd besteedt aan de begeleiding, je hier op de langere termijn van zult profiteren. Wanneer je laat merken dat hij belangrijk voor je is en dat je zijn bijdrage serieus neemt, creëer je betrokkenheid. Zorg er in je begeleiding voor dat je grip houdt op waar jouw stagiair mee bezig is en leer hem prioriteiten te stellen. Veel stagiaires vinden dit lastig en sommigen zijn nog niet assertief genoeg om ‘nee’ te zeggen wanneer een collega een beroep op hen doet. Betrokkenheid creëer je ook door stagiaires te laten deelnemen aan vergaderingen, heidagen en bedrijfsfeestjes.

Persoonlijke ontwikkeling

Niet alleen zul je de stagiair moeten begeleiden in zijn werkzaamheden, ook op persoonlijk vlak zul je hem af en toe moeten (bij)sturen. Veel stagiaires doen voor het eerst praktijkervaring op in het beroep waarvoor ze worden opgeleid en voor sommigen is het zelfs hun allereerste serieuze kennismaking met het werkende leven. Sommigen snappen de mores van de werkvloer nog niet en hebben hun werknemersvaardigheden niet of onvoldoende ontwikkeld. Te laat komen – al dan niet met een gigantische kater – privé bellen tijdens werktijd of een misplaatste opmerking tijdens een vergadering. Geef je stagiair heldere feedback wanneer een dergelijke situatie zich voordoet en maak duidelijke afspraken over eventuele herhalingen en de bijbehorende consequenties.

Beoordeling

Of het nu om een oriënterende of een afstudeerstage gaat, aan het einde van iedere stageperiode wordt er van jou een beoordeling verwacht. Dikwijls heeft de onderwijsinstelling een beoordelingsformulier aan de hand waarvan je de stagiair kunt beoordelen. Het is belangrijk dat deze beoordeling geen verrassing is voor je stagiair. Je kunt dus geen matige beoordeling geven als je tussentijds geen enkel ongenoegen hebt geuit.
Uiteraard kun je ontevreden zijn over bepaalde aspecten van zijn functioneren, maar het is goed om je af te vragen welke rol jij hierin hebt gespeeld. Heb je hem voldoende begeleid? In hoeverre wijkt zijn manier van werken af van jouw manier? Een andere werkwijze hoeft niet per definitie slecht(er) te zijn.

Aanbevolen websites

Op leren.nl vind je een praktijkgerichte cursus coaching.
Er zijn organisaties die zich richten op het samenbrengen van bedrijf en stagiair, al dan niet tegen een commercieel tarief. Voorbeelden hiervan zijn Integrand (voor academici) of een website als stage.nl.

Auteur: Marieke van Oosterhout