Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Functioneren Managementvaardigheden Leidinggeven Heisessie organiseren

Heisessie organiseren

Of het nu gaat om het bepalen van budgetten, bespreken van langetermijnplannen of het brainstormen over een nieuwe marketingcampagne: bij vraagstukken die meer tijd kosten dan een 'gewone' vergadering wordt vaak gekozen voor een vergaderlocatie in een doorgaans rustige en groene omgeving. Een (twee)jaarlijkse heisessie, heidag of off-site is populair binnen veel organisaties. Even weg van de dagelijkse praktijk en samenwerken aan nieuwe plannen, strategie, structuur en elkaar. Om een heisessie effectief te laten zijn, is meer nodig dan een flipover, goed eten en drinken en een fijn bed. Hoe zorg je ervoor dat een heidag een succes wordt?

Locatie

De keuze voor de locatie is zeer belangrijk. Een muffe ruimte met nauwelijks ramen bevordert de creativiteit niet. Zorg ervoor dat je een locatie kiest die inspirerend en verrassend is en tegengesteld aan de dagelijkse werkomgeving van de deelnemers. Leg de brochure met de standaard vergaderlocaties in de bekende hotels aan de kant en denk out-of-the-box: een kampeerboerderij, een kasteel of midden in de natuur in een yurt. Juist deze omschakeling kan heel inspirerend zijn.

Doelen

Naast het vinden van een inspirerend adres, is het vaststellen van de doelstellingen voor de sessie zeer belangrijk. Focus op één of enkele onderwerpen. Probeer tijdens de heisessie niet alles te behandelen, maar kies en ga dieper in op de onderwerpen dan tijdens een ‘normale’ vergadering of teamoverleg. Een heisessie waarin tal van onderwerpen aan bod komen, geeft uiteindelijk onvoldoende resultaat. Ga bij jezelf na wat je aan het einde van de sessie bereikt wil hebben en maak je doelen SMART. Vage doelen als ‘een nieuwe marketingstrategie’, ‘een betere afstemming tussen afdelingen’ en ‘een beter gemotiveerd team’ leveren niet het enthousiasme op wat je tijdens een heisessie wilt bewerkstelligen. Mensen raken gemotiveerd en betrokken wanneer ze antwoord krijgen op vragen als: "Waar staan we nu, waar willen we naartoe en wat wordt er van ons verwacht".

Vraag jezelf daarnaast af of voor de deelnemers voldoende duidelijk is wat het doel van de heisessie is en breng voor jezelf de eventuele ‘pijnpunten’ van de groep in kaart: wie kunnen niet zo goed met elkaar door een deur? Welke emoties kunnen een succesvol overleg in de weg staan? Dit vraagt van jou als leidinggevende dat je kritisch naar jezelf en je eigen rol moet durven kijken. Het kan verstandig zijn om een moderator of een procesregisseur bij de organisatie te betrekken. Een procesregisseur zorgt ervoor dat de dag goed verloopt qua planning, spelregels, interactie en doelstelling. Het is een onafhankelijke derde die met een frisse en onpartijdige blik naar de groepsprocessen kan kijken. Eventueel kun je deze persoon ook betrekken tijdens het programma zelf, want als leidinggevende valt het niet mee om zowel het proces als de inhoud tijdens de besprekingen te leiden. Er spelen altijd ‘dingen’ tussen collega’s. Van tevoren heb je een duidelijk doel voor ogen, maar gaandeweg de gesprekken kun je door de dynamiek van het moment en de belangen, ideeën en emoties die spelen steeds meer afdwalen.

Moment

Een heisessie in augustus – midden in de zomervakantie - is geen goed idee, en in het zuiden des lands moet je in de carnavalsperiode ook geen off-site plannen. Wat zijn dan wel goed momenten voor een heisessie?

En ze leefden nog lang en gelukkig ...

Tevreden gaat iedereen na de heisessie naar huis: er was betrokkenheid, enthousiasme en creativiteit. Er waren goede brainstorms, diepgaande gesprekken en vele innovatieve oplossingen. De neuzen staan dezelfde kant op en vol goede moed zet iedereen de schouders onder de nieuwe plannen. Maar eenmaal terug op kantoor loert het gevaar dat van al die mooie plannen en ideeën weinig terechtkomt. De aandacht gaat dan al gauw weer uit naar de marges, omzetten, targets en de dagelijkse  brandjes. Maar al te vaak worden heisessies afgesloten zonder concrete afspraken of acties. Maak als leidinggevende duidelijk dat de heisessie slechts het begin is van een langetermijnproces waarvoor iedereen verantwoordelijk is en neem op de laatste dag ruim de tijd om de voornemens in acties en gedragingen te vertalen. Bespreek hoe je elkaar terug op het werk gaat aanspreken en complimenteren. Maak tijdens de afsluiting van de heidag(en) direct een afspraak voor een volgend gezamenlijk moment. Je kunt er ook voor kiezen om de afspraken die tijdens de heisessie gemaakt zijn onderdeel te laten zijn van het functioneringsgesprek.

Praktische tips

Wat is handig om te doen op de dag(en) zelf?

Auteur: Marieke van Oosterhout

http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/leidinggeven/heisessie Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: