Je terugtrekken uit de sollicitatieprocedure

Als je je uit de sollicitatieprocedure bij een bedrijf wilt terugtrekken, is het belangrijk dat je het bedrijf hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stelt. Dit kan telefonisch, maar ook schriftelijk met een bedankbrief.

Telefonisch, schriftelijk of beide?

Wanneer je besluit niet verder te gaan in de sollicitatieprocedure van een bedrijf, zal je moeten inschatten op welke manier je dit kenbaar wilt maken. Als je op initiatief van het bedrijf via de mail bent uitgenodigd om eens nader kennis te maken, dan  kun jij ook met een nette mail volstaan, maar heb je al twee sollicitatiegesprekken achter de rug en heb je uitzicht op een derde, dan is een telefoontje meer op zijn plaats. Een combinatie van beide is ook mogelijk: je laat telefonisch weten dat je je terugtrekt en bedankt het bedrijf vervolgens in een brief nogmaals voor de gesprekken die je met ze hebt gevoerd. Veel hangt af van waar jij je prettig bij voelt.

Of je nu belt of schrijft, wanneer je wilt toelichten waarom je je sollicitatie terugtrekt, let er dan op dat je neutraal en positief formuleert. Dus niet: 'Ik heb voor bedrijf X gekozen, omdat zij veel betere arbeidsvoorwaarden hebben.' Je laat zo geen goede indruk achter en dat is niet verstandig. Ben je er tijdens de gesprekken achter gekomen dat de sfeer in het bedrijf je totaal niet aanstaat, schrijf dan niet: 'Ik erger me aan de bureaucratische sfeer die er bij u heerst', maar 'Ik heb het gevoel dat ik niet goed pas bij de bedrijfscultuur.' Wie weet kruisen jullie wegen zich over een aantal jaren weer en als je dan de pech hebt dat dezelfde persoon je sollicitatiebrief leest, zal je onherroepelijk op de stapel afwijzingen belanden.

Afspraak voor een sollicitatiegesprek afzeggen

Als je een afspraak voor een sollicitatiegesprek hebt staan, geef bij het terugtrekken uit de sollicitatie dan duidelijk aan met wie je de afspraak op welke datum hebt en dat je die afspraak afzegt. Zet de persoon in kwestie in de cc als je je terugtrekt per e-mail.

Aandachtspunten voor tijdens het telefoongesprek

Wanneer je besluit het bedrijf telefonisch op de hoogte te stellen van je terugtrekking, let dan op de volgende zaken:

• Bereid je voor. Denk na over wat je wilt zeggen en hoe je dat gaat doen.
• Kies een geschikt moment. De ervaring leert dat je beter niet kunt bellen voor 9 uur ‘s ochtends of na vijf uur ’s avonds.
• Vraag of het schikt dat je belt. Komt je telefoontje niet gelegen, bel dan op een later tijdstip terug.
• Draai er niet omheen, maar val meteen met de deur in huis.
• Houd het kort en bondig.
• Formuleer op een formele en zakelijke wijze: 'Helaas wil ik u vertellen dat ik heb besloten me terug te trekken uit de sollicitatieprocedure.' Geef eventueel een korte toelichting. Daarbij kan het goed zijn een ik-boodschap te gebruiken (vooral als het om een negatieve reden is dat je je terugtrekt), zodat je niet aanvallend overkomt.
• Vergeet het bedrijf niet te bedanken voor de interesse die ze in je hebben getoond.

Aandachtspunten bij het schrijven van een bedankbrief na een sollicitatiegesprek

Zorg ervoor dat je bedankbrief geen fouten bevat, kort en bondig is én de juiste toon heeft. Op een lange slijmbrief waarin je je gesprekspartner de hemel in prijst, zit ook hij niet te wachten. Een persoonlijk (handgeschreven) briefje waarin je je gesprekspartner oprecht bedankt voor het prettige gesprek en eventueel een korte reden van je terugtrekking is echt voldoende. Een bedankbrief naar aanleiding van een sollicitatiegesprek zal persoonlijker zijn dan een bedankje als reactie op je cv. In een gesprek heb je immers persoonlijk met elkaar kennisgemaakt en een beeld van elkaar gekregen.

Voorbeeld van een bedankbrief na een sollicitatiegesprek 

Geachte mevrouw de Waal,

Bij deze wil ik u nogmaals hartelijk danken voor het prettige gesprek op vrijdag 2  november jl. Helaas wil ik u mededelen dat ik mij terugtrek uit de sollicitatieprocedure. De reden hiervoor is dat ik besloten heb in te gaan op een aanbod dat ik van een andere werkgever heb gekregen voor een vergelijkbare functie. Ik ben van mening dat die baan op dit moment beter past bij mijn ambities en interesses.

Nogmaals hartelijk dank voor de interesse die u in mij heeft getoond en ik wens u veel succes met de verdere sollicitatieprocedure.

Met vriendelijke groet,

S. Ollicitant

Voorbeeld van een bedankbrief na een reactie op je cv

Geachte heer Dienst,

Hartelijk dank voor uw interesse in mijn cv op ... (naam vacaturebank).
Door het grote aantal reacties is het voor mij helaas onmogelijk om op alle uitnodigingen voor een gesprek in te gaan. Uit het aanbod heb ik een eerste selectie gemaakt en helaas zit uw organisatie daar niet bij.

Ik wil u hartelijk danken voor de getoonde interesse en wens u veel succes met de zoektocht naar een geschikte kandidaat. 

Met vriendelijke groet,

S. Ollicitant

Auteur: Marieke van Oosterhout