Sollicitatiecode: spelregels van de NVP voor de sollicitatieprocedure

De sollicitatiecode bevat basisregels die werkgevers - naar het oordeel van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) - in acht horen te nemen bij de sollicitatieprocedure. Organisaties zijn dus niet verplicht om de sollicitatiecode toe te passen, maar de inhoud van de code wordt wel gezien als een algemeen aanvaarde norm voor een fatsoenlijke behandeling van sollicitanten.

De code is opgesteld door de NVP, in overleg met de Stichting van de Arbeid. Als een bedrijf zich niet aan de sollicitatiecode houdt, kun je een klacht indienen bij de NVP. De sollicitatiecode is echter niet wettelijk geregeld, dus je kunt er geen rechten aan ontlenen.

Er is ook een sollicitantencode. Hierin staan regels en richtlijnen waaraan een sollicitant zich dient te houden tijdens de sollicitatieprocedure.

We beschrijven hier de belangrijkste richtlijnen in de sollicitatiecode, vanuit het perspectief van de sollicitant.

Vacature

De informatie van de werkgever over de organisatie, de vacature en de sollicitatieprocedure behoort eerlijk, helder en volledig zijn. In de vacaturetekst wordt minimaal het volgende vermeld:

  • de functie-eisen (deze kunnen betrekking hebben op opleiding, kennis en ervaring, gedrag en persoonlijke kwaliteiten)
  • de taakinhoud
  • de verantwoordelijkheden
  • de plaats in de organisatie
  • de aard van het dienstverband (bijvoorbeeld tijdelijk of detachering)
  • de arbeidstijden en arbeidsduur (bijvoorbeeld ploegendienst of deeltijd)
  • de standplaats
  • de wijze van solliciteren (per webformulier, e-mail, brief)
  • de informatie die jij moet verschaffen over je opleiding, diploma's, arbeidsverleden, werkervaring

De volgende zaken worden vermeld, als ze van toepassing zijn:

  • of een bijzonder onderzoek onderdeel is van sollicitatieprocedure, zoals een psychologisch onderzoek, assessment, medische keuring, antecedentenonderzoek of pre-employment screening
  • een eventuele leeftijdsgrens (en de reden hiervan)
  • een eventueel voorkeursbeleid (en de reden hiervan)
  • of de werkgever informatie over je zoekt op internet, waaronder social media

Reactie op je sollicitatiebrief

Je hoort binnen twee weken na de sluitingsdatum van de vacature bericht te krijgen of je wordt afgewezen of wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Je sollicitatie kan ook nog een tijdje worden aangehouden. De organisatie moet dan wel aangeven binnen welke termijn je nader bericht ontvangt.

Uitnodiging voor een sollicitatiegesprek

Als je wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, dan word je vooraf geïnformeerd over de sollicitatieprocedure en de verwachte duur ervan.

Vragen in het sollicitatiegesprek

De selecteur mag alleen vragen stellen die nodig zijn om te beoordelen of jij geschikt bent voor de functie. Andere sollicitatievragen zijn niet toegestaan, zoals: "Ben je vaak ziek geweest in het verleden?" of "Heb je een kinderwens?"

Er mogen geen vragen worden gesteld  over je burgerlijke staat, afkomst, godsdienst, crimineel verleden etc.

Reiskosten

De werkgever hoort vooraf bekend te maken of reiskosten voor het sollicitatiegesprek worden vergoed, maar hij is daar niet toe verplicht:

Indien een organisatie bereid is de in redelijkheid gemaakte kosten van de sollicitant te vergoeden, in het kader van de procedure, maakt de organisatie dit vooraf bekend

Privacy

Er wordt vertrouwelijk en zorgvuldig met jouw gegevens omgesprongen en de privacywetgeving wordt gerespecteerd:

alle van de sollicitant verkregen informatie wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld en in alle gevallen wordt de privacy van de sollicitant overeenkomstig de wettelijke bepalingen gerespecteerd

Referenties opvragen pas na jouw toestemming

De werkgever hoort je volgens de code van de NVP om toestemming te vragen voordat hij referenties checkt:

Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd,

Bij de bepaling over het vragen van toestemming staat een uitzonderingsbepaling:

[...] tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.

Daarbij kun je volgens de NVP denken aan functies bij financiële instellingen, overheden en (Amerikaanse) beursgenoteerde ondernemingen, waar deskundigheid, integriteit en betrouwbaarheid van groot belang zijn. Toekomstige medewerkers moeten in zulke gevallen op grond van een wettelijke regeling (zoals in de Wet op het financieel toezicht) vooraf gescreend worden (een zogenaamde pre-employment screening). Als zo'n screening plaatsvindt, dan moet dat volgens de sollicitatiecode in de vacature worden vermeld.

Informatie inwinnen via internet en social media

In eerdere edities van de sollicitatiecode was voor het doorzoeken van openbare informatie jouw toestemming vereist, zoals bij het opvragen van referenties. In de huidige editie is dat niet meer vereist. Wel zou je achteraf een lijstje url's van gevonden webpagina's met informatie over jou moeten krijgen:

De verkregen openbare informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken, met uitdrukkelijke vermelding van de bron. De sollicitant wordt in de gelegenheid gesteld hierop te reageren.

Je bent dan in de gelegenheid om te controleren of het niet gaat om een naamgenoot of iemand anders die jou zwart maakt.

Wij vragen ons af of werkgevers in de praktijk daadwerkelijk zo'n lijstje url's geven. Het is in de HRM-wereld algemeen bekend dat sollicitanten vaak worden gegoogled, terwijl je zelden of nooit hoort van een sollicitant die hierover achteraf is geïnformeerd. De bepaling "indien relevant" is vaag en biedt de werkgever alle ruimte om dit niet te bespreken.

Psychologische test of medische keuring

Als een psychologische test onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure behoort dat in de advertentie staan. De psycholoog mag de resultaten van het onderzoek alleen met jouw toestemming aan de werkgever verstrekken.

Een medische keuring mag pas aan het eind van de procedure plaatsvinden en alleen als er voor de vervulling van de functie bijzondere eisen worden gesteld aan de medische geschiktheid (bijvoorbeeld: een piloot moet scherp kunnen zien).

Reiskosten

De werkgever maakt vóór het sollicitatiegesprek duidelijk of hij je reiskosten vergoedt. Hij is niet verplicht deze kosten te vergoeden.

Loonstrookje

Er mag niet worden gevraagd naar je huidige salaris:

van de sollicitant wordt geen salarisstrook van de huidige of vorige werkgever verlangd

Beslissing na sollicitatie

Zodra de werkgever besluit dat hij je afwijst, word je hieroverf binnen twee weken geïnformeerd (dat wil zeggen: twee weken na het nemen van het besluit). De afwijzing wordt zo goed mogelijk gemotiveerd. Tenzij anders met je is afgesproken, moeten al je gegevens binnen vier weken door de organisatie worden vernietigd of naar je teruggestuurd. Als je een aanbod krijgt, dan worden alle afspraken en toezeggingen schriftelijk vastgelegd.

Wat gebeurt er met mijn cv en gegevens na afwijzing

Je gegevens worden binnen vier weken vernietigd:

Voor zover van toepassing worden gegevens afkomstig van een sollicitant binnen vier weken na de afwijzing teruggezonden of vernietigd

Heb ik als sollicitant ook plichten?

Jazeker. De belangrijkste is: gij zult niet liegen. Jij wordt geacht vragen over je opleiding, kennis en ervaring eerlijk te beantwoorden. En je mag geen informatie achterhouden die van belang is voor de functie waarop je solliciteert. Verder moet je je kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

Hoe dien ik een klacht in bij overtreding van de code?

Heb je een klacht over een schending van de sollicitatiecode, dan dien je deze allereerst schriftelijk in bij de betreffende werkgever. Je hoort daarop binnen een maand een schriftelijke gemotiveerde reactie te ontvangen. Als je die niet ontvangt of als je de reactie onbevredigend vindt, dan kun je een schriftelijke klacht indienen bij de Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode.

De Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode toetst de klacht vervolgens aan de code. Daarnaast stelt ze de organisatie waartegen de klacht zich richt in de gelegenheid schriftelijk te reageren op hetgeen de klager naar voren heeft gebracht. Op basis hiervan doet de instantie een uitspraak. Deze is echter niet bindend.

Als je klacht gaat over een schending van een wettelijke regeling, dan kun je hierover geen klacht indienen bij de NVP. In dat geval kun je terecht bij de Commissie Gelijke Behandeling, de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen of de rechter.

Bronnen

  • NVP Sollicitatiecode, editie januari 2020.
  • Toelichting per e-mail van de Commissie NVP-Sollicitatiecode met betrekking tot de uitzonderingsbepaling over het inwinnen van informatie.

Aanbevolen websites

Auteur: René Pijlman

Je bent hier: Home Carrière Solliciteren Sollicitatiecode: spelregels van de NVP voor de sollicitatieprocedure