Arbeidsvoorwaardengesprek voeren

Je bent de eerste gespreksronde van de sollicitatieprocedure goed doorgekomen. Wellicht was er ook nog een tweede gespreksronde of een onderzoek. Ook dat heb je glansrijk doorstaan. Nu de allerlaatste hindernis nog: het arbeidsvoorwaardengesprek (ofwel: de salarisonderhandeling). Voor veel mensen is dat een lastige opgave. Als je van plan bent om eruit te halen wat erin zit, dan is een grondige voorbereiding onmisbaar.

Wat is een arbeidsvoorwaardengesprek?

Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek onderhandel je over je salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een reiskostenvergoeding, auto van de zaak, een bijdrage in de pensioenpremie en het aantal uren per week dat je gaat werken. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in een schriftelijke arbeidsovereenkomst, een contract. Het gesprek wordt daarom ook wel de contractonderhandeling genoemd.

Voorbereiden op het arbeidsvoorwaardengesprek

Allereerst is het van belang om voor jezelf op een rijtje te zetten wat je uit de onderhandelingen kunt en wilt halen, met andere woorden: breng je prioriteiten in kaart.

• Bereken wat je waard bent. Zoek uit wat voor jouw functie een gangbaar salaris is, dat maakt je veel zelfbewuster tijdens de onderhandelingen. Je kunt op internet een loonwijzer invullen, maar je kunt natuurlijk ook je netwerk van collega's, vrienden, kennissen en familieleden raadplegen. Ook kun je zoeken in personeelsadvertenties met vergelijkbare functies of de branche- of vakvereniging om informatie vragen. Het is verstandig om bij het vaststellen van je salaris uit te gaan van het bruto bedrag, want dat zal de werkgever beter kunnen inschatten dan het netto salaris.
• Bedenk wat je aan secundaire arbeidsvoorwaarden wilt.  Afhankelijk van je functie gaan salarisonderhandelingen niet alleen over het salaris, de primaire arbeidsvoorwaarde. Ook over je secundaire arbeidsvoorwaarden kun je onderhandelen. Hierbij moet je je afvragen wat je belangrijk vindt: een dertiende maand, winstdeling, een auto van de zaak, een aantal vakantiedagen of misschien wil je een opleiding op kosten van de werkgever volgen?

Let op!
Reken uit wat je financiële wensen zijn, maar noem nooit tegenover je gesprekspartner(s) je echte minimum!

• Bepaal de onder- en bovengrens van wat je minimaal aan salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden wilt. Bepaal daarnaast je wisselgeld. Welke concessies wil je doen? Onderhandelen is een spel van geven en nemen. Zet tijdens de onderhandeling hoger in dan wat je op het oog hebt. Maar kijk uit dat je jezelf niet uit de markt prijst door honderden euro's meer te vragen dan marktconform is.

Nadat je je prioriteiten in kaart hebt gebracht, komt de voorbereiding op het daadwerkelijke gesprek. Wat zijn je argumenten? Wat is je tactiek?

• Breng je meerwaarde in kaart. Wat zijn jouw sterke kanten? Waarom ben je zo waardevol voor de organisatie? Zorg ervoor dat je goed kunt onderbouwen waarom jij dat salaris waard bent.
• Ken je gesprekspartner(s). Meestal staat in de uitnodigingsbrief vermeld wie bij het gesprek aanwezig zijn. Vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats met P&O, je leidinggevende of met beiden? Heb je een idee van de persoonlijkheid en het gedrag van diegenen met wie je gaat onderhandelen? Probeer van tevoren een inschatting te maken van hun onderhandelingsstijl en -tactiek. Onderschat je gesprekspartners nooit!
• Verwacht het onverwachte. Wat lijkt je moeilijk tijdens het gesprek? Het is goed mogelijk dat je salariseis door de tegenpartij resoluut van de tafel wordt geveegd. Wat doe je dan? Bereid je voor op alle mogelijke gespreksscenario's, zodat je tijdens het gesprek niet overdonderd wordt en met je mond vol tanden komt te staan.
• Ken je onderhandelingsstijl. Iedere onderhandelaar heeft een persoonlijke stijl, een manier van handelen waarbij diegene zich van nature het meeste thuis voelt. Dat geldt dus ook voor jou. Het kan één stijl zijn of een combinatie van stijlen. Het beste is voor iedere situatie opnieuw in te schatten welke stijl het meest geschikt is. Je moet dus kunnen switchen van stijl. Door je eigen stijl goed te kennen en de stijl van anderen te herkennen, vergroot je je beïnvloedingsmogelijkheden tijdens de salarisonderhandelingen.

In een onderhandeling heb je slechts één vorm van macht: de mogelijkheid om "nee" te zeggen en voor de baan te bedanken. Wees je daarvan bewust en bereid je mentaal voor op die mogelijkheid.

In een sollicitatiegesprek wordt vaak gevraagd wat je over vijf jaar denkt te doen. In een arbeidsvoorwaardengesprek kan gevraagd worden wat je over vijf jaar wilt verdienen. Zorg dat je weet wat je tijdens het sollicitatiegesprek hebt gezegd zodat je een percentage of gewoon een globaal salarisbedrag kunt noemen dat bij het eerdergenoemde antwoord past. Het is daarom nuttig als je op de hoogte bent van de salarisprogressie in jouw branche of van het bedrijf.

Je hebt je goed voorbereid, je bent ruim voor het gesprek van huis vertrokken zodat je zeker op tijd bent. Kortom, je bent helemaal klaar om de onderhandelingen in te gaan.

Het verloop van het gesprek

• Elke onderhandeling begint met een luchtig praatje om het ijs te breken, bijvoorbeeld over het weer of over de drukte op de weg. Leg dus niet direct je startbod op tafel.
• Maak kalm, helder en zakelijk je startbod duidelijk. Let daarbij op de reactie van je gesprekspartner, maar laat je er niet door uit het veld slaan. Een minzaam lachje of een hoogstverbaasde blik zijn voorbeelden van trucs die kunnen worden toegepast om je te intimideren.
• Als de werkgever als eerste met een aanbod komt, neem dat dan niet gelijk aan. Denk er even rustig over na en laat zien dat je kunt onderhandelen: doe een tegenbod. Dit kan het startbod zijn dat je oorspronkelijk in gedachten had.
  
• Onderbouw je startbod met argumenten. Nu breng je de argumenten naar voren die je in je voorbereiding hebt verzameld. Spreek bijvoorbeeld over je marktwaarde. Je weet immers hoe iemand met jouw opleiding en ervaring wordt gehonoreerd.
• Hoor het tegenvoorstel rustig aan, ook al valt het bod je tegen. Roep niet cynisch: "Dit is zeker een grapje?!"
• Ga nooit in op het eerste bod van de tegenpartij. Denk eerst goed na voor je reageert. Net als jij, legt je werkgever ook niet meteen alle troeven op tafel. Ook hij houdt wisselgeld achter de hand en er is ruimte voor onderhandeling.
  
• Nu ga je over enkele of alle punten onderhandelen. Dit kan soms lang duren. Houd het hoofd helder door de punten een voor een te bespreken en aantekeningen te maken. Vraag de ander wat zijn motivering is voor het innemen van een bepaalde positie. Meestal kan over het salaris onderhandeld worden, zelfs als je gesprekspartner beweert dat het echt niet mogelijk is. Maar zodra je ontdekt dat er werkelijk niet over  je salaris te onderhandelen is, begin dan over je secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze kunnen wellicht het verschil compenseren.
• Het kan gebeuren dat de werkgever niet met een voor jou acceptabel bod komt. Zeg in dat geval vriendelijk en respectvol dat jullie er kennelijk niet uitkomen en maak aanstalten om te vertrekken. De kans bestaat dat de ander op dat punt aangeeft welke onderhandelingsruimte er nog is. Als je gesprekspartner zegt dat hij misschien nog iets kan regelen, maar dat daar even tijd voor nodig is, rond het gesprek dan af, neem beleefd afscheid en vertrek. Misschien is dit inderdaad het einde van de sollicitatieprocedure, maar het is goed mogelijk dat de werkgever er nog op terugkomt en met een beter aanbod komt. Bedenk dat "nee" zeggen de enige onderhandelmacht is die je hebt. Maak er goed gebruik van.
  
• Uiteindelijk kom je samen tot overeenstemming. Je doet er goed aan de gemaakte afspraken een voor een te herhalen. Zo kun je checken of jullie dezelfde afspraken in gedachten hebben en kunnen verschillen nog besproken worden.

De arbeidsovereenkomst

De gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een arbeidsovereenkomst. Meestal stuurt de werkgever je deze binnen enkele dagen toe. Gebeurt dit niet, neem dan contact op met het bedrijf en vraag waarom je de overeenkomst nog niet hebt ontvangen. Vergelijk vervolgens de afspraken met je eigen aantekeningen.

Het kan ook zijn dat je het niet eens wordt met elkaar. Forceer niets als het niet lukt om een akkoord te bereiken. Maak liever een nieuwe afspraak. Zo vermoei je jezelf niet met steeds dezelfde argumenten op te sommen en je gunt jezelf en je gesprekspartner(s) de tijd om er nog eens goed over na te denken en naar oplossingen te zoeken.

Neem altijd op een positieve manier afscheid van je gesprekspartner(s), ongeacht de uitkomst van de onderhandelingen.

Voorbereiding op het arbeidsvoorwaardengesprek

Bevestig voor het gesprek enkele affirmaties die je zelfvertrouwen geven en in de juiste mindset brengen. Voorbeelden:

• Ik ben van grote waarde voor mijn werkgever en ben mijn salaris meer dan waard.
• Ik geloof in mezelf en in mijn kwaliteiten.
• Ik ben het waard om goed te verdienen.
• Ik durf voor mezelf op te komen.
  

Je houding tijdens het gesprek

Naast je verbale kwaliteiten speelt je non-verbale gedrag een minstens zo belangrijk rol tijdens de salarisonderhandelingen.

• Een zo objectief mogelijke instelling ten aanzien van je gesprekspartners is erg belangrijk om het gesprek te laten slagen. Denk niet dat je werkgever er bij voorbaat op uit is om jou een poot uit te draaien. Een dergelijke houding werkt vaak averechts. Daarentegen moet je je er ook bewust van zijn dat je gesprekspartner je ook niet alles wat je wenst in je schoot zal werpen. Hij is niet je beste vriend!
• Blijf rustig, zakelijk en zelfverzekerd. Reageer niet te aanvallend of te assertief, dat werkt averechts en komt niet overtuigend en professioneel over.
• Zorg voor een actieve, maar ontspannen houding. Ga niet onderuitgezakt in je stoel zitten, maar rechtop.
• Kijk je gesprekspartner(s) recht in de ogen, maar staar niet. Vindt het gesprek met meerdere personen plaats, houd dan met iedereen oogcontact.
• Voorkom zenuwtrekjes. Klik niet voortdurend met je balpen, draai of wiebel niet met je stoel en pulk niet steeds aan je notitieblok of je haar.
• Goed luisteren is essentieel. Goede onderhandelaars zijn vooral goede luisteraars. Luister goed naar de argumenten van de tegenpartij en maak aantekeningen. Wanneer iets je niet duidelijk is, vraag je door. Doorvragen is vooral van belang als de tegenpartij zich verschuilt achter allerlei procedures en voorschriften of vakjargon gebruikt, bijvoorbeeld: "Onze salarisschalen staan niet toe dat ik je een hoger bod kan doen."

Tips voor de onderhandeling over het salaris

Aanbevolen websites

• Op Loonwijzer.nl kun je het gangbare salaris voor je functie berekenen.
• Met het salariskompas van Intermediair kun je bepalen wat je waard bent op de arbeidsmarkt.
  
• Met deze online cursus Salarisonderhandeling leer je hoe je effectief kunt onderhandelen over je salaris. Je leert hoe het onderhandelingsgesprek verloopt, wat de regels van het spel zijn en hoe je lastige vragen kunt pareren. Ook krijg je tips voor je houding en je gedrag als onderhandelaar.

Auteur: Marieke van Oosterhout, met bijdragen van René Pijlman