Carrièretijger: Home Carrièretijger
Carrièretijger
Carrièretijger
U bent hier: Home Beroep Economie en management Beleid/ondersteunend P&O-adviseur/personeelsadviseur

P&O-adviseur/personeelsadviseur

Als P&O-adviseur adviseer en ondersteun je de directie, de managers en soms ook de medewerkers op het gebied van personeel en organisatie. Je stelt het personeelsbeleid op, je verzamelt informatie, je onderhandelt over arbeidsvoorwaarden met het personeel. Vaak bied je ook een luisterend oor en bemiddel je bij conflicten en problemen tussen managers en medewerkers. Je bent dus zowel veel met mensen als met papier bezig. Daarmee is het een zeer afwisselende functie. Een P&O-adviseur vind je in organisaties met ongeveer vijftien medewerkers of meer.

Annemarie Jager (34) is nu zes jaar personeelsadviseur. Na het voltooien van de hbo-opleiding Human Resource Management (HRM) ging ze aan de slag bij een ministerie. ´Het leukste aan het werken als personeelsadviseur is dat je met de ontwikkeling van de organisatie en de mensen bezig bent. Naar mijn idee is dat de meest inspirerende taak die er bestaat. Natuurlijk heb je ook administratieve taken, dat hoort erbij. Maar mijn kick zit erin om mensen en afdelingen in beweging te zetten, zodat iedereen lekker en goed kan werken en de strategie van mijn organisatie gerealiseerd wordt.´

Wat doet een P&O-adviseur?

Welke van de volgende taken je als P&O-adviseur uitvoert, hangt onder andere af van de grootte van de organisatie waarin je werkt. In grote organisaties werk je vaak samen als team. Je verdeelt de taken onderling. Dan ben je gespecialiseerd op een bepaald onderwerp of een bepaalde taak. Per taak is in de onderstaande omschrijving vet aangeven wat dan de meest waarschijnlijke functienaam is. In kleinere organisaties voer je als P&O-adviseur meerdere of zelfs alle P&O-taken uit.

De hierna genoemde taken zijn een goede greep uit de taken van een P&O-adviseur. Het lijstje is echter niet volledig.

De P&O-adviseur:

  1. stelt het personeels- en organisatiebeleid op, of onderdelen daarvan
  2. adviseert het management, bijvoorbeeld over leidinggeven en de ontwikkeling van hun medewerkers 
  3. adviseert en ondersteunt bij aanname en ontslag
  4. adviseert over functioneringsgesprekken, beoordelingen, opleidingen en salarissen
  5. administreert personeelsinformatie en verzorgt rapportages daarover. 

1. Stelt het personeel- en organisatiebeleid op, of onderdelen daarvan

Als personeelsadviseur ben je ook een soort beleidsmedewerker voor de onderwerpen die met personeel en organisatie te maken hebben. De doelstellingen van de organisatie – wat willen we voor organisatie zijn, waar willen we heen – worden opgesteld door het topmanagement. Als P&O-adviseur vertaal je deze naar plannen voor de medewerkers en de organisatie. Ook kun je zelf een probleem aankaarten bij het management, in andere gevallen vraagt de wet om beleid. Bijvoorbeeld het beleid voor de wet op de arbeidsomstandigheden, die eisen stelt aan werkgevers over veiligheid, welzijn en gezondheid van personeel. Of het beloningsbeleid van de organisatie, waarin wordt bepaald welke salarissen bij de functies horen.

Het maken van personeelsbeleid komt meestal op het volgende neer:

Als je je specialiseert in deze taak ben je beleidsmedewerker personeel en organisatie

Voorbeeld. Je bent P&O-adviseur bij een ziekenhuis met veel langdurig ziekteverzuim. Je analyseert het probleem door een onderzoek te doen bij het personeel en te praten met de bedrijfsarts. Veel mensen blijken het erg druk te hebben. De bedrijfsarts vertelt je dat de meeste ziektegevallen te maken hebben met stress. Door gesprekken met medewerkers kom je erachter dat de werkdruk vaak erg hoog is, omdat hard werken in de cultuur erg belangrijk wordt gevonden. Je analyse zet je in een rapport en je stelt maatregelen voor: cursussen stress hanteren voor management en medewerkers en artikelen in het personeelsblad om aandacht te vragen voor het onderwerp. Bovendien adviseur je de directie een goed voorbeeld hierin te geven. Als het plan goedgekeurd is, zorg je voor de uitvoering. Dat doe je zelf, of een van je collega´s.

2. Adviseert de managers over het ontwikkelen en aansturen van de medewerkers

Je hebt als P&O-adviseur echt een ondersteunende en adviserende functie. Vroeger bepaalde personeelszaken veel, tegenwoordig moet de manager vaker het initiatief nemen. Die betrekt de P&O-adviseur dan bij zijn probleem of taak op het gebied van personeel en/of organisatie. Dat adviseren kan natuurlijk ook ongevraagd zijn als je zelf problemen constateert bij een afdeling.

Of het nu gaat om opleidingen, loopbaanafspraken, een slecht functionerende medewerker of de ontwikkeling van de afdeling: het valt onder de verantwoordelijkheid van de manager. Als P&O-adviseur ben je vraagbaak, je geeft advies, begeleidt en bemiddelt. Als je je specialiseert in deze taak ben je bijvoorbeeld intern organisatieadviseur.

Voorbeeld:
Een manager constateert dat er veel ontevredenheid is bij zijn medewerkers. Mensen klagen steen en been. Bovendien zijn er steeds meer mensen ziek. Hij vraagt jou als P&O-adviseur om hulp. Je luistert naar zijn verhaal en probeert samen met hem de oorzaken te achterhalen. Je kunt hem aanbieden zelf met een aantal medewerkers te gaan praten, om te kijken wat er speelt. Of je verwijst hem naar een gespecialiseerde externe adviseur, die hem kan helpen naar zijn rol als manager te kijken.

Carrièretijgerin3. Adviseert en ondersteunt bij aanname en ontslag 

Instroom: Onder instroom van medewerkers valt alles wat te maken heeft met de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Jij adviseert over het profiel van de persoon, zet de vacature uit en bent aanwezig bij de gesprekken. Je adviseert de manager over de persoon die wordt aangenomen. Ook onderhandel je over de arbeidsvoorwaarden. Arbeidsvoorwaarden zijn, naast het salaris, bijvoorbeeld opleidingsmogelijkheden, pensioenvoorzieningen of een auto van de zaak.

Als alles rond is, verzorg je het arbeidscontract. Ook geef je de gegevens door aan anderen, bijvoorbeeld aan de salarisadministrateur. Als je je hierin specialiseert ben je medewerker werving en selectie.

Uitstroom: onder uitstroom van medewerkers vallen alle activiteiten die te maken hebben met medewerkers die de organisatie verlaten. Dit is de andere kant van het vak. Vaak ben jij degene die namens het management de slechtnieuwsgesprekken voert met personeelsleden. Je bent samen met je collega´s verantwoordelijk voor de uitvoering van een reorganisatie waar bijvoorbeeld gedwongen ontslagen in vallen. Veel P&O-adviseurs vinden dit de lastigste taak, omdat ze juist voor dit beroep hebben gekozen om met mensen te werken en in mensen te investeren. Dit hoort erbij, je zult het ook moeten uitvoeren als je het er niet mee eens bent.

4. Adviseert over functioneringsgesprekken, beoordelingen, opleidingen en salarissen

In het aansturen van medewerkers zijn functionerings-, beoordelingsgesprekken en de beloning (salarissen en bonussen) natuurlijk erg belangrijk. Met een duur woord heten dit personeelsinstrumenten. Daar heb je als P&O-adviseur van alles mee te doen.

5. Administreert personeelsgegevens en verzorgt rapportages daarover

Hoeveel mensen hebben we in vaste dienst? Hoeveel geven we uit aan opleidingen? Wat is ons ziekteverzuim? Wat is de geschiedenis van deze medewerker bij ons bedrijf?

Allemaal voorbeelden van vragen die bijvoorbeeld door de directie aan de afdeling P&O worden gesteld. Een P&O-adviseur moet dus ook veel administreren om deze gegevens te kunnen leveren. Vaak zijn daar allerlei systemen voor in de organisatie. Met die gegevens maak je rapportages op het gebied van personeel en organisatie. Je moet de gegevens dan bewerken tot tabellen en grafieken en conclusies daaruit trekken. Ook lever je een bijdrage in tekst en informatie aan het jaarplan en het jaarverslag van de organisatie.

Rollen

Waar werk je als P&O-adviseur?

Telecombedrijven, scholen, de gemeente, banken, het goede doel, een grote fabriek: bijna alle organisaties – bedrijven, overheden en non-profit organisaties – hebben P&O-adviseurs in dienst.

Wat je functie in gaat houden en welke ruimte je krijgt is afhankelijk van het soort organisatie en de branche waarin je werkt. Ben je bij een fabriek met lager opgeleid personeel P&O-adviseur of bij een adviesbureau waar hoogopgeleide medewerkers werken? Zo zal in de fabriek bijvoorbeeld het motiveren van personeel door het management en taakroulatie een grotere rol spelen. Bij het adviesbureau zijn onderwerpen als stressmanagement weer erg belangrijk.

Jeroen Rozeboom heeft zich uitgebreid georiënteerd voordat hij zijn ´droombaan´ als P&O-adviseur vond in een middelgroot innovatief ICT bedrijf. `Het bedrijf waar ik werk is heel dynamisch en creatief. De concurrentie is groot, niet alleen om opdrachten, maar ook om personeel. Daarom is personeelsmanagement heel belangrijk binnen het bedrijf. Dat maakt mijn functie spannend.´

Wat is je plaats in de organisatie?

Meestal is de P&O-adviseur onderdeel van de staf van de organisatie. Je ondersteunt dan de lijnorganisatie, die de kerntaken van de organisatie uitvoert. In sommige organisaties werken P&O-adviseurs in een centrale stafafdeling P&O. Vaak betekent dit dat je je toelegt op één of enkele van de taken. Je wordt dan aangestuurd door het hoofd P&O, ook wel HRM-manager genoemd. Deze laatste maakt meestal deel uit van het centrale managementteam van de organisatie, waarin het totale organisatiebeleid wordt bepaald.

In andere organisaties maken P&O-adviseurs deel uit van de lijnafdelingen. Dat betekent dan dat je voor die afdeling alle P&O-taken uitvoert, al dan niet samen met een centrale P&O-afdeling die het beleid bepaalt. Dan heb je voor een afdeling alle taken onder je verantwoordelijkheid.

De P&O-adviseur werkt veel samen met anderen, binnen en buiten de organisatie:

Welke competenties moet je in huis hebben?

1. Integriteit

P&O-adviseurs beschikken vaak over veel persoonlijke en andere vertrouwelijke informatie (bijvoorbeeld over reorganisaties). Bovendien zijn P&O-adviseurs betrokken bij het aannemen van mensen en het vaststellen van salarissen.

Je begrijpt, de verantwoordelijkheden vragen om een grote mate van integriteit bij de uitvoering. Loslippigheid en vriendendiensten zijn natuurlijk uit den boze. In de sociale gesprekken in de wandelgangen zul je op je woorden moeten passen en het feit dat je iemand graag mag, speelt natuurlijk geen enkele rol in een salaris- of opleidingsadvies. In de praktijk is dit lastig – je bent ook mens – maar wel superbelangrijk.

2. Sensitiviteit

P&O-adviseurs kunnen niet goed werken zonder veel mensenkennis. Je voelt mensen goed aan, kunt snel beoordelen hoe iemand in zijn vel zit en je prikt door opgeklopte verhalen in sollicitatiegesprekken heen. Dat noemen we sensitiviteit. Je weet dan ook welke emoties een rol spelen bij veranderingen in de organisatie en kunt daar iets mee. In geval van ontslag of ziekte speel jij als P&O-adviseur een belangrijke rol. Je moet om kunnen gaan met heftige emoties bij de betrokkenen en tegelijkertijd zakelijk kunnen blijven.

3. Je bewust zijn van je eigen organisatie

Hoewel P&O-adviseurs soms het idee hebben dat de mensen het belangrijkst zijn binnen de organisatie, denkt niet iedereen daar zo over. Werk je in een bedrijf, dan zal de bijdrage van bijvoorbeeld opleidingen zich moeten vertalen in kostenvoordeel of een verbeterde marktpositie. Je kunt allerlei ideeën hebben over bijvoorbeeld hoe het management met de medewerkers omgaat. Maar het is van belang dat dat ook past bij het bedrijf. Je moet dus goed weten wat er speelt om daar het personeelsbeleid en je adviezen goed op af te stemmen.

4. Adviseren

Wat lastig is aan een baan in de staf, is dat je weinig formele macht hebt. Je adviseert. Daarom kun je lang niet altijd bepalen wat anderen gaan doen. Je zult dus op een andere wijze je doel moeten bereiken, bijvoorbeeld door anderen te motiveren en te overtuigen.

5. Analytisch denken

Veel problemen in organisaties hebben met verschillende dingen te maken. Bijvoorbeeld een hoog ziekteverzuim of een slechte werksfeer zijn complexe problemen. Om het management dan goed te kunnen adviseren over de aanpak, zul je het probleem moeten ontrafelen door het te analyseren.

6. Goed om kunnen gaan met diversiteit

Als P&O-adviseur is het heel belangrijk dat je goed om kunt gaan met heel verschillende mensen. Diversiteit hanteren, heet dat met een duurder woord. Daarnaast is een actueel thema het opzetten van een diversiteitsbeleid: hoe je de organisatie inricht als mensen erg van elkaar verschillen. Jij ziet daar de mogelijkheden in en begrijpt zowel de noodzaak, de opbrengst als de hindernissen.

Wat onderscheidt een topP&O-adviseur van een gewone?

Een topP&O-adviseur weet invloed uit te oefenen en kan ondanks het gebrek aan formele macht veel bereiken. Dit in tegenstelling tot een P&O-adviseur die zich meer op procedures richt en gewoon opdrachten van het management uitvoert. Wat maakt een P&O-adviseur invloedrijk? PW, een vakblad voor P&O'ers schreef daar een artikel over. P&O'ers zijn echt invloedrijk en succesvol als ze:

Hoe word je een P&O-adviseur?

Carla in ´t Veld (36): "Ik ben begonnen als secretaresse bij de afdeling Personeel en Organisatie. Op een gegeven moment had ik het wel gezien. Ik wilde verder. Omdat de werkzaamheden van mijn collega´s me erg aanspraken, heb ik gekozen voor de hbo-opleiding Human Resource Management. Mijn baas vond dat een goed idee, dus mijn opleiding wordt door mijn werk betaald. Ik krijg studieverlof bij tentamens. De studie is in deeltijd en ik werk daarnaast drie dagen. Het is best wel druk. Toch gaat werken en studeren best goed samen, is mijn ervaring. Je hebt voordeel van je studie bij je werk en andersom. Mijn bedrijf is bijvoorbeeld aan het reorganiseren. Tegelijkertijd moet ik in mijn opleiding adviseren over het personeelsbeleid bij een reorganisatie."

De weg om een vacature te vinden als P&O-adviseur begint natuurlijk met een goede, passende opleiding. Dan kun je in sollicitaties aantonen dat je geschikt bent.

Speciale opleiding als basis

Er zijn speciale opleidingen tot P&O-adviseur. De hbo-opleiding Human Resource Management (HRM) leidt direct op tot P&O-adviseur.

Andere opleiding als basis

Er zijn ook andere mogelijkheden voor een opleiding tot P&O-adviseur. In de praktijk werken er namelijk ook mensen met een andere achtergrond. Meestal zijn dit mensen die een sociale opleiding hebben gedaan, zoals toegepaste psychologie. Ook komt het voor dat mensen vanuit de lijn zich met cursussen omscholen tot P&O-adviseur.

Ook met een mbo-opleiding kun je soms doorgroeien naar P&O-adviseur. Je begint als assistent en je kunt je, als je het heel goed doet, opwerken. Toch is de weg via een hbo-opleiding vaak succesvoller.

Carrièremogelijkheden

Vanuit de functie P&O-adviseur kun je doorgroeien naar andere functies: 

Welke beroepen lijken erop?

Als P&O-adviseur heb je vaak te maken met heel veel verschillende onderwerpen en taken. De volgende beroepen richten zich op een of enkele taken waar je als P&O-adviseur mee te maken hebt.

Aanbevolen websites

Aanbevolen boeken

Auteur: Mariëlle de Groot

http://www.carrieretijger.nl/beroep/economie-management/beleid-ondersteunend/personeelsadviseur Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2014 ColofonAdverteren

Carrièretijger
Carrièretijgers in gesprek over solliciteren, opleiding, persoonlijke ontwik­keling en carrière maken: