Mbo-4-opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent

Directeuren en managers hebben veel zaken aan hun hoofd. In de mbo-4-opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent leer je hoe je hen zo goed mogelijk bij hun werkzaamheden ondersteunt en ervoor zorgt dat alles op kantoor op rolletjes loopt. De opleiding wordt door veel reguliere scholen aangeboden, maar ook door particuliere instituten als Schoevers, LOI en NTI.

Wat word je?

Als directiesecretaresse ben je de rechterhand van een directeur of de gehele directie van een organisatie. Je verzorgt de post, het archief en de correspondentie. Je ontvangt gasten, en onderhoudt contacten, neemt de telefoon aan en notuleert tijdens vergaderingen. Soms geef je leiding aan een aantal secretaresses.

Als managementassistent ben je de rechterhand van een manager of een hele afdeling. Je kunt bijvoorbeeld werkzaam zijn op een afdeling marketing, financiën of personeelszaken. In tegenstelling tot de directiesecretaresse ben je als managementassistent meer inhoudelijk betrokken bij de werkzaamheden van een manager of afdeling. Ben je bijvoorbeeld werkzaam op een afdeling P&O, dan geef je onder meer ziek- en herstelmeldingen aan de arbodienst door en zorg je ervoor dat personeelsdossiers op orde zijn.

Wat is het carrièreperspectief?

Heb je een aantal jaren werkervaring opgedaan, dan kun je gaan werken voor een directeur van een grotere organisatie, meerdere managers of leiding geven aan een team van secretaresses. Je kunt je ook gaan specialiseren, bijvoorbeeld als medisch of juridisch secretaresse. Hiervoor is wel extra scholing nodig. Als medisch secretaresse werk je op een afdeling in een ziekenhuis of bij een praktijk. Een juridisch secretaresse kan aan de slag bij een notaris- of advocatenkantoor. Afhankelijk van je werkervaring en je kwaliteiten kun je na extra scholing doorgroeien naar de functie van juridisch directiesecretaresse, managementassistent van een advocaat, notaris of deurwaarder, juridisch medewerker of chef de bureau (officemanager).

Wat zijn de belangrijkste competenties?

Communiceren. Het beroep van secretaresse is een communicatief beroep. Je houdt je bezig met allerlei vormen van schriftelijke en mondelinge communicatie, zoals de correspondentie, de notulen van vergaderingen, het telefoonverkeer en het ontvangen van gasten. Je schrijft en spreekt foutloos Nederlands (en vaak nog een andere moderne vreemde taal) en je weet hoe je een correct balie- en telefoongesprek voert. Je bent klantgericht, maar niet té. Je weet ook wanneer je grenzen moet stellen, bijvoorbeeld bij onredelijk eisen van een ander, en stelt je dan assertief op.
Plannen en organiseren. Je regelt veel zaken zelfstandig voor je baas. Zo boek je zijn zakenreis en reserveer je tickets en accommodatie. Ook plan je vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen (open dagen, jubilea, bedrijfsuitje, kerstviering).
Probleemoplossend vermogen. Je ziet knelpunten van tevoren, wacht niet af en neemt meteen maatregelen. Je durft beslissingen te nemen: besluitvaardigheid is je tweede natuur.
Integriteit. Je hebt vaak te maken met vertrouwelijke informatie. Denk bijvoorbeeld aan financiële gegevens of informatie over ingrijpende reorganisatieplannen waar niemand nog van weet. Van jou wordt verwacht dat je deze informatie strikt vertrouwelijk behandeld en met niemand deelt.
Flexibiliteit. Een afspraak die op het laatste moment verzet moet worden, een vergadering die uitloopt, cijfers die binnen een uur paraat moeten zijn. Je schakelt snel en moeiteloos over van de ene naar de andere klus en stelt steeds prioriteiten bij.
Accuratesse. Een directeur die te laat op zijn afspraak komt, omdat zijn secretaresse zich vergist had in het tijdstip? Een brief vol spelfouten? Dat kan natuurlijk niet. Als managementassistente of directiesecretaresse ga je altijd zeer zorgvuldig te werk..
Kritisch denken. Als secretaresse ben je vaak de schakel tussen je baas en de buitenwereld. Directeuren zijn mateloos populair, niet alleen binnen het bedrijf, maar zeker ook daarbuiten. Jij scheidt het kaf van het koren. Alleen wat echt belangrijk is, komt bij jouw baas terecht. Daar komt jouw kritisch denkvermogen, samen met je kennis van zaken en assertiviteit natuurlijk mooi tot zijn recht.

Hoe lang duurt het?

De mbo-4-opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent duurt drie jaar. Je kunt de opleiding aanzienlijk verkorten als je in het bezit bent van een havo- of vwo-diploma of een diploma van een verwante mbo-3-opleiding. Je kunt de opleiding op twee verschillende manieren volgen: via de beroepsopleidende leerweg (bol) en via de beroepsbegeleidende leerweg (bbl).
Volg je de bol-opleiding, dan ga je de hele week naar school. Praktijkervaring doe je op tijdens de stage die je volgt bij een erkend leerbedrijf. Minimaal twintig procent van je opleiding bestaat uit stage. Je kunt ook werken en leren combineren, dan kies je voor de bbl-opleiding. Zestig tot tachtig procent van je studietijd leer je op je werkplek. Voor de theorie ga je naar school.

Wat doe je tijdens de opleiding?

Tijdens je studie leer je de fijne kneepjes van het vak. Je leert alles over archiveren, postbehandeling, agendabeheer, notuleren, plannen en organiseren van evenementen, zoals vergaderingen, zakenreizen en bijeenkomsten. Je leert prioriteiten te stellen en je ontwikkelt je organisatievermogen Je leert ook goed om te gaan met het MS Office-pakket (Word, Excel, Access en Outlook). Daarnaast wordt er ook veel aandacht besteed aan je taalbeheersing, zowel in woord als in geschrift. Naast Nederlands krijg je ook les in een andere moderne vreemde taal, meestal Engels.

Welke toelatingseisen zijn er?

Je wordt toegelaten tot de mbo-4-opleiding als je in het bezit bent van:

een vmbo-diploma theoretische leerweg, het liefst in de sector Economie. Heb je Zorg en Welzijn gedaan, dan moet je één van de volgende vakken in je pakket hebben: wiskunde, economie of een moderne vreemde taal, of
een overgangsbewijs van 3 naar 4 havo/vwo of
een diploma van een verwante mbo-opleiding op niveau 3, zoals de mbo-3-opleiding Secretaresse

Hoe kom je erachter of de opleiding bij je past?

Ben je zelfstandig?
Ben je handig met de computer?
Vind je het leuk om anderen te helpen?
Ben je besluitvaardig?
Kun je goed communiceren?
Ben je een organisatietalent?
Ben je een pietje-precies?
Werk je geordend?
Ben je proactief?
Kun je goed het overzicht bewaren?
Ben je goed in taal?
Ben je stressbestendig?
Ben je flexibel en kun je snel schakelen?
Is een geheim bij jou ook echt een geheim?
Heb je graag met verschillende mensen te maken?

Heb je de meeste vragen met ‘ja’ beantwoord, dan is de mbo-4-opleiding Directiesecretaresse/Managementassistente wellicht iets voor jou. Je kunt je verder oriënteren op deze opleiding door open dagen te bezoeken.

Welke hbo-opleiding sluit op deze opleiding aan?

Na afronding van de opleiding kun je onder meer doorstromen naar de hbo-opleidingen:

Aanbevolen websites

Als directiesecretaresse werk je erg dicht op je baas. In de online cursus Omgaan met je baas leer je hoe je dit zo goed mogelijk aanpakt.
Lastige mensen, die zijn er altijd op de werkvloer. Hoe je ze het handigst aanpakt, leer je in de online cursus Omgaan met lastige mensen.
De Nederlandse vereniging van directiesecretaresses is een vereniging van en voor directiesecretaresses en office managers.

Aanbevolen boeken

Van Der Sluis, J. Hoezo Tikgeit? Basisvaardigheden voor de betere secretaresse, Pearson Education.

Het boek is met de nodige humor geschreven en beschrijft de taal, de schriftelijke communicatie en de omgangsvormen in het bedrijfsleven. Het bevat veel hilarische anekdotes en tips voor communicatie en de organisatie van je eigen werk.

Schreuder, P. & M. Lingsma, De officemanager als coach, Uitgeverij H. Nelissen.

Omdat directiesecretaresses met veel verschillende mensen te maken hebben en leiding geven aan anderen, zijn coachingsvaardigheden behoorlijk handig. Dit boek helpt je deze te ontwikkelen.

Auteur: Marieke van Oosterhout