Je werkgever en je leidinggevende overtuigen

Leuk dat je een opleiding wilt gaan doen. Maar uiteindelijk is je baas degene die "ja" moet zeggen tegen jouw opleidingsplan en de bijdrage van de organisatie daarin bepaalt. Maar hoe bereik je zijn "ja" en krijg je een gulle bijdrage? Door je goed voor te bereiden en de goede argumenten te geven.

Bram Tholen, juridisch medewerker bij een bank, krijgt van zijn baas een bijdrage in zijn hbo-opleiding Journalistiek. "Ik heb vier gouden tips aan iedereen die een opleiding wil doen:"

Kijk vooral naar het belang dat de werkgever heeft bij jouw opleiding.
Speel open kaart en wees eerlijk.
Zorg dat je duidelijk weet wat je wel en niet wilt.
Betrek zowel je baas, als de P&O afdeling bij je opleidingsplan en zorg dat ze positief staan ten opzichte van je plannen.

Bereid je goed voor op het gesprek met je baas

Weet wat je wilt

Bereid het onderwerp voor door vooraf te reflecteren op je loopbaan en zorg dat je alle informatie over je opleiding bij de hand hebt. Je kunt hiervoor ook een loopbaanadviseur inschakelen.

Waar wil je over vijf jaar staan?
Hoe kom je daar qua opleiding en in carrièrestappen?
Welke opleiding wil je volgen?
Welke voordelen verwacht je voor jezelf en voor het bedrijf? (zie verder)
Hoe ga je die opleiding combineren met je werk en je privé-leven?
Wat zijn de verwachte kosten?
Wat is de verwachte tijdsbesteding?
Welke alternatieven zijn er (andere opleiding, ander trainingsinstituut)? Waarom heb je juist voor deze gekozen?
Verwacht je een bijdrage in tijd en/of geld van je werkgever?
Waarom zou de werkgever deze bedrage geven?

Jona (32) is systeembeheerder: "Ik wilde graag een opleiding informatiemanagement doen. Ik heb mijn baas overtuigd met het argument dat goed informatiebeheer in de toekomst alleen maar belangrijker wordt. Bovendien moet het informatiesysteem van onze organisatie binnen drie jaar worden vervangen. Omdat ik als systeembeheerder de fouten in het oude systeem goed ken, ben ik de beste persoon om aan het nieuwe computersysteem te werken."

Gebruik goede argumenten

Jouw argumenten: de voordelen voor je baas en de organisatie

Vraag je allereerst af wat jouw opleiding aan toegevoegde waarde biedt voor de organisatie. Daardoor vind je de juiste argumenten om de werkgever over te halen. Sta stil bij de volgende vragen:

Wat biedt de opleiding je voor kennis en ervaring die je kunt toepassen in je baan?
Welke projecten wil je op termijn kunnen oppakken en hoe helpt je opleiding erbij?
Hoe sluit jouw opleiding aan op de visie van de organisatie en de afdeling?
Wat biedt de opleiding jou aan extra motivatie? En wat betekent dat voor je baas? Blijf je langer in je baan, ga je nieuwe collega's begeleiden?
Kun je de kennis die je opdoet, delen met anderen in de organisatie?

Tegenargumenten bij de argumentatie van je baas

"Dat is veel te duur..."

Tegenargument 1: De kosten van een opleiding zijn aftrekbaar van de belastingen. Soms zijn er zelfs subsidiemogelijkheden uit fondsen. Daar kan de P&O-afdeling je meer over vertellen.

Eventueel kun je aanbieden mee te betalen of genoegen te nemen met een lagere loonsverhoging.

Tegenargument 2: "Per medewerker is een bepaald bedrag gereserveerd voor opleidingen. Deze opleiding past binnen dat budget".

Bram Tholen werkt als juridisch medewerker bij een bank. Daarnaast doet hij een hbo-opleiding journalistiek in deeltijd. "De bank betaalt de helft van mijn opleiding en stelt vier uur per week ter beschikking. Hoe ik dat heb gedaan? Het is beleid dat er € 1.000 per medewerker per jaar voor opleidingen is geserveerd. Van dat gegeven heb ik gebruik gemaakt in mijn onderhandeling met mijn baas. In mijn studiekostenovereenkomst staat onder andere dat ik gedurende drie jaar geen andere opleidingen mag volgen. Ook staat erin dat ik tenminste twee jaar bij de bank moet blijven werken en anders een evenredig deel van het geld en tijd moet terugbetalen."

"Als je een opleiding gaat volgen, krijg je natuurlijk meteen een andere baan."

Tegenargument 1: "Dat denk ik niet. Voor mij betekent een opleiding extra motivatie en loyaliteit aan de organisatie. Dat zal er eerder voor zorgen dat ik langer blijf."

Tegenargument 2: "Ik snap dat het vervelend als ik net na mijn opleiding wegga, al denk ik niet dat dat zo is. We kunnen afspreken dat ik in dat geval een deel van de kosten terugbetaal. Dat kunnen we vastleggen in een studiekostenovereenkomst."

"Dan ben ik je een extra dag kwijt, en we hebben het al zo druk."

Tegenargument 1: In je studie moet je ook projecten doen. Kijk of je een belangrijk thema van je baas in een project voor je studie kunt aanpakken. Jij zegt dan: "Als we dat ene project goed geregeld zouden hebben, zou het minder druk zijn. Dat is precies een project wat ik in mijn studie op kan pakken."

Tegenargument 2: "Door de extra kennis die ik opdoe zal mijn bijdrage aan de afdeling alleen maar toenemen."

Tegenargument 3: "Juist omdat het zo druk is, is het belangrijk dat ik gemotiveerd ben en blijf."

Wanneer bespreek je je opleidingswens met je werkgever?

Je kunt het onderwerp altijd ter sprake brengen, maar een aantal momenten zijn daar zeer geschikt voor:

Het functioneringsgesprek

In een functioneringsgesprek praat je met je baas over je huidige functioneren en maak je afspraken voor de toekomst. Een prima moment om het te hebben over je opleiding. Je kunt voor het gesprek je loopbaan als agendapunt bij je baas aankaarten. Zo voorkom je dat de tijd op is, en je niet meer over je opleiding hebt kunnen spreken.

Het is overigens verstandig je er eerst van te vergewissen dat je functioneren in orde is. Er zijn weinig bazen die je toestemming geven een opleiding te volgen als je je huidige baan niet naar behoren uitvoert. Eventueel kun je afspraken maken over het niveau van functioneren dat je bereikt moet hebben, om wel toestemming voor je opleiding te krijgen.

Het POP-gesprek

Sommige organisaties werken met Persoonlijke Ontwikkelingsplannen (POP). Een POP is een 'ontwikkelingscontract' tussen een werknemer en zijn werkgever. Als je baas en jij het eens worden over de ontwikkelingsdoelen en de beste weg daarheen, kun je ermee aan de slag.

In het POP-gesprek is het van belang je baas van het volgende te overtuigen:

Waar je wilt staat over vijf jaar en wat daarvoor je ontwikkelingsdoelen zijn.
Dat het volgen van jouw opleiding daar een logische stap in is.
Dat deze opleiding dus in jouw POP hoort.

Het arbeidsvoorwaardengesprek

Slimme carrièremakers regelen hun opleidingswensen al in hun sollicitatie. Wil je op termijn een opleiding gaan volgen, vraag dan ook naar de mogelijkheden die een nieuwe werkgever daarvoor biedt.

Ook in de salarisonderhandelingen kun je de opleiding meenemen.

Neem genoegen met een lager salaris in ruil voor een opleiding.
Of koppel je opleiding aan een prestatie: als je als je na een jaar een doelstelling bereikt hebt, kun je een hbo-opleiding volgen op kosten van de baas. Dit staat dan ook in je contract!

Meer tips

Onderschat de gunfactor niet! Hoewel in veel organisaties het recht op opleidingen is vastgelegd, is ondersteuning bij een opleiding iets wat je wel gegund moet worden. Anders gezegd: weinig organisaties zullen een slecht gemotiveerde of een niet voldoende presterende medewerker ondersteunen bij het realiseren van een opleidingswens.

Maak je werkgever eerst enthousiast over je nieuwe ideeën over je toekomst en de kennis die je wilt ontwikkelen en kom daarna pas met je verzoek om een opleiding.
Sommige opleidingen kun je in modules volgen. Vindt jouw werkgever de door jou gekozen opleiding te duur of te lang duren? Vraag dan of hij wel per module akkoord wil gaan. Zo werk je alvast toe naar het eindcertificaat.
Volgt een collega een opleiding op kosten van het bedrijf? Vraag hem hoe hij dat heeft aangepakt. Kijk ook in hoeverre zijn situatie vergelijkbaar is met de jouwe. Leer van de ervaringen van anderen.

Wat zijn de nadelen als je je werkgever inschakelt?

Het is natuurlijk fijn als je baas je opleiding financiert en je onder werktijd mag studeren. Toch kleven er ook een aantal voorwaarden aan. Of de voordelen opwegen tegen de nadelen, hangt af van jouw situatie. Het kan geen kwaad er rekening mee te houden.

Opleiding niet afmaken: als je je opleiding niet afmaakt, wil de werkgever meestal zijn bijdrage terug. Teleurstellingen voorkom je door je vooraf goed te verdiepen in jouw motivatie en de voorbereiding van je plannen.
Een andere baan: als je overstapt naar een andere werkgever zul jij of je nieuwe werkgever de kosten moeten vergoeden. Meestal zal je nieuwe werkgever daar geen problemen mee hebben, zeker als de opleiding aansluit bij de functie waarop je solliciteert.
Verplichtingen: je baas wil graag dat jij –in het kader van je opleiding- een bepaald project oppakt. Jij ziet dat helemaal niet zitten, maar je baas zegt: "Wie betaalt jouw opleiding?"

Auteur: Mariëlle de Groot