Solliciteren per e-mail

Het wordt steeds gangbaarder om sollicitatiebrieven en cv's  per e-mail te versturen. Vooral bij vacaturebanken is het vaak mogelijk om te solliciteren via e-mail of via het web. Ook zetten steeds meer werkgevers sollicitatieformulieren online. Waar moet je op letten als je via mail of via het web solliciteert?

Technische mogelijkheden

Als je online solliciteert heb je meerdere mogelijkheden:

• Je maakt een bestand of twee bestanden, liefst in Word, met daarin je sollicitatiebrief en cv. Deze voeg je als attachment bij een e-mail. Deze e-mail bevat een begeleidende tekst voor je brief en cv.
• Je schrijft een sollicitatiebrief direct in de e-mail en voegt je cv als attachment toe.
• Het bedrijf waar je wilt solliciteren heeft een webformulier op de bedrijfswebsite gezet dat je moet invullen. Soms kun je daarbij ook nog een cv uploaden.
• Sommige vacaturebanken hebben de mogelijkheid om steekwoorden uit je cv in een cv-bank te zetten, die doorzoekbaar is voor bedrijven.

Wat moet je kiezen? Kijk altijd op de website van een bedrijf in de rubriek 'Solliciteren' of 'Vacatures' of er een opmerking staat over de manier waarop zij graag sollicitaties ontvangen. Als er staat 'Wij ontvangen uw sollicitatie graag schriftelijk', stuur hem dan niet online, maar gewoon als brief per post, ook al staat er wel een e-mailadres vermeld.

Lees de volgende aandachtspunten en beslis dan welke manier van online solliciteren het best is.

Aandachtspunten bij online solliciteren

• Jouw computer is niet dezelfde als die van de ontvanger. Dit is een belangrijk argument om zowel je brief als je cv als attachment te sturen. Elk e-mailprogramma heeft zo zijn eigen opmaakmogelijkheden. Mailtjes zien er bij de ontvanger al snel anders uit dan bij degene die hem stuurt. En je wilt natuurlijk niet dat je sollicitatiebrief er als een rommeltje uitziet bij de ontvanger. Houd het begeleidende mailtje kort. Vermeld naar welke functie je solliciteert en verwijs naar de bijlagen bij de e-mail. Gebruik zo weinig mogelijk opmaak en bijzondere tekens. Gebruik voor de bijgevoegde bestanden een zo gangbaar mogelijk programma. Dat is dus meestal Microsoft Word. Daarvan is de kans het grootst dat de ontvanger het ook kan openen en lezen.
• Let op naamgeving van bijgevoegde documenten. Geef die bestanden een betekenisvolle naam, dus niet alleen 'sollicitatiebrief' of 'cv'. Voeg er op zijn minst je achternaam bij en eventueel ook je voornaam als je 'Visser' of 'Pietersen' heet. In de onderwerpregel van de mail vul je de naam van de vacature in en/of 'sollicitatie' plus je naam.
• E-mail is een snel en informeel medium. We zijn gewend om even vlug een mailtje te tikken en nemen het dan met de typefouten en ook met taalgebruik niet al te nauw. Maak deze fout niet bij een sollicitatie! Controleer alles drie keer voordat je op de knop 'Versturen' klikt en gebruik formele taal. Neem ook de regels van de netiquette in acht. Dit zijn de beleefdheidsregels die gelden voor e-mail. Die voorkomen dat je e-mail schreeuwerig of onbeleefd overkomt en maakt dat ook grapjes of kwinkslagen goed begrepen kunnen worden. Let er ook op dat je per ongeluk geen namen van vorige sollicitaties hebt laten staan.
• Gebruik een neutraal e-mailadres. Het is verstandig voor sollicitaties een privé e-mailadres op te geven en niet het adres bij je huidige werkgever. Je weet nooit of het mailtje niet per ongeluk bij een collega terechtkomt. Je wilt waarschijnlijk niet dat je werkgever weet dat je aan het solliciteren bent. Een webmailadres via Gmail of Hotmail heb je zo. Kies ook daarvoor een neutrale naam, dus niet 'ikbendebeste@...'.
• Als je geen anti-virusprogramma op je computer hebt, solliciteer dan nooit via e-mail. Er zijn veel virussen op het internet in omloop en als jij een per ongeluk een besmet mailtje naar je potentiële werkgever stuurt, dan kun je je verdere sollicitatie verder wel vergeten.

Het sollicitatieformulier

Als een bedrijf een sollicitatieformulier op het web zet, gebruik dat dan. Stuur dan niet een e-mail met een brief als attachment, want blijkbaar wil het bedrijf graag standaardformulieren ontvangen. Een brief die als bijlage bij een e-mail zit, wordt dan misschien helemaal niet bekeken en komt wellicht zelfs niet op de goede plek binnen het bedrijf aan.

Overigens is het niet bij alle bedrijven zo dat het sollicitatieformulier de brief vervangt. Soms is het juist iets aanvullends. Als je daarover twijfelt, vraag het dan voor de zekerheid na bij het bedrijf waar je wilt solliciteren.

Als je een sollicitatieformulier moet gebruiken, is het moeilijk om op te vallen tussen alle andere sollicitatieformulieren die het bedrijf ontvangt. Gebruik vooral de inhoud om je te onderscheiden. Schrijf een goede motivatie en voorzie hem van voorbeelden. Je moet er op die manier voor zorgen dat je 'blijft hangen'. Gebruik de STAR-methode om je beweringen concreet te maken.

Het sollicitatieformulier nodigt uit om even in de gauwigheid wat vragen te beantwoorden en hem snel weg te sturen. Pas daarvoor op. Wees even zorgvuldig als bij het schrijven van een sollicitatiebrief.
Lees het formulier na het invullen nog eens grondig door. Vraag jezelf de volgende dingen af:

• Is het formulier volledig ingevuld? En staat er alles in wat je in een sollicitatiebrief zou vermelden? Zo niet, kies dan de beste vraag waar je de aanvullingen in kwijt kunt en voeg ze daar in. Eventueel schrijf je nog een aanvullende alinea bij 'Overige opmerkingen' of zo'n soort rubriek.
• Staan er geen type- en taalfouten in? Laat je formulier altijd door een bekende nalezen.
• Zijn alle vragen met hele zinnen beantwoord en zijn de antwoorden uitgebreid genoeg? De vragen in een sollicitatieformulier maken soms dat je erg kort gaat antwoorden. Het formulier wordt dan te 'puntig', waardoor je niet goed over het voetlicht komt.

Een groot nadeel van sollicitatieformulieren is dat ze vragen kunnen bevatten over dingen waar je liever niet al te veel over zegt, bijvoorbeeld over perioden van werkloosheid, ziekte etc. Geef diplomatieke antwoorden, of laat sommige zaken een beetje in het midden, vooral als je het gevoel hebt dat er onderwerpen bij zitten waar het bedrijf eigenlijk helemaal niet naar mag vragen.

Aanbevolen boeken

• Kabel, Simone & Frank van Dalen (2001). Sollicitatiewijzer.nl. Amsterdam: Progress Management Group
• Minden, Jack van (2001). Alles over solliciteren op internet. 2e druk. Amsterdam: Business Contact
• Mulder, Joyce & Joris Kuitenbrouwer (1997). Solliciteren en Internet. Enschede: SIWU Informatieve uitgaven

Auteur: Ysolde Bentvelsen