Motiveren van medewerkers

Motivatie is een lastig ding. Als je gemotiveerd bent, vindt je baas het prima, maar te veel of te weinig motivatie is niet goed. Ook wordt vaak gezegd dat managers hun mensen moeten motiveren. Wat wordt daarmee bedoeld?

Hoe belangrijk is motivatie?

Motivatie zorgt ervoor dat iemand wordt aangezet tot actie. Zolang een medewerker goed werk laat zien is, ben je als leidinggevende vaak wel over de medewerker te spreken. Anders wordt het wanneer de motivatie van een medewerker beneden peil is - de prestaties zullen dan achteruitgaan.

Wanneer medewerkers goed werk afleveren, trek je als leidinggevende meestal de conclusie dat het wel goed zit met de motivatie. Leidinggevenden maken echter vaak dezelfde fout als hun eigen managers: ze weten maar weinig van het motivatiepatroon van de medewerker. Pas als ze stilstaan bij de factoren die hun eigen enthousiasme en hun eigen gedrevenheid bepalen, begrijpen ze wat motivatie eigenlijk is.

Vrijwel altijd hebben motivatiepatronen betrekking op zaken die verder gaan dan de functie of bepaalde taken. Mensen raken gemotiveerd door zaken als:

• macht
• betekenis, waarde van het werk
• deskundigheid
• creativiteit
• verbondenheid met groep
• autonomie, beslissingsruimte of regelcapaciteit
• zekerheid
• status
• materiële beloning

Volgens de theorie van Maslow, een bekend psycholoog, komt de motivatie die mensen uit hun werk halen, pas aan de orde als aan alle andere vormen van motivatie voldaan is: een dak boven je hoofd, voedsel, veiligheid en aandacht. Toch is voldoening uit je werk halen erg belangrijk. Dat merken de meeste mensen niet eerder dan dat ze 'balen van hun werk'. Als die onvrede ernstige vormen aanneemt loop je het risico op overspannenheid of een burn-out.

Carolien Graatsma, office manager bij een makelaarskantoor, volgt een deeltijdopleiding tot makelaar:
"Ons kantoor werd groter en groter. Op een zeker moment liepen hier niet twee, maar twaalf makelaars rond. Ik kreeg wel een bredere functie, ik ben leiding gaan geven aan drie secretaresses, maar ik merkte na verloop van tijd dat ik dat eigenlijk niet wilde - ook al trok zo'n soort functie mij wel. Ik bleef in mijn ogen achter, ik wilde ook makelaar worden. Mijn man zei vaak: ga die opleiding gewoon doen! Na een jaar ben ik begonnen. Het is pittig, maar wel goed. Ik heb voor het eerst sinds jaren het gevoel dat ik echt weer iets nieuws leer."

Hoe ziet de taak van de medewerker er uit?

Een leidinggevende moet zorgdragen voor de juiste persoon op de juiste plek. Alleen dan kan hij zijn doelstellingen halen. De competenties van medewerkers moeten dus op de taak aansluiten. Maar dat geldt ook voor het motivatiepatroon van de medewerker: een medewerker die graag problemen wil oplossen, kan ontevreden zijn over het feit dat hij voor zijn taak over te beperkte bevoegdheden beschikt. Een manager die graag meewerkt aan het ontwikkelen van nieuw beleid, kan gedemotiveerd raken wanneer het beleid van bovenaf wordt opgelegd en dat beleid vervolgens niet aansluit bij de plannen en ideeën die hij over zijn afdeling heeft.

Dissatisfiers en stressoren: als ze er zijn, verminderen ze je werkplezier

Sommige taken hebben bepaalde demotiverende kenmerken. Denk aan het langdurig uitvoeren van routinematige taken of een aanhoudend te hoge werkdruk. Ook zijn er veel beroepen waarbij je de hele dag achter de computer zit. In andere functies ervaren mensen dat ze te weinig mogelijkheden hebben om hun eigen werk te organiseren of de kwaliteit ervan te beïnvloeden. Ook de werkomgeving kan leiden tot ontevredenheid. Denk aan stressoren zoals geluidsoverlast of een te hoge temperatuur.

Dergelijke zaken dragen bij aan een vermindering van de tevredenheid over het werk en worden ook wel dissatisfiers genoemd. Ze horen te ontbreken in een normale werksituatie en dus sta je er niet bij stil als dat het geval is. Maar als er wel dissatisfiers zijn, zoals een slechte relatie met je baas, dan werken ze demotiverend en zijn ze niet tot nauwelijks te compenseren door bijvoorbeeld een goed salaris. Het motiverende effect van een salarisverhoging duurt overigens hooguit enkele maanden.

Laura Kuiper, account manager bij een papiergroothandel:
"Na mijn opleiding commercieel medewerker buitendienst kon ik opklimmen tot account manager. Dat was eerst natuurlijk een hele uitdaging. Ik kreeg een gebied in Nederland toegewezen en een lease-auto waarmee ik alle klanten in dat gebied moest bezoeken. Ook ging ik er goed op vooruit qua salaris. Maar ik reed 70.000 kilometer per jaar en zat dus alleen maar in de auto! Na twee jaar werd ik er helemaal gek van. Nu werk ik niet meer fulltime, maar vier dagen per week. Op mijn vrije dag oriënteer ik me op een carrièreswitch, want ik vind commercie net zo leuk als carrière maken - maar niet tegen elk prijs."

Satisfiers: als ze er zijn, verhogen ze je werkplezier

Medewerkers halen bevrediging uit persoonlijke ontwikkeling, successen, erkenning, gezag of autoriteit, het vermogen resultaten te boeken, kennis te bezitten en in te zetten, enzovoort. Deze positieve zaken verhogen je werkplezier wanneer ze aanwezig zijn. Ze worden ook wel satisfiers genoemd.

Maar wanneer deze factoren wegvallen, ontstaat ontevredenheid en frustratie. Gebrek aan uitdaging, gebrek aan duidelijkheid over je baan, te weinig uitzicht op doorgroeimogelijkheden zijn typische zaken die kunnen leiden tot demotivatie.

Demotivatie

Gedemotiveerde medewerkers zijn vaker negatief over het werk, de afdeling of het bedrijf. De kans bestaat dat, hoewel ze over alle competenties beschikken, hun prestaties minder goed worden. Ook ontstaan er gemakkelijker conflicten. Gefrustreerde medewerkers staan binnen de kortste keren bij je eigen leidinggevende of bij de directeur in de kamer om hun beklag te doen over de gang van zaken. Het zijn allemaal uitingen van werknemers die hun onvrede kwijt moeten. Het psychologisch contract is verstoord.

Waardoor raken medewerkers gedemotiveerd?

• gebrek aan competenties (kennis, vaardigheden, inzichten)
• gebrek aan feedback over de resultaten
• gebrek aan uitdagingen
• gebrek aan duidelijke doelstellingen
• sterke afhankelijkheid van anderen
• gebrek aan persoonlijke waardering
• eentonigheid in de taken
• gebondenheid aan de werkplek
• slechte relatie met leidinggevende en/of collega’s
• onduidelijkheid over verantwoordelijkheden
• langdurig te hoge werkdruk
• onduidelijkheid over werkgelegenheid of loopbaanperspectief
• slechte arbeidsomstandigheden
• slechte beloning
• oneerlijke verhoudingen (voortrekkerij)
• intimidatie/ongewenste intimiteiten
• privéproblemen (financieel, sociaal, etcetera)

Hoe zie je dat iemand gedemotiveerd is?

• te laat komen

• onverschilligheid

• agressief gedrag

• toenemend aantal fouten

• niet halen van deadlines

• niet nakomen van afspraken

• uitstellen van taken

• openlijk in twijfel trekken van nut/zin van taken/opdrachten

• opdrachten anders uitvoeren dan bedoeld

• kortdurend ziekteverzuim

• chronische gezondheidsklachten

• onaangekondigde afwezigheid

• lummelen

• roddelen, stemmingmakerij

• defensieve lichaamstaal/non-verbale communicatie

• klagen

• externe attributie (falen toeschrijven aan derden)

• saboteren/traineren/frustreren van processen

• achterhouden van informatie

• eigen winkeltje beginnen

• (dreigen met of veel praten over) solliciteren

Hoe kan je de motivatiepatronen van medewerkers achterhalen?

Jij als leidinggevende hebt de taak om samen met de medewerker te zoeken naar een nieuw evenwicht tussen de verwachtingen van de medewerker en datgene wat jouw bedrijf kan bieden. Je kunt dat doen door gerichte gesprekken te voeren:

• functioneringsgesprekken, die één of twee keer per jaar worden gehouden, bieden de mogelijkheid te praten over de toekomst van de medewerker en om daar duidelijke afspraken over te maken
• in een loopbaangesprek kun je als leidinggevende expliciet spreken over de persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP's) van de medewerkers
• bij problemen in de werksfeer kan je ook een probleemverhelderend gesprek voeren.

Hilde Klein, redacteur bij een grote uitgeverij:
"Ik heb laatst zelf een functioneringsgesprek aangevraagd met mijn manager omdat ik me ronduit verveel op het werk. Hij vertelde me toen dat hij wel had gezien dat ik meer in mijn mars heb, maar dat hij voor mij op onze afdeling geen groeimogelijkheden ziet. Geen leuk nieuws, maar wel duidelijk. Toen heeft hij mij getipt over een interne opleidingsmogelijkheid. Via Personeelszaken is het een en ander geregeld. Mijn manager ziet nu dat ik binnen een paar maanden naar een andere afdeling verhuis en baalt daarvan, maar hij is realistisch genoeg om in te zien dat het voor mij veel beter is. En op die relatief korte termijn was er op zijn afdeling niets mogelijk."

Met één of meerdere goede gesprekken kan je de oorzaak van motivatieproblemen achterhalen. Samen op zoek gaan naar oplossingen vormt vaak al een deel van de oplossing zelf. Je kunt als leidinggevende afspraken maken over verdere begeleiding en overleg. Een vinger aan de pols houden door regelmatig van gedachten te wisselen is belangrijk. Persoonlijke aandacht helpt op een effectieve manier bij het weer op de rails te krijgen van gedemotiveerde medewerkers.

Als leidinggevende kan je niet je medewerkers motiveren - medewerkers kunnen alleen zichzelf motiveren. Als leidinggevende kan je wel zorgen voor omstandigheden die motiverend werken. Bijvoorbeeld door een functie aantrekkelijk te maken en te houden. Denk aan afwisseling en uitdaging.

Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je mensen kunt motiveren?

Stel, je solliciteert op de functie van teamleider. Motiveren van je team is één van de vaardigheden gevraagd. Je schat in dat dit betekent dat je zorgt dat je medewerkers plezier hebben in hun werk, ze hun werk daardoor goed doen en de gestelde doelen worden gehaald.

Je twijfelt of je dat wel kan, omdat je daar in je werk nog geen ervaring mee hebt. In je vrije tijd ben je echter  coördinator van een groepje vrijwilligers dat activiteiten organiseert voor jongeren. Hoewel andere organisaties klagen dat ze nauwelijks nog vrijwilligers kunnen krijgen, ken jij dat probleem niet. Daar ben je ook wel een beetje trots op. Dit is een goed voorbeeld waarmee je aan kunt tonen dat je affiniteit hebt met het motiveren van mensen.

Dit verwerk je in je sollicitatiebrief en je zorgt ervoor dat je tijdens je gesprek een aantal voorbeelden volgens de STAR-methode paraat hebt.

Andere voorbeelden

• Bedrijfsleider: Medewerkers zijn het visitekaartje van het bedrijf. Ik vind het belangrijk dat mijn medewerkers op de hoogte zijn van de koers die het bedrijf vaart. Daarom is er een keer in de week teamoverleg. Zo weten ze wat er van hen wordt verwacht en waarom. Door dit wekelijkse overleg weten mijn medewerkers wat hun bijdrage is aan het resultaat van het bedrijf als geheel en voelen ze geen kleine schakel in het grote geheel.

• Projectleider: Het motiveren van mijn medewerkers staat voor mij gelijk aan: vertrouwen tonen, de waarheid vertellen en zelfrespect opbouwen. Ik streef naar een mooi evenwicht tussen controle over en het geven van verantwoordelijkheid en vrijheid aan mijn medewerkers. Ik neem aan het begin van ieder traject met ieder teamlid afzonderlijk de leerdoelen door. Zo werkt ieder teamlid aan zijn ontwikkeling.

Voorbeelden van vragen over je vaardigheid tot motiveren tijdens het sollicitatiegesprek:

• Beschrijf hoe je recentelijk een motivatieprobleem van een medewerker hebt opgelost.
• Geef een voorbeeld van een situatie waarin je weerstand tegen een plan bij je medewerkers ontmoette. Hoe heb je ze toch weten te motiveren voor je plan?

Aanbevolen website

• Als manager is je belangrijkste taak te zorgen voor gemotiveerde mensen. Hiervoor kan je gebruikmaken van verschillende instrumenten en methoden, zoals een online cursus Medewerkers Motiveren voor managers.

Auteur: Erik Bouwer